話題のコラムを読んで|サガス雑記

「電子帳簿保存法」が始まって1年、小型複合機との付き合い方

2025-01-14

電子帳簿保存法対策、各種帳票発行に最適!年度末に購入すべきレーザー複合機/プリンターの選定基準とは?(ブラザー ビジネスNAVIより)

昨年1月、「電子帳簿保存法」により電子取引データの保存が義務化されました。社内のそれまでの書類の扱い方が一変した事業者もあると思います。
そんな中、プリンター・複合機の立ち位置が少し変わったのではないか、と気付かされるブログを拝読しました。
パソコンやスマホ、タブレットなどの電子機器の進歩に伴い、全体的に書類を「紙に印刷する」ことがだんだん少なくなっていますよね。
間違いなく時代の流れとして「ペーパーレス」が推進され、皆さんの身の回りでも実感できる事例がたくさんあることと思います。(印刷機器を販売する者としては複雑な気分ですが)
極力、印刷することを減らして、電子化したデータで相手とやり取りするという面でもペーパーレス化が進んでいると思いますが、
他方で、既存の紙に印刷された書類・資料を電子化する作業もかなり増えているのではないでしょうか?

一昔前、「自炊ブーム」といって、書籍や漫画などをスキャナーで電子データ化してタブレットやスマホ、パソコンに保存するのが流行ったことがありました。
あの時は本当に専門的なスキャナーの需要(1分間に100枚以上スキャンできるすごい機器)が一気に増えましたが、数年後にはブームが去り、
利用されないまま放置されているスキャナーがあるという話もよく聞きました。

まあ、そこまで大量かつ本格的ではないにしろ、社内に残る書類や取引先から紙で送られてきた書類を電子化して保存したり、担当者にメールで送ったり、
そのくらいの業務は日常でもよくあると思います。
今回、ブラザーさんの記事を読んでいると、そういった少しずつの電子化に最適なのが「小型複合機」である、という内容が目に入りました。
専用のスキャナーを置くほどでもないけれど、かと言ってスキャンできる装置がまったくないのも困る。
また、オフィスの大型業務用複合機を使うとなると、他のスタッフとの取り合いになったり、スキャンするためにわざわざ複合機の場所まで移動しなければならない、
というのもあまりスマートではないですよね。
そこで、手が届く距離に置いても邪魔にならない「小型複合機」を活用したらどうか、という提案がこのブログに含まれています。

パパッと電子化したい書類を、小型複合機のスキャナ機能を使ってメールで送ったり、サーバやクラウドに保管したりできるし、
何より、印刷機能も搭載しているので、プリンターとスキャナーが一つのスペースに収まるため、置き場所も「節約」できます。
また、最近の小型複合機は耐久性も向上し、特にレーザー複合機はメーカー自身が「7年間」の機器寿命を宣言していますので、
仕事で使っても問題なく期待に応えてくれるポテンシャルがあります。

さらに、何と言っても価格がお手頃です。業務用の大型複合機では、A3サイズまでスキャンできることやスキャン速度の速さが利点ですが、
どうしても価格が高くなってしまいます。一方、小型複合機なら、モノクロ専用機であれば2、3万円程度で購入できるため、
オフィス内に効率よく複数台を配置することで、前述の「複合機のところまで移動」という面倒を解消できます。

業種や業務内容によって印刷・読み取り作業のバランスは異なりますので一概には言えませんが、
大型業務用複合機小型複合機をバランスよく導入することで、電子帳簿保存法などを筆頭としたこれからのデジタル化と、
紙に印刷される書類の取り扱いに対する効率の良い体制が構築できると思います。
ぜひ、オフィスの効率化を考える際やプリンターの入れ替え・追加をご検討の際は、そのあたりを少し考えてみてはいかがでしょうか。