コピー機・複合機のコスト削減を成功させるには、表面的な「安さ」だけでなく、運用全体を俯瞰したTCO(総保有コスト)の視点が不可欠です。 (1)導入時の最適化: 相見積もりによる価格交渉と、ベンダー集約によるボリュームディスカウントの獲得。 (2)運用時の徹底: カラー印刷の制限やペーパーレス化による「物理的コスト」の抑制。 (3)管理の効率化: MPS(マネージド・プリント・サービス)の活用による、管理部門の「目に見えない人件費・工数」の削減。 これらの施策を自社の利用規模に合わせて適切に組み合わせることで、永続的かつ効果的なコスト削減が実現します。
コスト削減アクション7選:着手難易度・期待効果・実施タイミングの早見表
結論を先に示すと、コスト削減は「着手難易度の低いものから順番に」進めるのが鉄則です。下の表は、実効性のある7つのアクションを、難易度・期待効果・実施タイミング別に整理したもの。自社の状況に合わせて優先順位を決め、稟議資料としてもそのまま活用できます。
| アクション | 着手難易度 | 期待効果 | 実施タイミング |
|---|---|---|---|
| 両面印刷・集約印刷の標準設定化 | 低(設定変更のみ) | 用紙代を最大50%削減 | 即日実施可能 |
| カラー→モノクロ運用ルール導入 | 低(社内周知) | 印刷単価が約1/7に低下(14円→1.95円) | 1〜2週間で実施可 |
| 部門別の印刷量モニタリング | 中(ログ設定+運用) | 私的印刷の抑止、見える化効果 | 1ヶ月程度の準備 |
| 社内資料のペーパーレス化 | 中(運用ルール整備) | 印刷量30〜50%削減 | 2〜3ヶ月で段階展開 |
| 相見積もりによるリース料引き下げ | 中(交渉力次第) | 月額大幅減(例:15,000円→9,200円も可能) | 契約満了時か途中乗換 |
| ベンダー集約・複数台統合 | 中〜高(機種選定要) | ボリュームディスカウントと窓口統一 | 契約更新タイミング |
| MPS(マネージド・プリント・サービス)導入 | 高(全社的対応) | 管理工数削減+運用最適化で総コスト20〜30%減 | 大規模リプレース時 |
1. 複合機・コピー機のコスト削減をするにはどうしたらいいの?
効果的なコスト削減には「価格交渉」「カラー抑制」「枚数抑制」「MPS活用」の4つのアプローチがあり、自社の規模と状況に応じて組み合わせて取り組むのが定石です。コピー機や複合機は、ほぼすべての企業が日常的に使用するインフラです。そのため、ここでの経費削減は一回限りの効果ではなく、将来にわたって利益を押し上げる力となります。効果的なコスト削減を実現するには、以下の4つのアプローチを自社の状況に合わせて検討することが重要です。
- 価格交渉と相見積もりによる調達コストの最適化
- カラー印刷の抑制(モノクロ印刷の徹底)
- 印刷枚数そのものの抑制(ペーパーレス化の推進)
- マネージド・プリント・サービス(MPS)による管理コストの削減
2. 価格交渉・相見積もり
現在の費用を「見える化」し、月間印刷枚数に基づく市場相場と照らし合わせて相見積もりを取ることが、適正価格獲得の最短ルートです。コピー機・複合機のコスト削減において、企業の規模や実際の利用状況に合わせた機器に切り替えることは、最も劇的な効果をもたらす手法の一つです。
まずは、現在の費用状況を「見える化」することから始めましょう。コピー機の適正価格は、月間の印刷枚数(ボリューム)や導入台数によって大きく異なります。自社の特徴を正確に把握せずにリプレース(入れ替え)を行うと、市場価格から乖離した割高な契約を結んでしまう恐れがあります。契約更新の際には必ず相見積もりを取り、最新の市場相場に基づいた価格交渉を行いましょう。
また、複数のベンダーからバラバラに導入している場合は、発注先を1社に集約することをおすすめします。「規模の経済」が働くことで大幅なディスカウントを引き出しやすくなるだけでなく、購買手続きや窓口が一本化されるため、担当者の業務負担(目に見えない人件費)も軽減されるという大きなメリットがあります。
3. カラー印刷の抑制(モノクロ印刷)
カラー印刷はモノクロの5〜10倍のコストがかかる(例:カラー14円 vs モノクロ1.95円)ため、「社内用はモノクロ・対外用のみカラー」の基準を導入するだけで即効的な削減が可能です。一般的に、カラー印刷はモノクロ印刷に比べて5倍から10倍ものコストがかかります。したがって、カラー印刷を抑制することは即効性のあるコスト削減策となります。
具体的には、まず部門別の印刷状況を可視化し、現状を正確に把握します。その上で「社内用資料は原則モノクロ」「対外資料のみカラー可」といった明確な統一基準を設定します。重要なのは、設定した基準を遵守しているか継続的にモニタリングすることです。基準を大きく上回る部門への指導を徹底することで、着実な削減が可能になります。
ただし、過度な制限は現場に窮屈な思いをさせ、不満を招く可能性もあるため、運用の目的を全社で共有し、理解を得ることが成功のポイントです。
4. 印刷枚数の抑制(ペーパーレス化)
ペーパーレス化は「社内資料 → 営業資料 → 帳票・保存文書」の順に難易度が上がるため、難易度の低い社内資料から段階的に進めるのが現実的な王道です。「働き方改革」やDX(デジタルトランスフォーメーション)が進む中、ペーパーレス化は避けて通れないテーマです。紙の使用量そのものを減らせば、用紙代・印刷代の両面を大幅に削減できます。しかし、ペーパーレス化は対象とする文書の種類によって難易度が変わります。
- ・社内資料のデータ化: 難易度が低く、着手しやすい領域です。情報のデジタル共有(PDF化)によりアクセス時間が短縮され、作業効率も向上します。
- ・営業資料の電子化: タブレットやモニターでのプレゼンテーションが定着した今、大量の重い書類を持ち歩く必要はなくなりました。必要に応じて外出先のコンビニ等で出力する「ユビキタスプリント」を併用すれば、機動力も高まります。
- ・帳票・保存文書の電子化: 電子帳簿保存法等の法規制に対応する必要があり、スキャン・OCR(文字認識)化や検索性の確保など、管理体制の構築が必要です。切り替えの難易度は高いですが、一度構築すれば保管スペースやファイリング工数を劇的に削減できます。
まずは社内資料から着手し、徐々に社外資料や帳票類へと拡張していくプロセスが現実的です。
5. マネージド・プリント・サービス(MPS)
MPSは「目に見えるコスト」だけでなく「目に見えない管理工数(調達・保守管理・消耗品手配・トラブル対応)」までを丸ごとアウトソースすることで、TCO全体を最適化する手法です。MPS(Managed Print Service)とは、オフィスにおける印刷環境の運用管理を、機器メーカーや専門ベンダーへアウトソーシングする仕組みです。一定以上の規模で複合機を使用している企業にとって、極めて強力なコスト削減手法となります。
MPSの真の価値は、トナーや用紙代といった「目に見えるコスト」だけでなく、以下のような「目に見えない間接コスト」を洗い出し、改善することにあります。
- 機器の調達計画、導入・廃棄の手配にかかる工数
- 複雑な保守契約の管理業務
- 消耗品の発注・在庫管理に関わる人件費
- トラブル・故障発生時の対応業務
- 機器の設置スペースにかかる賃料コスト
メーカー各社(富士フイルム、リコー、キヤノン、シャープ等)はこのサービスを通じて、オフィス全体の出力環境を分析し、最適な配置や運用方法を永続的に支援します。目に見えない管理工数を削減することで、本来のメイン業務にリソースを集中させることができ、さらには消費電力や紙の無駄を省くことで環境負荷の低減(サステナビリティ)にも貢献します。
※コストの内訳を正しく把握することが、真の削減への第一歩です。
コピー機・複合機のコスト削減に関するよくある質問(FAQ)
Q1. カウンター料金の引き下げ交渉は可能ですか?何を準備すれば良いですか?
可能です。準備すべきものは3点。(1)過去6〜12ヶ月の印刷枚数実績(カラー/モノクロ別)、(2)他社の相見積もり(同等スペック機種、同条件で取得)、(3)現契約の残期間・契約条件書。例えばカラー@14円・モノクロ@1.95円が一般的な水準ですが、月間カラー1,500枚+モノクロ3,000枚など印刷量が一定以上ある場合、さらに引き下げ余地があります。サガスでも現状診断と引き下げ提案を承っています。
Q2. カラー印刷とモノクロ印刷の単価相場はいくらですか?
業務用A3カラー複合機の標準的なカウンター料金は、カラー1枚あたり14円・モノクロ1枚あたり1.95円が現在の一般的な目安です(2026年時点)。月間印刷量が多い企業はさらに有利な単価交渉が可能で、月間カラー2,000枚以上・モノクロ5,000枚以上の規模なら、カラー10円・モノクロ1.5円程度まで下げられるケースもあります。逆に、月間印刷量が少なすぎる場合は「カウンター料金不要・定額のみ」のプランの方が安くなることもあるため、自社の実印刷量を必ず把握してから契約してください。
Q3. ペーパーレス化を始めるとき、最初の一歩は何をすべきですか?
「会議の配布資料」を即日デジタル化するのが最も効果が出やすい入口です。具体的なステップは(1)会議招集時に「印刷不要、スクリーン投影で実施」とルール化、(2)PDFを事前にクラウド共有(Google DriveやSharePointなど)、(3)出席者は手元のノートPCまたはタブレットで閲覧。月10回の会議×参加5名×20ページ=月1,000枚の削減になります。社内に「印刷しないことに違和感がない」文化を作ることが、その後の本格的なペーパーレス化の土台になります。
Q4. MPS(マネージド・プリント・サービス)を導入する目安はどんな規模からですか?ROIはどう試算する?
目安は複合機5台以上・拠点2ヶ所以上を持つ企業から。それ未満の規模なら、自社運用の方が小回りが利き、MPSの管理費用がかえって割高になるケースがあります。ROI試算の例:複合機10台、年間消耗品手配・トラブル対応に総務担当者が月20時間×時給2,500円×12ヶ月=年60万円の人件費を投下している企業の場合、MPS導入で総務工数がほぼゼロになり、年50万円程度の純粋なコスト削減と稼働率向上が見込めます。
Q5. 同業他社のコスト水準を知るには、どうすれば良いですか?
3つの方法があります。(1)業界団体の調査レポート:JBMIA(ビジネス機械・情報システム産業協会)などが発行する印刷コスト調査資料。(2)同規模他社へのヒアリング:商工会議所の交流会等で同業者と情報交換。(3)販売店からの市場相場ヒアリング:同業界の他社事例を多数扱う販売店なら、業界相場感を提供できます。サガスでも業界別・規模別の相場目安を、商談時にご共有しています。
Q6. 古い複合機を維持するのと、新機種に入れ替えるのと、結局どちらが安いですか?
判断基準は3つ。(1)修理頻度:年4回以上の故障があるなら、ダウンタイムによる業務損失で新機種にすべき。(2)使用年数:5年を超えた機種は部品保有期限切れリスクと省エネ性能の劣後で入れ替えメリット大。(3)カウンター料金:現契約が市場相場(カラー14円・モノクロ1.95円)を上回っている場合、新機種でリース料は微増しても総額で下がるケースが多い。「現行リース15,000円→9,200円・カウンター単価据置」のような提案が出てくる場合は、確実に乗り換えメリットがあります。
