コピー機・複合機・プリンターの違いを徹底比較｜それぞれの特徴と上手な使い分け

1. コピー機とプリンターの違い

オフィスに欠かせない機器として「コピー機」があります。最近では「コピー機」のことを「プリンター」と呼ぶ人も増えており、両者の言葉が同じ意味で用いられることも少なくありません。しかし、本来これらは異なる目的のために作られた別の機器を指しています。

呼び方があいまいなこれらの違いを正しく理解しておくことで、初期コストやランニングコストを最適化し、あなたのオフィスに本当に必要な一台を選ぶことができるようになります。

2. コピー機とは

コピー機は、原稿を複写するための機器です。「複写機」とも呼ばれ、文字通り「COPY＝複写」を専門とします。機器の上部に紙原稿を読み取るためのスキャナー（ガラス面）が備わっており、そこへ原稿を置いて読み取らせると、原稿と全く同じ内容の印刷物が出力されます。

この「コピー機」をベースに、パソコンからの印刷（プリンター機能）やFAX機能、デジタル化（スキャナー機能）などを一体化させたものが、現在オフィスで主流となっている「複合機」です。

3. 複合機とは

コピー機がデジタル化したことにより実現したのが「複合機」です。コピー機能（複写）だけでなく、プリンター機能、スキャナー機能、FAX機能などを一つの筐体に集約させた多機能デバイスです。

一台で何役もこなすため、設置スペースの節約になるだけでなく、スキャンしたデータを直接メールで送ったり、受信したFAXを印刷せずにPCで確認したりといった、高度なドキュメント活用が可能になります。現代のビジネスシーンで「コピー機」と呼ばれているものの多くは、実際にはこの複合機を指しています。

4. プリンターとは

プリンターは、パソコンやモバイルデバイスで作成したデジタルデータ（文書や画像）を、紙に出力するための機器です。

インクジェットやレーザーなどの印刷方式がありますが、単機能のプリンターは「紙の原稿を読み取るスキャナー」や「FAX機能」を持っていません。あくまでも「データを紙に出力すること」に特化した専門機です。
※家庭用や小規模オフィス向けには、インクジェットプリンターにコピーやスキャン機能を付けた「多機能プリンター」と呼ばれる製品も広く普及しています。

次に、機種選びの鍵となる「印刷方式」の違いについて、詳しく見ていきましょう。

5. プリンターの印刷方式の種類

【インクジェット方式】
インクを霧状の微滴にして用紙に直接吹き付ける方式です。家庭向けの民生機に多く採用されており、コンパクトで安価なのが特徴です。
メリット： 6色や12色などの多色インクにより、写真や色の階調表現が非常に美しい。
デメリット： 印刷速度が比較的遅く、普通紙ではにじみが出やすい。また、大量印刷ではインク代が割高になる傾向があります。

【レーザー方式】
静電気を帯びたドラム（感光体）にレーザー光を当て、トナー（色の粉）を付着させて熱と圧力で用紙に転写する方式です。
メリット： 印刷速度が非常に速く、文字がくっきりとしてにじまない。オフィスでの大量資料作成に適しています。
デメリット： 写真の階調表現はインクジェットに譲る。機器本体やトナーが比較的大きく、高価です。

【感熱方式】
熱に反応して黒く変化する専用紙（感熱紙）に、熱した印字ヘッドを当てて発色させる方式です。レシートプリンターなどで見かける方式です。
メリット： インクやトナーが不要。構造がシンプルで故障しにくい。
デメリット： カラー印刷ができない。経年劣化や熱で色が消えたり用紙が変色したりするため、長期保管には向きません。

【熱転写方式】
印字ヘッドと用紙の間にインクリボンを挟み、熱でインクを溶かして用紙に転写する方式です。
メリット： 感熱方式と違い普通紙に印刷でき、耐久性が高い。一部のラベルプリンター等で使われます。
デメリット： インクリボンを消費するためランニングコストが高い。印刷速度が遅めです。

6. まとめ

コピー機、プリンター、複合機の機能的な違いをまとめると以下の通りになります。

いかがでしたでしょうか。サガスでは、お客様の月間印刷枚数や業務内容、ご予算に合わせて、多種多様な選択肢の中から最適な一台をご提案します。導入や入れ替えでお悩みの際は、ぜひ専門スタッフまでお気軽にご相談ください。