- 複合機は普段動かさないため、確認が漏れがちです。ほかの荷物は運べたのに、複合機だけ運べなかったということが実際に起きます。運送業界の人手不足もあり、3か月前には相談しておくのが理想です。
- 費用は距離、階段かエレベーターか、移設先の配線、設定の作業、そしてほかの荷物とまとめて頼むかどうかで変わります。移転先では、回線の準備とネットワーク(IPアドレス)の設定変更でつまずくことが多くあります。
- 5年以上使った機械なら、移設ではなく入れ替えを考えてもまったくおかしくありません。移動をきっかけに故障することもあるためです。
オフィスの移転は、やることが山のようにあります。机や棚、パソコン、書類の箱。その中で、複合機のことは後回しになりがちです。そして移転の当日、「ほかの荷物は全部運べたのに、複合機だけ運べなかった」ということが、実際に起きています。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、お客様のオフィス移転に立ち会ってきました。複合機の移設には、ほかの荷物にはない注意点がいくつかあります。 このコラムでは、移設の手順を時系列でご説明し、費用を左右する要素、移転先でつまずきやすいネットワークの設定、そして移設か入れ替えかの判断についてお伝えします。
1. 「複合機だけ運べなかった」が起きる理由
複合機は普段動かすものではないため、運べる状態かどうかを誰も確認していないことがあります。引越し業者に頼むなら、複合機も運ぶことを事前に相談しておく必要があります。 オフィスの移転では、机や棚、段ボール箱などは引越し業者がまとめて運んでくれます。ところが、複合機は事情が違います。業務用の複合機は重さがあり、中には精密な部品が詰まっています。精密機器で重量もあるため、扱いたがらない運送業者も多いのが実情です。
引越し業者に「複合機も運んでもらえるもの」と思い込んで、事前に伝えていなかった。当日になって「複合機は運べません」と言われ、ほかの荷物はすべて新しいオフィスに移ったのに、複合機だけが古いオフィスに残ってしまった。こうしたことが実際に起きています。
もう一つ注意したいのが、搬出と搬入の経路です。古いオフィスと新しいオフィスの両方で、階段や狭い通路、ドアの幅がないかを確認してください。階段で運ぶ必要がある場合は、作業の人数や方法が変わります。自分たちで複合機を動かすのは、倒れたり故障したりするおそれがあるため避けてください。
2. 相談は3か月前から。移設の手順を時系列で
最近は運送業界も人手不足のため、移設の相談は早いほど安心です。3か月前に相談して段取りを立てるのが理想で、1週間前の相談では対応できないことが多くあります。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 3か月前 | 複合機の業者(販売店・保守業者)に移転を伝え、移設か入れ替えかを相談する。引越し業者に複合機も運ぶか確認する |
| 2か月前〜1か月前 | 移設の日程と作業の内容を決める。新しいオフィスの回線(電話・FAX・インターネット)の開通日を確認する。搬出入の経路を確認する |
| 前の週まで | 新しいオフィスのネットワーク環境(IPアドレスなど)を確認し、誰が設定を変更するかを決めておく |
| 移設の当日 | 搬出、運搬、搬入、設置。回線とネットワークにつなぐ |
| 移設の後 | 印刷、スキャン、FAXの送受信がすべて動くかを確認する |
リースで使っている複合機の場合は、設置場所が変わることをリース会社に届け出る必要があることが多いので、契約書で確認しておいてください。
3. 移設の費用は、何によって変わるか
移設の費用は、距離、階段かエレベーターか、移設先の配線、設定の作業、そしてほかの荷物とまとめて頼むか複合機だけを頼むかで変わります。
- 距離:移転先までの距離が長いほど、運搬の費用はかかります。
- 階段かエレベーターか:階段で運ぶ場合は、人数や手間が増えるため、費用が上がります。
- 移設先の配線:新しい設置場所まで、電源やLAN、FAXの線が来ているかどうかで、作業の内容が変わります。
- 設定の作業:ネットワークの設定変更などを業者に頼む場合は、その作業の費用がかかります。
- まとめて頼むか、複合機だけか:家具などを運ぶ業者が複合機も一緒に運んでくれるのか、複合機の移設だけを別に頼むのかによっても変わります。
見積もりを取るときは、どこまでの作業が含まれているか(搬出入だけか、配線や設定まで含むか)を確認しておくと、あとから追加の費用で慌てずに済みます。
4. 移転先でつまずきやすい、回線とネットワーク
複合機を運び終えても、回線とネットワークの準備ができていなければ使えません。特に、ネットワーク環境が変わってIPアドレスの設定変更が必要になり、戸惑うお客様からのご相談はとても多くあります。
回線は、新しいオフィスで用意できているか
まず確認したいのは、電話・FAX・インターネットの回線が、新しいオフィスで移転の日までに使えるようになっているかです。FAXを使っている場合は、回線事業者に複合機のFAXでも使うことを伝えておくと安心です。
ネットワークの設定を、誰が変えるか
契約している回線がほとんど変わらなくても、新しいオフィスでは社内のネットワーク環境(LAN)が変わり、複合機のIPアドレスなどの設定を変える必要が出てきます。これをしないと、パソコンから印刷できない、スキャンしたデータが届かない、といった状態になります。
設定を変える手段は、移転の前に決めておいてください。
- IT系の業者に頼んでいる場合:ネットワークの工事や設定を頼んでいるなら、その作業に複合機の設定も含めてもらう。
- 社内に詳しい方がいる場合:その方に事前に相談し、設定を変えてもらう。ご自身で設定を更新していただいても問題ありません。
- 自信がない場合:有償にはなりますが、メーカーや保守業者に設定を頼むこともできます。事前にご相談ください。
5. 5年以上使ったなら、入れ替えも視野に
移転をきっかけに入れ替えを考えるいちばんの理由は、機械の古さです。5年以上使った複合機なら、移設ではなく入れ替えを視野に入れてもまったくおかしくありません。 移設には費用がかかります。古い機械を運ぶために費用をかけ、新しいオフィスで数年使ったあとに、また入れ替えの手間がかかる。それなら、移転を機に新しい機械を新しいオフィスに直接入れたほうが、手間も費用もまとめられることがあります。
また、精密機器である複合機は、移動をきっかけに故障することもあります。たとえば、原稿を読み取るためのセンサーが、運搬の振動で壊れてしまうことがあります。古い機械ほど、こうしたリスクは高くなります。
移設か入れ替えかを判断するときは、年数だけでなく、今の契約の残りと毎月の費用も合わせて考えるのがおすすめです。その考え方は複合機の買い替え時期は「年数」では決まらないで、入れ替えの進め方は複合機の入れ替え・移行ガイドでご説明しています。
結論: 早めに相談し、運ぶ・つなぐ・替えるを決めておく
オフィス移転での複合機の移設は、ほかの荷物と同じようにはいきません。精密機器で重量もあるため、扱える業者が限られ、運送業界の人手不足もあります。3か月前には複合機の業者に相談し、引越し業者にも複合機を運ぶかを確認しておいてください。
そして、どう運ぶか、新しいオフィスでどうつなぐか、そもそも移設するか入れ替えるかを、早めに決めておく。特に5年以上使った機械なら、入れ替えも十分に選択肢になります。入れ替えを考えるなら、比較の材料として、カウンター料金0円で5年保証が付くHP E786dnの条件も見ておくと判断しやすくなります。
オフィス移転と複合機の移設に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機は引越し業者に運んでもらえますか?
業者によります。複合機は精密機器で重量もあるため、扱いたがらない運送業者も多いのが実情です。引越し業者に頼むなら、複合機も運ぶことを必ず事前に伝えて確認してください。運べない場合は、複合機の販売店や保守業者に移設を相談します。
Q2. 複合機の移設は、いつまでに相談すればいいですか?
3か月前に相談して段取りを立てるのが理想です。最近は運送業界も人手不足で、1週間前の相談では対応できないことが多くあります。移転が決まったら、できるだけ早く複合機の業者に伝えてください。
Q3. 移設の費用は、何によって変わりますか?
移転先までの距離、階段かエレベーターか、移設先の配線の状況、ネットワークなどの設定作業の有無、そしてほかの荷物とまとめて頼むか複合機だけを頼むかで変わります。見積もりでは、どこまでの作業が含まれているかを確認してください。
Q4. 移転したら、パソコンから印刷できなくなりました。
新しいオフィスでネットワーク環境が変わり、複合機のIPアドレスなどの設定変更が必要になっている可能性があります。社内に詳しい方がいれば設定を変えてもらい、自信がなければ、有償にはなりますがメーカーや保守業者に依頼できます。移転の前に、誰が設定を変えるかを決めておくと安心です。
Q5. 移転を機に、複合機を入れ替えたほうがいいですか?
5年以上使っている機械なら、入れ替えを視野に入れてもおかしくありません。移設にも費用がかかるうえ、運搬の振動で原稿を読み取るセンサーなどが故障することもあります。今の契約の残りと毎月の費用も合わせて、移設と入れ替えを比べて判断してください。
