- OCRを搭載した複合機には、「サーチャブルPDF」などの名前で、テキストの情報をPDFに含めて保存する機能があります。パソコンに保存したあとで、OCRでテキストの情報を付けるアプリもあります。
- 何年か前までは、こうした方法で書類をあとから検索できるようにして整理する企業もありました。ただ、最近はAIが発達し、OCRがなくてもAIで内容を把握できるようになってきました。今後はそちらが主流になっていくと思います。
- 一方で、PDFのテキストをそのままコピーして、ほかの資料に載せるといった目的なら、AIの要約より、精度の高いOCRを使ったほうが目的に合っている可能性があります。
紙の書類をスキャンしてPDFにしたものの、あとから探そうとすると、どのファイルに何が書いてあったのかわからない。ファイルを一つずつ開いて確かめるしかない。スキャンを使っている方なら、一度はこうした経験があるのではないでしょうか。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、書類のデータ化のご相談に対応してきました。スキャンした書類を「探せる」ようにする方法は、ここ数年で大きく変わりつつあります。 このコラムでは、これまで使われてきたサーチャブルPDFやOCRの方法と、AIが書類の内容を読み取ってくれるこれからの方法、そして目的に合わせた使い分けをお伝えします。
1. 複合機の「サーチャブルPDF」機能
複合機には、OCRの機能を搭載しているものもあり、「サーチャブルPDF」などの名前で、テキストの情報をPDFに含めて保存する機能があります。 ふつうにスキャンしたPDFは、書類を写真に撮ったような画像です。人の目には文字が見えていても、パソコンにとってはただの絵なので、文字で検索することはできません。
OCR(文字認識)は、画像の中の文字を読み取って、テキストのデータに変える技術です。複合機のサーチャブルPDFの機能を使うと、スキャンするときに文字を読み取り、見た目は画像のまま、裏側にテキストの情報を持ったPDFとして保存できます。これなら、パソコンでキーワードを入れて、書類の中の言葉を検索できるようになります。機能の名前や対応しているかどうかは、機種によって違います。
2. パソコンのOCRアプリで、あとからテキストを付ける
複合機にOCRの機能がなくても、パソコンに保存したあとで、OCRでテキストの情報を付けるアプリケーションもあります。 スキャンしたPDFをパソコンに取り込み、OCRのアプリで処理すると、あとからテキストの情報を付けることができます。すでにたまっている昔のスキャンデータを、まとめて検索できるようにしたいときにも使える方法です。
何年か前までは、こうした複合機の機能やアプリを使って、書類をあとから検索できるようにして整理する企業もありました。紙の書類を探す手間をなくすための、ひとつの工夫だったわけです。スキャンの保存先については共有フォルダにスキャンできなくなった原因もあわせてご覧ください。
3. AIが内容を読み取る時代へ
ただ、最近はAIが発達してきたので、OCRでテキストを付けておかなくても、AIで書類の内容を把握できるようになってきました。今後は、そちらが主流になっていくのではないかと思います。 これまでのOCRは、「文字を読み取ってテキストにする」ところまでが役割でした。検索するには、探したい言葉を自分で考えて入力する必要があります。
AIは、書類の文字を読むだけでなく、その書類が何なのかを理解できます。請求書なのか、契約書なのか、どこの会社のものなのか、いつの日付なのか。内容を把握したうえで、整理したり、探したりできるのです。「OCRでテキストを付けて、キーワードで検索する」という手順そのものが、AIによって置き換わりつつあります。複合機とAIの組み合わせについてはAI複合機とは?でもご紹介しています。
4. AIが仕分けとファイル名付けまでする例
サガスの「G DOCK AI ファイリング」は、まさにそのためのサービスです。AIの「Gemini」が書類を解析して、その内容で保存場所を分けたり、ファイル名を付け直したりします。もともとのOCR機能の目的の半分以上は、これで果たせるでしょう。 スキャンした書類を探しやすくするために、これまでは人が一つずつファイル名を付けたり、フォルダに振り分けたりしていました。OCRでテキストを付けても、その整理の手間は残っていました。
AIが書類の内容を読み取り、どこに保存するかとどんなファイル名にするかまで決めてくれれば、人の手間は大きく減ります。「探せるようにする」という、OCRで本当にやりたかったことの多くを、AIが代わりに担ってくれるわけです。AIによるファイル名の自動付与についてはスキャンしたファイル名、AIに付けてもらえるのか?で詳しくご説明しています。
5. 文字をそのまま使うなら、精度の高いOCRを
ただし、PDFにあるテキストをそのままコピーして、ほかの資料に載せる、といった目的であれば、AIのように要約するよりも、OCRの精度の高いものを使ったほうが目的に合っている可能性があります。 AIは書類の内容を理解して整理するのは得意ですが、目的は「内容を把握すること」です。一方、書類に書かれた文章や数字を、一字一句そのまま別の資料に使いたい場合は、文字を正確にテキストへ変えるOCRのほうが向いています。
つまり、目的によって使い分けるのがおすすめです。
- 書類を探しやすく整理したい → AIによる仕分けやファイル名付け
- 書類の文字を、そのままコピーして使いたい → 精度の高いOCR(サーチャブルPDFなど)
スキャンを中心に複合機を選ぶときの考え方はスキャン特化型複合機とは?もあわせてご覧ください。
結論: 探すためならAI、文字を使うためならOCR
スキャンした書類を検索できるようにするには、これまで、複合機のサーチャブルPDFの機能や、パソコンのOCRアプリが使われてきました。けれども今は、AIが書類の内容を読み取り、仕分けやファイル名付けまでしてくれる時代になりつつあります。「探せるようにする」という目的なら、AIが主流になっていくでしょう。
一方で、書類の文字をそのままコピーして使いたいなら、精度の高いOCRが今も役に立ちます。何のためにデータ化するのか。その目的に合わせて、AIとOCRを使い分けてください。
OCRと検索できるPDFに関するよくある質問(FAQ)
Q1. スキャンしたPDFを、文字で検索できるようにするにはどうすればいいですか?
OCRを搭載した複合機なら、「サーチャブルPDF」などの名前で、テキストの情報を含めたPDFとして保存できる機能があります。複合機にその機能がない場合も、パソコンに保存したあとでOCRのアプリを使って、テキストの情報を付けることができます。
Q2. サーチャブルPDFとは何ですか?
見た目はスキャンした画像のまま、裏側に読み取った文字のテキスト情報を持たせたPDFのことです。パソコンでキーワードを入れて、書類の中の言葉を検索できるようになります。機能の名前や対応は機種によって違います。
Q3. AIがあれば、OCRはもういらないのですか?
書類を探しやすく整理するという目的なら、AIが内容を読み取って仕分けやファイル名付けまでできるようになり、OCRの目的の多くを果たせるようになってきました。ただ、書類の文字をそのままコピーして使いたい場合は、精度の高いOCRのほうが向いています。
Q4. AIで書類を整理するサービスはありますか?
サガスの「G DOCK AI ファイリング」は、AIの「Gemini」が書類を解析し、その内容で保存場所を分けたり、ファイル名を付け直したりするサービスです。スキャンした書類を探しやすく整理する手間を大きく減らせます。
Q5. AIとOCR、どちらを使えばいいですか?
目的によって使い分けるのがおすすめです。書類を探しやすく整理したいならAIによる仕分けやファイル名付け、書類の文字をそのままコピーして使いたいなら精度の高いOCRが向いています。
