コピー機・複合機お役立ち情報
コピー機・複合機の、あれやこれ。知っておくと役に立つ情報をお届けします。
目次
1.複合機に備わっている各機能とコピー機との違い
2.複合機のメリット
3.コピー機の入れ替え・買い替えのメリット

複合機に備わっている各機能とコピー機との違い


あなたのオフィスにも「コピーを取ったりパソコンからプリントしたるする機器」があると思いますが、普段何と呼んでいますか?
一般的には「コピー機」と呼んでいる方が多いと思いますが、「複合機」とも呼ばれる方もいます。
では、コピー機と複合機とでは何が違うのでしょうか? 先ずは複合機に備わっている各機能から説明します。

【コピーとは】
いわゆる「複写」です。今ある原稿を読み取って同じ原稿の複製を作ることです。
コピー機に元となる原稿をスキャナ部分(ガラス台)の上に乗せてコピーボタンを押すとコピー機が原稿をスキャンして紙に出力します。
 余談ですが昔は、コピーする事を「ゼロックスする」と言ったそうです。
語源は世界で初めてコピー機を作ったメーカーがゼロックスだったから、だそうです。

【プリンターとは】
印刷する機械の総称ですが一般的にはパソコンからのデータを紙に出力することです。

【FAX(ファクス)とは】
主に電話回線を使って読み取った原稿を音声信号に換えて送信し電話回線を伝って送られてきた音声信号を画像情報に換えて出力します。
昨今では、インターネット回線を利用して伝達するインターネットFAXもあります。

【スキャナとは】
原稿を読み取って画像データ化する事です。
文字原稿を読み取り、文字認識をして文字データ(テキストデータ・ドキュメントデータ)を作成することもできます。

・コピー機と複合機の違い。
【コピー機とは。】
先の「コピーとは」で説明しましたコピー(複写)機能のみの機器のことです。

【複合機とは】
一般的にはコピー機能、プリンタ機能、FAX(ファクス)機能、スキャナ機能の4役をこなせる機器が複合機と言われていますが、 コピー機能の他に1つでも付いていれば複合機と呼ばれます。
例えば、コピー機能+プリンタ機能の2役でも複合機と呼ばれたりします。

複合機の機能は昨今オフィスのニーズにあわせ多様化しており、受信したFAXを紙に出力せずデータ化してパソコンや メールに送ったり、スキャンした原稿の文字を認識してデータ化したりできます。
 これらの機能はコピー機がデジタル化された事により可能となりました。
そして、機械の呼び方もコピー機から(様々な事がこなせる機器)複合機となっていきました。

今はコピー機能単体の機器はほとんど有りませんので「コピー機=複合機」と考えても問題ないでしょう。


複合機のメリット

様々な機能を一体化した「複合機」この複合機のメリットを紹介します。

・「印刷」業務を一元化
一昔前はコピー機、プリンター、FAX機、スキャナーと単機能の機器を別々に用意して置く必要がありましたが、 複合機でしたら業務を1台でこなせますので業務効率の改善、オフィスの省スペース化・機器の消費電力削減が可能です。


・ペーパーレス化・省電力でコスト削減
複合機は「印刷する機器」なのですが、印刷はせずに「データ化して管理」する機器になってきています。
 先にも書きましたが、受信FAXを紙に出力しないでパソコンにデータ化して転送したりパソコンで作った原稿を紙に出力しないで直接FAX送信したり出来ます。
これだけでもかなりオフィスのペーパーレスに貢献するのではないでしょうか。
紙代も、カウンター保守料金も削減できますね。
もちろん紙で欲しい原稿は出力することもできますので安心してください。
また、昨今の複合機は環境保全・温暖化対策にも力を入れており機器の省エネ化が進み、消費電力も少なくなってきています。

余談ですが、メーカーや保守会社はペーパーレス化されると、当然紙への出力が減りカウンター料金が取れなくなります ので、あまりこれらの機能は紹介しないんです。


・クラウドサービス連携で業務改善
昨今の複合機は「クラウド」に対応しており受信したFAX原稿やスキャンした原稿をクラウドストレージ上に保存することができ、 社内・グループ内で共有することができます。例えば、従来のようにFAXを回覧させるなんて必要がなくなります。
しかも、外出先でもどこからでもスマートフォンで見ることもできるのです。

代表的なクラウドサービスとして
Dropbox、OneDrive、GoogleDrive、AmazonDrive、iCloud Drive、などがあります。
複合機の中にはこれらのクラウドサービスと連携できる機能が備わっている機種もありますので、 すでにクラウドサービスをご利用の場合は対応している機種を選べばスムーズに連携できるでしょう。

クラウドストレージとは。
インターネット上にファイルを保存したり、共有したりする事ができるサービスです。
ある一定の人のパソコンに保存されている訳ではないので複数の人が同時に同じファイルの情報を編集できたりもします。


・オプションで多様な業務に対応
複合機には多様な業務に合わせたさまざまなオプションが用意されています。
あなたのオフィスに合ったオプションを利用することで業務効率が大幅に向上する可能性があります。

【フィニッシャー】
大量に印刷した原稿を部数ごとに仕分けをしてまとめたりできます。
フィニッシャーにはステープル(ホチキス留め)機能が付いていますので 会議やプレゼンで多数の人に資料を渡す事が多いオフィスではこのオプションを付けることで業務効率も向上するでしょう。
フィニッシャーには多くの種類があり製本したり、パンチ穴を開けたり、紙を折って排出できるものもあります。
最近はホチキスの針を使わずに用紙を圧縮留め出来るフィニッシャーも出てきています。

【PostScript】
DTP業界では標準のページ言語に対応させることで出版物の正確な出力が可能となります。
また、Macintoshから正確な原稿の出力ができるようになります。
(標準で搭載されている機種もあります)

【ICカードリーダー】
たいていの複合機には不正利用の防止機能としてユーザー認証機能が標準で搭載されています。
しかしながらこの機能を使う場合は、その都度複合機にIDとパスワードを入力しなくてはなりませんので 正直とても面倒で業務効率の低下にもなりかねません。
そこで、ICカードリーダーを導入すればカードをかざすだけでユーザー認証が行われますので、認証の手間がかなり省けます。
また、複合機の機能制限機能や使用枚数制限機能と連携し、利用者ごとにプリント、ファクスなどの機能を制限したり、 プリント使用枚数の管理を行ったりすることができます。


・複合機のメリットまとめ
「複合機」とは、どのような機器なのかおわかり頂けましたでしょうか。
複合機を導入、入れ替える事により多くの業務改善・コスト削減が見込めます。

 ・機器の一元化による機器の管理の軽減
 ・オフィスの省スペース化
 ・省電力化による経費削減
 ・ペーパーレス化による経費削減
 ・印刷速度・品質の向上による業務改善、時間の短縮

新しい複合機を導入することにより、多くのメリットが生まれます。
複合機の導入には、リースまたは購入がございますが、初期投資0円で会社に負担をかけないリースがおすすめです。 一度サガスにご相談ください。

リースの詳細はこちら
「リース契約について」を御覧ください。
「複合機をリースするメリットは何ですか?」を御覧ください。


コピー機の入れ替え・買い替えのメリット

たいていの会社様ではコピー機をリースで導入していると思います。
期間は短いと3年、長いと7年とかですかね?
一般的には法定耐用年数の5年に合わせて契約されますが昨今コピー機は性能・耐久性もあがり6、7年で契約されるケースもあります。

法定耐用年数が5年なので5年で契約しなくてはならない。と言うことはありません。

一般的なコピー機の入れ替えのタイミングはリース期間満了の時期です。
リースの契約が満了となった場合に再リースをすることも可能ですが、この時に新しい機種に入れ替えをされるのが実はメリットも多いんです。
 それと、コピー機のリースについて勘違いされている方がいらっしゃるので注意として書かせて頂きますが、 リースが満了した(支払いが完済した)ので自分のモノになるとか、タダで使えると思っている方が多いんです。それは大きな間違えです。
リース会社がコピー機の所有権を放棄した場合や契約者が買い取った場合は別ですが、コピー機の所有権はリース会社にありますので自分のモノにはなりません。
また、再リースをされた場合も一定の金額(再リース料)をリース会社に支払い続けることになります。

あなたは、長年使い続けたコピー機をさらに使い、再リース料を払い続けますか?
それとも、入れ替えますか?

使い続けるか・入れ替えるかどちらが良いか難しいですよね・・・
そこで、コピー機や複合機を入れ替え・買い替えするメリットについてご説明します。

・「高性能な最新機種を導入できる」
昨今のコピー機はコピーが取れたりプリンタになるだけではなく、様々な機能が標準で付いていたりします。
例えば、
受信したFAXを紙に出さずにPDFファイルにしてパソコンやメールに転送したり、FAXの内容をコピー機の操作パネルで見たり。
スキャナで取り込ん原稿をクラウド保存してスマホでどこからでも見れるようにしたり。
耐久性の向上・印刷品質・省エネなど、色々と高性能になっていますので、お仕事の業務効率もアップします。


・「故障が少なくなる」
機械ですから「故障しない」とは言えませんが、新しいコピー機にすることにより故障してしまう割合も減ります。
日頃メンテナンスを受けている業務用コピー機でも5年、6年と使っていますと、どうしても紙詰まりや用紙の重送、印刷不良など、様々な機械トラブルが起こってきたりもします。
こうしたことが頻繁に起きるようになると、業務に支障をきたしてしまいます。

保守契約で修理代が掛からないとしても頻繁にサービスマンを呼んで修理してもらうのもチョット良い気分はしないですよね。
新しいコピー機にすることで、このような心配から開放され業務に集中できるようになります。


・「保守契約の内容を変えることができる」
コピー機を新しくした場合、保守契約も新たに結び直すこととなります。
すでにコピー機をお使いの場合は、導入時に保守契約に加入していと思いますがこの契約は今お使いのコピー機に対しての契約ですので新たな保守契約が必須となります。
実は、これは大きなメリットでカウンター契約の場合、基本的には今結んでいるカウンター単価よりもお安くなる場合が多いいんです。

 「カウンター保守」の詳細はこちら
 「カウンター保守とはなんですか?」を御覧ください。


「うちの会社、ちょっとカウンター単価が高くないかなぁ」と思われたら入れ替え検討時に販売店に相談してみてください。
また、入れ替えにあたって今のコピー機導入時より、印刷枚数が少なくなった場合は基本料金を下げる交渉もできたりします。

※一度結んだ保守条件(カウンター単価)はコピー機を入れ替えない限り変更することはとても難しい、基本的にはできませんのでしっかり内容を確認して契約しましょう。


・「リース料金の見直し・変えることができる」
今お使いのコピー機があなたのお仕事の内容に対して高性能過ぎ、いわゆる「オーバースペック」でここまでの機能はいらないと言う場合は、新たに導入するコピー機の機能を落として、例えば印刷の速度を落とすなどして導入のコストを下げることもできます。 それにより、会社の経費削減にも繋がりますよね。

 詳細はこちら
 「失敗しないコピー機の選び方・コピー機の相場教えます!」を御覧ください。


新たに導入したいコピー機が今お使いのコピー機とほぼ同じ性能の機種でしたら、年々コピー機本体の価格は下がりつつありますのでリース契約の組み直しで安くできる可能性があります。
また、あなたの会社の業績・経営状況によっては「リース料率」を下げることができる場合があります。

  「リース料率」とは。
 物件購入額に対する毎月支払うリース料の割合(%)です。金利とは違います。
 例えば、リースするコピー機の金額が100万円とします。

 「あなたの会社は毎月2%支払ってください。」という場合は
 1,000,000×2%=20,000で、毎月20,000円の支払いとなります。

 「あなたの会社は毎月1.8%支払ってください。」という場合は
 1,000,000×1.8%=18,000で、毎月18,000円の支払いとなります。

 この2%、1.8%が「リース料率」です。「レート」と言う場合もあります。
 この%(パーセント)はリース会社の審査で決まり、契約する年数と会社様の業績などで変わります。
 (販売店で決められる物ではないのです。)
 余談ですが、毎月支払う金額が「リース料金」です。


・「コピー機の入れ替え・買い替えのメリット・まとめ」
ご覧の通りコピー機を入れ替え・買い替えすることにより、さまざまなメリットを受けることができます。
新しいコピー機にすることにより、

 ・高性能(高速)になる。
 ・故障率が減る。
 ・カウンター料金が下がる、可能性がある。
 ・リース料金が下がる、可能性がある。

こうしたことから使い続けたコピー機をさらに使い、再リース料を払い続けるより、入れ替え・買い替えするほうが多くのメリットがあることでしょう。

入れ替え・買い替えの際は、是非サガスに相談してくださいね。