- よくあるのは、受信FAXをパソコンのフォルダに転送する設定にしていたのに、パソコンの電源を切って帰っていたため、保存されていなかったというケースです。FAX転送は比較的シンプルな設定なので、それ以外で困ることはあまりありません。
- 夜間や休日に外出先で確認したいなら、パソコンの電源に左右されないメールへの転送や、クラウドへの保存がおすすめです。ただし、メール転送がたまっていくと、メールサーバーの容量の上限を迎え、メール自体が使えなくなることがあるので注意が必要です。
- 転送がうまくいかなかったらプリントアウトする設定にしておけば、最悪の事態は防げます。
「週末に届いたはずのFAXが、どこにも保存されていない」。受信したFAXを自動で転送する設定にしていたのに、月曜日に確かめたら何も残っていなかった。そんなご相談をいただいたことがあります。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、FAXの設定のご相談に対応してきました。FAXの転送は、仕組みとしては比較的シンプルです。それでも、転送先の選び方を間違えると、思わぬところで受信したFAXが行方不明になります。 このコラムでは、夜間や休日のFAX転送で起きやすい失敗と、転送先の選び方、そして失敗したときの備えをお伝えします。
1. パソコンの電源を切って帰ったら、保存されていなかった
実際にあったのは、受信したFAXをパソコンのフォルダに転送する設定にしていたのに、パソコンの電源を切って帰っていたため、保存されていなかったというケースです。 複合機には、受信したFAXを紙に印刷する代わりに、データとして別の場所に送る「転送」の機能があります。転送先には、社内のパソコンの共有フォルダや、メールアドレス、クラウドなどを選べることが多くあります。
パソコンのフォルダを転送先にしている場合、そのパソコンの電源が入っていなければ、複合機はFAXのデータを送ることができません。昼間は問題なく使えていても、夜や週末にパソコンの電源を切って帰ってしまうと、その間に届いたFAXは保存されないのです。
FAXの転送そのものは、比較的シンプルな設定なので、このほかの理由で困ることはあまりありません。転送先が、受け取れる状態になっているかどうかが、いちばんのポイントです。パソコンのフォルダに送る仕組みのトラブルについては共有フォルダにスキャンできなくなった原因もあわせてご覧ください。
2. 夜間・休日の転送先は、電源に左右されないものを
夜間や休日に外出先で受信したFAXを確認したいなら、パソコンの電源に左右されない、メールへの転送やクラウドへの保存がおすすめです。 メールに転送する場合、FAXのデータはメールサーバーに届くので、社内のパソコンの電源が入っているかどうかは関係ありません。外出先でも、スマホで受信したFAXを確認できます。
パソコンのフォルダへの転送は、社内で使うには便利な方法です。ただ、夜間や休日もFAXを受け取りたい場合は、「そのパソコンの電源が、いつも入っているか」を考える必要があります。夜間や休日だけ転送先をメールに切り替える、といった使い分けができる機種もあるので、使い方に合わせて販売店に相談してみてください。
3. メール転送は、容量の上限に注意
メール転送は便利ですが、転送されたFAXがたまっていくと、メールサーバーによっては容量の上限を迎えてしまいます。そうなると、メール自体が使えなくなるなどの障害が出るので、気をつけるべきです。 FAXを転送したメールには、FAXの画像やPDFが添付されています。1通1通は小さくても、毎日何通も届けば、少しずつメールの保存容量を使っていきます。
メールサーバーの容量がいっぱいになると、新しいメールを受け取れなくなります。FAXの転送メールだけでなく、取引先からのふつうのメールまで届かなくなるおそれがあるのです。メール転送を使う場合は、次のような点に気をつけましょう。
- 確認したFAXの転送メールは、必要なものを保存したうえで、定期的に削除する
- FAX転送専用のメールアドレスを用意して、ふだんのメールと分ける
- メールサーバーの容量の上限を、契約先に確認しておく
4. クラウドに保存するという選択肢
受信したFAXを、クラウドに保存する方法もあります。パソコンの電源にも、メールの容量にも左右されにくく、外出先からも確認できます。 クラウドのストレージにFAXを保存すれば、社内のパソコンの電源を切っていても、データはきちんと残ります。メールのように受信箱を圧迫することもありません。保存したFAXは、スマホやパソコンから、場所を選ばずに確認できます。
サガスでは、複合機で受信したFAXやスキャンしたデータをクラウドに取り込んで整理する「G DOCK」というサービスも提供しています。複合機とクラウドの連携については複合機のクラウド連携活用ガイドで詳しくご説明しています。
5. 転送に失敗したら、印刷する設定にしておく
FAXの転送がうまくいかなかったら、プリントアウトする設定にしておけば、最悪の事態は防げます。 どんな転送先を選んでも、ネットワークの不調や、転送先の設定の変更などで、転送に失敗することはありえます。そんなときに、FAXのデータがどこにも残らなければ、届いたはずのFAXが失われてしまいます。
多くの複合機では、転送に失敗したときに、受信したFAXを紙に印刷するように設定できます。この設定にしておけば、たとえ転送がうまくいかなくても、翌朝、複合機に紙で残っているので、FAXを見落とさずに済みます。夜間や休日の転送を使うなら、ぜひあわせて設定しておきたい「保険」です。
FAXそのものが届かないトラブルについてはひかり電話でFAXが届かない・送れない原因で、設定にかかる費用の考え方は複合機の設定変更は有料?でご説明しています。
結論: 転送先を選び、失敗したときの逃げ道を作っておく
夜間や休日のFAX転送で起きやすいのは、パソコンのフォルダに転送する設定のまま、パソコンの電源を切ってしまうことです。外出先でFAXを確認したいなら、電源に左右されないメール転送やクラウド保存を選びましょう。メール転送なら、容量の上限にも気を配ってください。
そして、どの転送先を選んでも、転送に失敗したら印刷する設定をしておく。この逃げ道さえ作っておけば、大切なFAXを失うことはまずありません。
FAXの転送に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 週末に転送したはずのFAXが、保存されていませんでした。原因は何ですか?
よくあるのは、受信FAXをパソコンのフォルダに転送する設定にしていて、そのパソコンの電源を切って帰っていたケースです。転送先のパソコンの電源が入っていなければ、複合機はFAXのデータを送ることができません。
Q2. 夜間や休日に、外出先で受信したFAXを確認するには、どうすればいいですか?
パソコンの電源に左右されない、メールへの転送やクラウドへの保存がおすすめです。どちらも、社内のパソコンの電源を切っていても、外出先からスマホなどで確認できます。
Q3. FAXをメールに転送するとき、気をつけることはありますか?
転送メールがたまっていくと、メールサーバーによっては容量の上限を迎え、メール自体が使えなくなることがあります。確認したメールは定期的に整理する、FAX転送専用のアドレスを用意する、容量の上限を確認しておく、といった対策がおすすめです。
Q4. FAXの転送に失敗したら、FAXはなくなってしまいますか?
転送に失敗したときに、受信したFAXを紙に印刷する設定にしておけば、最悪の事態は防げます。多くの複合機でこの設定ができるので、夜間や休日の転送を使う場合は、あわせて設定しておくと安心です。
Q5. FAXの転送設定は、難しいですか?
FAXの転送は比較的シンプルな設定なので、あまり困ることはありません。大切なのは、転送先がいつでも受け取れる状態になっているかどうかです。使い方に合わせた転送先の選び方は、販売店に相談してみてください。
