カラー複合機とモノクロ複合機、どちらを選ぶ？今はカラー機のほうが安いことが多い理由

1. 「モノクロだけでいい」という会社はまだ多い

昔ほどではありませんが、「モノクロだけでいい」というお客様はまだ多くいらっしゃいます。本当にモノクロだけでいいと決めている方が、あとで困ることはまずありません。 請求書や契約書、社内の書類など、白黒で十分な書類を中心に扱う会社は少なくありません。こうした会社では、カラーを使う場面がほとんどないため、モノクロ機を検討されることがあります。

本当にモノクロだけで業務が回ると決めている方は、そこでしっかり判断されているので、導入後に困ることはまずありません。ただ、選ぶ前に知っておいていただきたい事実があります。それが、価格の話です。

2. 今は、カラー機のほうが安いことが多い

今の複合機は、流通しているもののほとんどがカラー機です。モノクロ機は生産が少なくなっているため、購入価格はカラー機のほうが安いことが多いのが実情です。 「モノクロ機のほうが機能が少ないぶん安い」と思われがちですが、今は逆になっていることが多くあります。理由は、次のとおりです。

• 流通の中心がカラー機になった:今はほとんどの複合機がカラー機として流通しています。
• モノクロ機は生産が少ない:生産の数が少ないぶん、1台あたりの生産のコストが高くなりがちです。
• メーカーがカラー機を中心にすすめている:メーカーの重点がカラー機にあるため、需要と供給の関係もあって、販売店が出せる価格もカラー機のほうが安くなることが多いのです。

つまり、モノクロしか使わない会社でも、カラー機を選ぶほうが購入価格が安く済むことが珍しくありません。モノクロ機に決める前に、カラー機の見積もりも取って比べてみてください。見積もりの比べ方は複合機の見積もりチェックでご説明しています。

3. カラー機でも、モノクロ中心で使う会社は多い

カラー機を入れていても、できるだけモノクロで印刷するようにしている会社は多くあります。カラー印刷のほうが、1枚あたりの費用が高いからです。 カラー機を選んだ会社でも、ふだんはモノクロ中心で印刷し、カラーは必要なときだけ、という使い方がよく見られます。これは、費用を意識した使い方です。

以前に比べて安くなったとはいえ、カウンター料金もトナーの費用も、モノクロよりカラーのほうが高くなります。印刷量が多い会社ほど、カラーとモノクロの比率が毎月の費用に大きく影響します。費用を抑える考え方は複合機のコスト削減で、カウンター料金の仕組みはカウンター保守とキット保守でご説明しています。

4. ワンポイントの色でも、カラー1枚になる

カウンター料金の契約では、ほとんどが白黒の書類でも、ワンポイントだけ色が入っていれば、カラー1枚として数えられます。費用を気にするなら、ここが注意点です。 たとえば、白黒の資料の中に、会社のロゴだけ色が付いている。表の見出しだけ色を付けている。こうした書類を印刷すると、色が入っている面積はごくわずかでも、カウンターではカラー1枚として計上されます。

本人は白黒の書類のつもりで印刷していても、実はカラーとして数えられている、ということが起きるのです。費用を抑えたい場合は、社内の書類のテンプレートから不要な色をなくしたり、パソコンの印刷設定をモノクロにしておいたりすると、知らないうちにカラーが増えるのを防げます。

5. カラー機を、モノクロだけで使う設定

本当にモノクロしか使わないのであれば、カラー機をモノクロだけで使うように設定する方法があります。機種によっては、特定の機能をモノクロだけに限定することもできます。 2章でお伝えしたように、今はカラー機のほうが安いことが多いので、カラー機を選んで、モノクロだけで使うという選び方ができます。購入価格はカラー機の安さを生かしつつ、使い方はモノクロに絞る、という考え方です。

機種によっては、コピーや印刷など指定した機能をモノクロだけに限定したり、利用する人ごとにカラーを使えないようにしたりできます。どこまで設定できるかは機種によって違うので、メーカーや販売店に相談してください。もし将来カラーが必要になっても、設定を変えるだけで使えるのも、カラー機を選んでおく利点です。

結論: モノクロ中心でも、まずカラー機を比べる

「モノクロしか使わないから、モノクロ機のほうが安い」。この考え方は、今では当てはまらないことが多くなっています。流通の中心がカラー機になり、購入価格はカラー機のほうが安いことが多いからです。

モノクロ中心で使うなら、カラー機を選んでモノクロだけで使うように設定する。ワンポイントの色でもカラー1枚として数えられることに気をつけ、印刷設定をモノクロにしておく。モノクロ機に決める前に、まずカラー機の見積もりと並べて比べてみてください。