保険代理店の複合機選び｜細かい文字の精度とA3対応

1. 文字の細かい書類が多いから、コピーの精度を

保険代理店では、関連書類で文字の細かいものが多いので、コピーの精度を求められたことがあります。 保険の書類には、約款や重要事項の説明など、小さな文字がびっしり並んだものが少なくありません。コピーをしたときに文字がつぶれたり、かすれたりすると、読みにくいだけでなく、お客様にお渡しする書類としての信頼にも関わります。

文字の細かい書類をよくコピーする事務所では、機種を選ぶ前に、実際に使う書類で試しにコピーしてみるのがおすすめです。小さな文字がどこまできれいに再現できるかは、カタログの数字だけではわかりにくいところです。

2. 印刷量が多く、契約書も刷るなら解像度の高いものを

保険代理店は印刷量も平均して多く、場合によっては契約書用の印刷もあるようなので、解像度が高いものを選ぶ傾向もあると思います。 お客様ごとの設計書や提案書、申込みに関わる書類など、保険代理店では毎日たくさんの書類が刷られます。契約に関わる書類を印刷することもあるので、細かい文字まできれいに刷れる解像度が求められます。

印刷の量が多いので、1枚あたりの費用や、毎日使っても止まらない丈夫さもあわせて確かめておきたいところです。スキャンの解像度の考え方は複合機のスキャンの解像度と形式はどう選ぶ?でご説明しています。

3. 見開きのA4書類のために、A3は必須

見開きのA4書類を印刷することもあるので、保険代理店ではA3は必須だったりします。 パンフレットや設計書など、A4を2ページ並べた見開きの書類を、そのままの大きさで刷りたいことがあります。A4までしか刷れない複合機では、見開きのまま印刷することができません。

置き場所が限られると、小さなA4機を選びたくなります。でも、見開きの書類を扱うなら、A3に対応していることを優先して考えてください。A3が必要な会社と不要な会社の見分け方は複合機はA4機で足りる?でまとめています。

4. 自宅事務所や小さな拠点は、コンパクトなA3機を本体だけで

小さな拠点では、結構置く場所にこだわるところもあります。自宅が事務所という方もいるので。その中で、コンパクトなもの、印刷速度は速くないけれどA3が印刷できるものを選びます。 保険代理店には、少人数の拠点や、自宅を事務所にしている方も多くいらっしゃいます。オフィス向けの大きな複合機を置くのは難しい、というご相談もよくあります。

そんなときは、印刷の速さより大きさを優先して、A3が刷れるコンパクトな機種を選びます。さらに、キャスター付きの台や、下に付ける給紙のデスクは付けず、本体だけ(上の部分だけ)で設置されることもあります。台に載せずに置けば、そのぶん高さも場所も取りません。

狭い場所に合う複合機の選び方は狭いオフィスに合う複合機とは?で、給紙トレイなどのオプションの考え方は複合機のオプション選びでご紹介しています。

5. 届いたFAXを外出先で見るなら、メール転送

事務所に届いたFAXを外出先で見られるようにしたい、というご要望があったこともあります。その場合は、メール転送などをご案内しています。 保険代理店の仕事は、お客様のところへ出かけることが多いものです。事務所を空けている間に届いたFAXを、戻るまで確認できないのは不便です。

受信したFAXをデータにしてメールで転送する設定にしておけば、外出先でもスマートフォンやパソコンで内容を確かめられます。転送の設定で気をつけたいことや、クラウドに保存する方法は夜間・休日のFAX転送が保存されていなかったでご紹介しています。

結論: 精度とA3を、置ける大きさで

保険代理店は、文字の細かい書類が多く、印刷量も平均して多い業種です。コピーの精度や、契約書も刷れる解像度を重視して選びましょう。見開きのA4書類を扱うなら、A3は必須です。

自宅が事務所の方や小さな拠点なら、印刷速度は速くなくてもA3が刷れるコンパクトな機種を、本体だけで置く方法もあります。外出が多いなら、届いたFAXのメール転送もあわせて設定しておくと便利です。