- 複合機と小型プリンターの併用はよくある使い方です。大量の印刷やA3の印刷、FAXはみんなが使う大きな複合機で、手元の数枚の資料は近くに置いた小型機で、という棲み分けです。
- だいたい大型の複合機のほうが、1枚あたりの印刷コストは低い傾向にあります。枚数が多い印刷は大きいほうで。一方で、写真やラベルの印刷など、A4のインクジェット機のほうが得意な印刷もあります。用途ごとにルールを決めて使い分けるのが、最適化のコツです。
- A4機やインクジェット機の多くは、故障したときにセンドバック(機械を送って修理する方式)です。修理の間、手元から機械が一時的になくなるリスクがあることを知っておきましょう。
オフィスの共用の場所に大きな複合機があり、デスクの近くには小さなプリンターもある。そんな職場は珍しくありません。「複合機があるのに、プリンターもあるのは無駄では?」と思われるかもしれませんが、使い分け方しだいでは、むしろ効率的な組み合わせになります。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまなオフィスの印刷環境をご相談いただいてきました。複合機と小型プリンターの併用は、よくある使い方です。 このコラムでは、複合機と小型プリンターの上手な棲み分けと、コストの考え方、そして意外と見落としがちな故障時の注意点をお伝えします。
1. 併用は、よくある使い方
複合機と小型プリンターの併用は、よくある使い方です。大量の印刷やA3の印刷、FAXはみんなが使う大きな複合機で、手元の数枚の資料は近くに置いてある小型機で、といった棲み分けです。 大きな複合機は、たくさんの枚数を速く印刷したり、A3の用紙に印刷したり、FAXを送受信したりと、職場全体の仕事を支える役割があります。一方で、ちょっとした資料を数枚だけ印刷したいときに、離れた複合機まで取りに行くのは手間です。
そこで、みんなで使う仕事は複合機に、手元の小さな仕事は小型機にと分けておくと、どちらの良さも活かせます。複合機とプリンターの違いそのものはコピー機・複合機・プリンターの違いとは?でご説明しています。
2. 1枚あたりのコストは、大型の複合機が低い傾向
だいたい、大型の複合機のほうが1枚あたりの印刷コストは低い傾向にあります。枚数が多い印刷は、大きいほうで行うのがおすすめです。 小型のプリンターは、本体の価格は安くても、インクやトナーの容量が小さく、1枚あたりにかかる費用は高くなりがちです。手元で数枚印刷するぶんには気になりませんが、何十枚、何百枚と印刷すると、その差は大きくなります。
「手元にあるから」という理由で、たくさんの枚数を小型機で印刷していると、気づかないうちに消耗品の費用がかさんでしまいます。枚数が多いものは複合機へ、という線引きを決めておくだけでも、印刷のコストは変わります。インクジェットとレーザーのコストの考え方は中小企業はインクジェットとレーザーどちらを選ぶべきか?もあわせてご覧ください。
3. インクジェット機が得意な印刷もある
ただし、A4のインクジェット機のほうが得意な印刷もあります。たとえば、写真やラベルの印刷などをそちらに任せるという棲み分けもあります。 オフィス用の複合機の多くは、トナーを使うレーザー方式です。文字や表をたくさん、速く印刷するのは得意ですが、写真のように色の細かな表現が求められるものや、専用のラベル用紙などは、インクジェット機のほうがきれいに仕上がったり、扱いやすかったりすることがあります。
つまり、小型機は「複合機の代わり」ではなく、複合機が苦手なことを補う役割として置くと、併用の意味がはっきりします。インクジェットとレーザーの違いはインクジェットとレーザープリンターの違いとは?で詳しくご説明しています。
4. 用途ごとにルールを決めて使い分ける
用途ごとにルールを持って使い分けるのが、最適化のコツだと思います。 併用していても、どれをどちらで印刷するかが人によってばらばらだと、コストも手間も最適になりません。次のように、簡単なルールを決めておくのがおすすめです。
- 複合機で:たくさんの枚数の印刷、A3の印刷、FAX、両面やホチキス留めなどの仕上げ
- 手元の小型機で:数枚のちょっとした資料、すぐに手元で確認したいもの
- インクジェット機で:写真、ラベル、インクジェットのほうがきれいに仕上がるもの
ルールは細かく決めすぎる必要はありません。「枚数が多いものは複合機」「写真とラベルはインクジェット」くらいの大まかな線引きでも、十分に効果があります。複合機の台数そのものを見直す考え方は、印刷全体のコストを考えるコピー機・複合機のコストを削減するには?もご覧ください。
5. 小型機の故障は、センドバックが多い
故障したときのことも知っておきましょう。A4機やインクジェット機の多くはセンドバックなので、故障したときには手元に機械が一時的になくなるリスクがあります。 オフィス用の複合機は、故障するとサービスマンが訪問して、その場で修理するのが一般的です。一方、小型のプリンターの多くは、機械をメーカーなどに送って修理してもらう「センドバック」という方式です。
センドバックの場合、送ってから戻ってくるまでの間、その機械は使えません。手元の小型機に仕事を頼りきっていると、故障した途端に困ってしまいます。そんなときに、大きな複合機が代わりを務められるようにしておくと安心です。併用は、故障したときの備えという意味でも役に立ちます。複合機の保守の仕組みはコピー機のアフターサポートとは?で、業務用と家庭用の違いは業務用コピー機と家庭用プリンターの違いとは?でご説明しています。
結論: 得意なものを得意な機械で、ルールを決めて
複合機と小型プリンターの併用は、大量・A3・FAXは複合機、手元の数枚は小型機という棲み分けが基本です。1枚あたりのコストは大型の複合機のほうが低い傾向にあるので、枚数が多いものは複合機に回しましょう。写真やラベルなど、インクジェット機が得意なものはそちらに任せます。
そして、用途ごとに簡単なルールを決めて使い分けること。小型機の多くはセンドバック修理なので、故障したときに複合機で代わりができるようにしておくと、さらに安心です。
複合機と小型プリンターの併用に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機があるのに、小型プリンターも置くのは無駄ですか?
無駄とは限りません。併用はよくある使い方で、大量の印刷やA3、FAXはみんなが使う複合機で、手元の数枚の資料は近くの小型機で、という棲み分けをすれば、どちらの良さも活かせます。
Q2. 複合機と小型プリンター、1枚あたりの印刷コストはどちらが安いですか?
だいたい大型の複合機のほうが、1枚あたりの印刷コストは低い傾向にあります。小型機は本体が安くても、インクやトナーの容量が小さく1枚あたりが高くなりがちなので、枚数が多い印刷は複合機で行うのがおすすめです。
Q3. 小型のインクジェット機のほうが向いている印刷はありますか?
あります。写真やラベルの印刷などは、A4のインクジェット機のほうが得意なことがあります。こうした印刷はインクジェット機に任せるという棲み分けもおすすめです。
Q4. 併用するとき、どう使い分ければいいですか?
用途ごとにルールを決めて使い分けるのがコツです。「枚数が多いものは複合機」「写真とラベルはインクジェット」くらいの大まかな線引きでも、コストや手間を抑える効果があります。
Q5. 小型プリンターが故障したら、どうなりますか?
A4機やインクジェット機の多くは、機械を送って修理してもらうセンドバック方式なので、修理の間は手元から機械が一時的になくなります。故障したときに複合機で代わりができるようにしておくと安心です。
