- 共有フォルダにスキャンできなくなる原因で多いのは、IPアドレスの変更です。パソコンのつなぎ方が変わった、ルーターが変わった、サーバーのアドレスが変わった、といったことがきっかけになります。OSの変更が原因という話は、あまり聞きません。
- ルーターやネットワーク環境を変えた場合は、その変更作業をした方や業者に相談するのが近道です。どうしても解決しない場合は、有償でネットワークの専門業者による調査を頼む方法もあります。
- ネットワーク環境に左右されにくいのがメール転送です。添付ファイルの容量に上限はありますが、IPアドレスの設定とは無縁で使えます。クラウドに保存する方法もあります。
「昨日まで共有フォルダにスキャンできていたのに、今日は届かない」。複合機のスキャンでよくあるご相談です。複合機が壊れたのではないかと心配されますが、実際には、複合機そのものに問題がないことがほとんどです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、こうしたご相談に対応してきました。原因の多くは、複合機の外、つまりネットワークの側にあります。 このコラムでは、共有フォルダにスキャンできなくなる原因と、まず相談すべき相手、そしてネットワークの変更に左右されにくいスキャンの保存方法をお伝えします。
1. 原因の多くは、IPアドレスの変更
共有フォルダにスキャンできなくなる原因で、いちばん多いのはIPアドレスの変更です。パソコンのつなぎ方やルーター、サーバーのアドレスが変わったことがきっかけになります。 「今までできていたのに、急にスキャンが届かなくなった」というご相談で原因を調べると、ほとんどの場合、次のようなネットワークの変化が見つかります。
- パソコンをネットワークにつなぐ方法が変わった(有線から無線に変えた、など)
- ルーターが変わった(回線の乗り換えや、機器の入れ替えなど)
- 保存先のサーバーのアドレスが変わった
意外に思われるかもしれませんが、パソコンのOSを変えたことが原因というケースは、あまり聞きません。スキャンが届かなくなったら、まず「最近、ネットワークまわりで何か変えなかったか」を思い出してみてください。
2. なぜ、IPアドレスが変わるとスキャンが届かないのか
複合機は、スキャンしたデータを送る先を「アドレス」で覚えています。保存先のアドレスが変わると、複合機は古いアドレスに送ろうとして、データが届かなくなります。 共有フォルダへのスキャンは、複合機が「このアドレスのパソコン(またはサーバー)の、このフォルダに保存する」という設定をもとに動いています。ネットワークの中で、それぞれの機器を見分ける住所のようなものがIPアドレスです。
ルーターを替えたり、パソコンのつなぎ方を変えたりすると、このIPアドレスが変わることがあります。ところが、複合機の側の設定は古いアドレスのままです。そのため、複合機はもう存在しない住所に、データを送ろうとしている状態になり、スキャンが届かなくなるのです。複合機が壊れたわけではありません。
3. まず相談すべきは、ネットワークを変更した人
ルーターやサーバー、ネットワーク環境を変更した場合は、その作業をした方や業者がいるはずです。まずはその方に相談するのが近道です。どうしても解決しない場合は、有償でネットワークの専門業者による調査を頼む方法もあります。 IPアドレスが変わった原因は、ネットワークの変更にあります。そして、その変更の中身をいちばんよく知っているのは、作業をした本人や業者です。新しいアドレスがどうなったのかを確かめ、複合機の設定を合わせ直せば、スキャンはまた届くようになります。
私たちも、ネットワークの変更をされたお客様には、まず変更作業をした方や業者に相談していただくようお伝えしています。それでもどうしても解決できない場合は、有償にはなりますが、提携しているネットワーク関連の業者を派遣して、調査と改善を行うこともあります。
設定のやり直しは、保守ではなく有償の設定作業になるのが一般的です。保守の範囲については複合機の設定変更は有料?をご覧ください。
4. ネットワークに左右されにくい、メール転送
意外とOSやネットワーク環境に左右されないのが、スキャンしたデータをメールで送る方法です。添付ファイルの容量に上限はありますが、IPアドレスの設定とは無縁で使えます。 スキャンしたデータを、共有フォルダではなくメールに添付して送る方法があります。メールで送る場合は、社内のパソコンのIPアドレスを指定する必要がありません。そのため、ルーターを替えたり、パソコンのつなぎ方を変えたりしても、影響を受けにくいのです。
ただし、メールには添付ファイルの容量の上限があります。ページ数の多い書類や、解像度の高いカラーのスキャンなど、データが大きくなるものは送れないことがあるので、すべての用途に対応できるわけではありません。ふだんスキャンする書類の大きさに合わせて、使い分けるのがおすすめです。メール送信の設定に必要な情報は複合機の設置当日の流れでもご紹介しています。
5. クラウドに保存するという選択肢
スキャンしたデータを、社内のパソコンではなくクラウドに保存する方法もあります。社内のネットワークの変更に左右されにくく、外出先からもデータを見られます。 クラウドのストレージにスキャンを保存すれば、社内のパソコンのIPアドレスに頼らずに済みます。保存したデータは、社内だけでなく外出先からも確認できるので、働き方の面でも便利です。
サガスでは、複合機でスキャンしたデータをクラウドに取り込んで整理する「G DOCK」というサービスも提供しており、Googleドライブに保存することもできます。複合機とクラウドの連携については複合機のクラウド連携活用ガイドで詳しくご説明しています。
結論: ネットワークを変えるときは、スキャンの行き先も確かめる
共有フォルダにスキャンできなくなる原因の多くは、複合機の故障ではなく、ネットワークの変更によるIPアドレスの変化です。ルーターやパソコンのつなぎ方、サーバーを変えたあとに起きやすくなります。
困ったときは、まず変更作業をした方や業者に相談する。そして、これからネットワークを変える予定があるなら、スキャンの行き先が変わらないかを事前に確かめておく。共有フォルダのトラブルを避けたいなら、メール転送やクラウドへの保存という、ネットワークに左右されにくい方法も検討してみてください。
共有フォルダへのスキャンに関するよくある質問(FAQ)
Q1. 共有フォルダに急にスキャンできなくなりました。原因は何ですか?
多いのはIPアドレスの変更です。パソコンをネットワークにつなぐ方法が変わった、ルーターが変わった、保存先のサーバーのアドレスが変わった、といったことがきっかけになります。複合機の故障ではないことがほとんどです。
Q2. Windowsのアップデートで、スキャンできなくなることはありますか?
OSの変更が原因というケースは、あまり聞きません。スキャンが届かなくなったときは、まずルーターの交換やパソコンのつなぎ方の変更など、ネットワークまわりで最近変えたことがないかを確認してください。
Q3. スキャンが届かなくなったら、誰に相談すればいいですか?
ルーターやサーバー、ネットワーク環境を変更した場合は、その作業をした方や業者に相談するのが近道です。変更の中身をいちばんよく知っているためです。どうしても解決しない場合は、有償でネットワークの専門業者に調査を頼む方法もあります。
Q4. ネットワークの変更に影響されにくいスキャンの方法はありますか?
スキャンしたデータをメールに添付して送る方法は、社内のパソコンのIPアドレスに頼らないため、ネットワークの変更に影響されにくい方法です。ただし、添付ファイルの容量に上限があるので、大きなデータには向きません。クラウドに保存する方法もあります。
Q5. スキャンしたデータを、Googleドライブに保存できますか?
クラウドと連携できる複合機やサービスを使えば可能です。サガスの「G DOCK」を使えば、複合機でスキャンしたデータをGoogleドライブに保存することもできます。社内のネットワークの変更に左右されにくく、外出先からもデータを確認できます。
