- ペーパーレス化で「A4まででいい」という会社は増えています。ただしA4機では、A4の書類を見開きでコピー・スキャンできません。ふだん何をコピーしているかを、事前によく考えておく必要があります。
- 図面や大きめの本など、すでにある紙の書類をコピー・スキャンすることが多い会社はA3機を、個人の用途に近い使い方ならA4機で足りることもあります。
- A3機は置き場所も価格も大きくなります。A3はたまにしか使わないならコンビニで済ませる手もあります。一方で、A3機は堅牢に作られていることが多いので、印刷量が多い会社はA3の業務用機を選ぶほうが安心です。
A3機の目安に:新規導入向けA3カラー複合機 シャープ BP-22C20
「うちはA3なんてほとんど使わないから、A4の複合機でいいんです」。最近、こうしたご相談が増えています。ペーパーレス化が進み、大きな紙を印刷する機会が減ってきたからです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな会社の複合機選びをお手伝いしてきました。A4機で十分な会社は確かにあります。ただ、A4機にしてから「これができないとは思わなかった」となるケースもあります。 このコラムでは、A4機でできないこと、A3が必要な会社と不要な会社の見分け方、そして置き場所や価格、印刷量から考える選び方をお伝えします。
1. 「A4まででいい」という会社は増えている
ペーパーレス化が進み、大きな紙を印刷する機会は減りました。「A4まで扱えれば十分」と考える会社は増えています。 書類のやり取りがメールやクラウドに移り、紙で印刷するのは、A4の書類が中心という会社が多くなりました。A3の大きな紙をわざわざ印刷する場面は、以前より確実に少なくなっています。
そのため、本体が小さく、価格も抑えられるA4機を選びたい、というご相談が増えています。それ自体は、とても合理的な考え方です。ただし、ひとつだけ注意しておきたいことがあります。それが、次にご説明する「見開き」の問題です。ペーパーレス化と複合機の関係はペーパーレス化を確実に成功させる方法でもご説明しています。
2. A4機では、見開きのコピー・スキャンができない
A4機では、A4の書類を見開きのままコピーしたりスキャンしたりすることができません。A4の書類を2枚並べた大きさは、ちょうどA3になるからです。 A4の書類を印刷するだけなら、A4機で困ることはありません。問題になるのは、すでにある紙の書類をコピーやスキャンするときです。
たとえば、A4の冊子やファイルを開いた見開きのページ。これをそのまま1枚にコピーしたり、スキャンしてデータにしたりしようとすると、A4を2枚並べた大きさ、つまりA3の大きさが必要になります。A4機では、この見開きを一度に読み取ることができないのです。
また、B4などA4より大きな書類を扱う場合も、A4機では対応できません。「A3の紙は印刷しないから大丈夫」と思っていても、ふだんコピーやスキャンしている書類の大きさによっては、A3機が必要になります。A4機に決める前に、ふだん何をコピー・スキャンしているかを慎重に確かめておいてください。用紙のサイズの基本は用紙の基礎知識でご説明しています。
3. A3機を選んだほうがいい会社
図面や大きめの本など、すでにある紙の書類をコピーやスキャンすることが多い会社は、A3機を選んだほうが安心です。
- 図面を扱う会社:設計や建築、測量など、A3の図面をコピー・スキャンすることが多い会社。
- 大きめの本や冊子をコピーする会社:資料や教材、カタログなどを見開きでコピー・スキャンする会社。
- 紙の書類をデータにすることが多い会社:過去の書類をスキャンして保存するなど、さまざまな大きさの紙を読み取る会社。
- 印刷量が多い会社:5章でご説明するように、A3の業務用機のほうが堅牢に作られていることが多いため。
こうした会社では、A4機にしてしまうと、日々の業務の中で「これができない」という場面が出てきます。業種ごとの選び方は、不動産仲介会社の複合機選びや学習塾の複合機選びでもご紹介しています。
4. A4機で足りる会社
個人の用途に近い使い方の方や、A4の書類を印刷することが中心で、紙の書類をコピー・スキャンする機会が少ない会社なら、A4機で足りることも多くあります。 少人数の事務所や、自宅を事務所にしている方など、個人の用途に近い使い方であれば、A4機で十分なことがよくあります。印刷するのはA4の書類がほとんどで、見開きのコピーや大きな紙のスキャンはめったにしない。こうした使い方なら、本体が小さく価格も抑えられるA4機は、よい選択です。
さらに、A3が必要になるのはたまにだけという場合は、その都度コンビニのコピー機で済ませる、という考え方もあります。ふだんはA4機を手元に置き、まれにある大きな紙だけ外で対応する。これも、無理のない選び方の一つです。コンビニなどのマルチコピー機の活用についてはマルチコピー機の活用ガイドもご覧ください。個人用と業務用の違いは個人向けと業務用の違いでご説明しています。
5. 置き場所、価格、そして堅牢さ
A3機は本体が大きく、置き場所が必要になります。価格もA4機とはかなり違います。一方で、A3機のほうが堅牢に作られていることが多いので、印刷量が多い会社はA3の業務用機を選ぶべき場合もあります。
置き場所
A3の紙を扱う分、A3機は本体も大きくなります。置き場所に余裕があるかどうかは、選ぶうえで大きな判断材料です。設置するときの条件については複合機の設置当日の流れもあわせてご覧ください。
価格
A3機とA4機では、価格もかなり違います。だからこそ、A3がどのくらい必要なのかが判断の鍵になります。必要性が低いのにA3機を選べば、その分の費用を払い続けることになります。
堅牢さ
見落とされがちなのが、機械の丈夫さです。A3機は業務用として、たくさん印刷することを前提に、堅牢に作られていることが多くあります。印刷量が多い会社は、A3を使う機会が少なくても、A3の業務用機を選んだほうが安心な場合があります。印刷量から機種を考える方法はコピー機の選び方でご説明しています。
6. A3かA4か、判断の早見表
| こんな使い方 | おすすめ |
|---|---|
| 図面や大きめの本をコピー・スキャンすることが多い | A3機 |
| A4の冊子やファイルを見開きでコピー・スキャンする | A3機 |
| 印刷量が多い | A3の業務用機(堅牢さを重視) |
| A4の書類の印刷が中心で、印刷量は少なめ | A4機 |
| A3はたまにしか使わない | A4機+ 必要なときはコンビニで |
| 置き場所が限られている | A3の必要性と天秤にかけて判断 |
結論: ふだん何をコピーしているかで決める
ペーパーレス化が進み、A4機で十分な会社は確かに増えています。ただし、A4機ではA4の書類を見開きでコピー・スキャンできません。判断の分かれ目は、A3の紙を印刷するかどうかではなく、ふだんどんな紙の書類をコピー・スキャンしているかです。
図面や本など、すでにある紙をよく扱うならA3機。個人の用途に近く、A3はたまにだけならA4機とコンビニの組み合わせ。そして、印刷量が多いなら、堅牢なA3の業務用機。置き場所と価格も合わせて、自社の使い方に合う一台を選んでください。
A3機とA4機の選び方に関するよくある質問(FAQ)
Q1. A3の紙を印刷しないなら、A4機で大丈夫ですか?
印刷だけなら大丈夫なことが多いですが、コピーやスキャンにも注意が必要です。A4機では、A4の書類を見開きのままコピー・スキャンすることができません。A4を2枚並べた大きさはA3になるためです。ふだんどんな書類をコピー・スキャンしているかを確かめてから決めてください。
Q2. A3機が必要なのは、どんな会社ですか?
図面や大きめの本など、すでにある紙の書類をコピー・スキャンすることが多い会社です。また、印刷量が多い会社も、A3の業務用機のほうが堅牢に作られていることが多いため、A3機を選んだほうが安心な場合があります。
Q3. A3はたまにしか使いません。どうすればいいですか?
ふだんはA4機を手元に置き、A3が必要なときだけコンビニのコピー機で済ませる、という選び方もあります。A3機は本体が大きく価格も高くなるため、必要性が低いなら、この組み合わせのほうが無理がありません。
Q4. A3機とA4機では、何が違いますか?
扱える紙の大きさのほかに、本体の大きさと価格が大きく違います。A3機は置き場所が必要で、価格も高くなります。一方で、A3機は業務用として堅牢に作られていることが多く、たくさん印刷する会社に向いています。
Q5. 印刷量が多いのですが、A3は使いません。A4機でいいですか?
A3を使う機会が少なくても、印刷量が多い場合はA3の業務用機を選んだほうが安心なことがあります。A3の業務用機は、たくさん印刷することを前提に堅牢に作られていることが多いためです。印刷量と機械の丈夫さも合わせて判断してください。
