.jpg)
- NPOなどでは、企画書や配布書類、掲示書類の印刷が多いようです。全体的に印刷は多くありませんが、手元にないと困ることが多く、さまざまな種類の書類をこまめに刷るイメージです。
- あまり置き場所が取れないことも多く、コンパクトなものを選ぶ傾向があります。印刷の量は多くないので、高速機はあまり採用されない傾向です。
- 事業所の統廃合が多い傾向もあり、複合機の移動なども多い業種です。
大きさの目安に:新規導入向けA3カラー複合機 シャープ BP-22C20
NPO・団体の複合機選び｜企画書・配布書類
公開日：
イベントの企画書、会員の方への配布物、掲示板に貼るお知らせ。NPOなどの団体の事務所では、毎日のように、いろいろな種類の書類が刷られています。一度に刷る枚数は多くなくても、必要なときにすぐ刷れないと困るものばかりです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種に複合機を納めてきました。NPOなどの団体のご相談では、置き場所と事業所の移動のお話がよく出てきます。 このコラムでは、NPOなどの団体で複合機を選ぶときに大切にしたいことをお伝えします。
1. 企画書、配布書類、掲示物。いろいろな書類をこまめに刷る
NPOなどでは、企画書や配布書類、掲示書類の印刷が多いようです。頻繁に、さまざまな種類の書類を印刷するイメージです。 活動の企画書や報告書、会員や参加者の方への配布物、事務所や会場に貼る掲示物。NPOなどの団体では、活動の内容に合わせて、刷る書類の種類がどんどん変わります。
同じ書類を大量に刷るというより、いろいろな書類を少しずつ、こまめに刷るのが特徴です。そのため、コピーもプリントも、毎日の基本の作業が気軽にできることが大切になります。
2. 量は多くなくても、手元にないと困る
全体的に印刷は多くありませんが、手元にないと困ることが多いです。 印刷の量が少ないなら、コンビニや外注の印刷で済ませればいい、と思われるかもしれません。でも、明日の打ち合わせの企画書、今日貼り出したいお知らせなど、思い立ったときにすぐ刷りたい場面がたくさんあります。
そのたびに外へ刷りに行くのは、時間も手間もかかります。量は多くなくても、事務所の中に一台あることそのものに意味がある業種だと思います。
3. 置き場所が取れないから、コンパクトな機種を
あまり置き場所が取れないことも多く、コンパクトなものを選ぶ傾向があります。 NPOなどの団体の事務所は、決して広くないことが多いものです。机や棚、活動の道具でいっぱいの中に、大きな複合機を置くのは難しいこともあります。
そのため、場所を取らないコンパクトな機種が選ばれることが多いです。A3が必要かどうかで、選べる大きさも変わってきます。A4機で足りるかどうかの見分け方は複合機はA4機で足りる?で、狭い場所に合う複合機の選び方は狭いオフィスに合う複合機とは?でまとめています。
4. 高速機は、あまり採用されない
印刷の量は多くないので、高速機はあまり採用されない傾向にあります。 1分間にたくさん刷れる高速機は、そのぶん本体も大きく、費用もかかります。こまめに少しずつ刷る使い方なら、そこまでの速さは必要ないことがほとんどです。
速さより、置き場所に収まる大きさと、毎日の作業が気軽にできること。NPOなどの団体では、この2つを優先して選ぶのがおすすめです。費用の考え方についてはカラー複合機とモノクロ複合機、どちらを選ぶ?もあわせてご覧ください。
5. 事業所の統廃合と、複合機の移動に備える
事業所の統廃合が多い傾向もあり、複合機の移動なども多い業種です。 活動の広がりや見直しに合わせて、事業所を開いたり、まとめたりすることがあります。そのたびに、複合機を別の場所へ移すことになります。
複合機の移動では、運ぶ作業だけでなく、移動先でのネットワークやFAXの設定も必要になります。リースで使っている場合は、移動の前にリース会社への確認が必要なこともあります。移動が多いと分かっているなら、導入のときから移しやすい大きさの機種を選んでおくのもひとつの考え方です。移転のときの手順はオフィス移転で複合機を移設する手順と費用の考え方で、少しの移動を自分たちでするときの注意は複合機を自分で動かしても大丈夫?でまとめています。
結論: 小さく、身軽に使える一台を
NPOなどの団体では、企画書や配布書類、掲示物など、いろいろな書類をこまめに刷ります。量は多くなくても、手元にないと困るからこそ、事務所に一台あることが大切です。
置き場所が限られるならコンパクトな機種を。印刷の量が多くないので、高速機は必要ないことがほとんどです。そして、事業所の統廃合や移動が多いなら、移しやすさも選ぶときに考えておきましょう。
NPO・団体の複合機に関するよくある質問(FAQ)
Q1. NPOの事務所では、何をよく印刷しますか?
企画書や配布書類、掲示書類の印刷が多いようです。全体的な印刷の量は多くありませんが、さまざまな種類の書類を頻繁に刷るのが特徴です。
Q2. 印刷の量が少ないなら、複合機はいらないのでは?
量は多くなくても、手元にないと困ることが多いのがNPOなどの団体です。思い立ったときにすぐ刷りたい書類が多いので、事務所に一台あることそのものに意味があります。
Q3. 事務所が狭いのですが、どんな複合機がいいですか?
あまり置き場所が取れないことも多いので、コンパクトな機種を選ぶ傾向があります。A3が必要かどうかで選べる大きさも変わるので、扱う書類の大きさもあわせて考えましょう。
Q4. 速い複合機を選んだほうがいいですか?
印刷の量は多くないことが多いので、高速機はあまり採用されない傾向にあります。速さより、置き場所に収まる大きさと、毎日の作業が気軽にできることを優先するのがおすすめです。
Q5. 事業所の移動が多いのですが、気をつけることはありますか?
移動では、運ぶ作業だけでなく、移動先でのネットワークやFAXの設定も必要になります。リースの場合はリース会社への確認が必要なこともあります。移動が多いなら、移しやすい大きさの機種を選んでおくのもひとつの考え方です。
