- 保育園・幼稚園の複合機は、職員室のようなところに置くことが多いのですが、なぜか厳しい条件の場所に置かれるケースが多いです。本来は給紙デスクやキャスター台を付けておくような機種を、床に直置きしたい、といったご要望です。
- 使い方は教材のコピーなどが多く、複雑な機能はあまり使わないように見受けられます。
- 園によって印刷枚数はかなり違い、外注の印刷業者を上手に使っているところもあります。自分たちの業務スタイルを踏まえた機種選びが必要で、実際にはエントリーモデルで済ませているところのほうが多いです。
保育園や幼稚園では、子どもたちの教材や、保護者へのおたより、園内の掲示物など、紙を使う場面がたくさんあります。そのため、職員室に複合機を置いている園も多いでしょう。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種に複合機を納めてきました。保育園や幼稚園の場合、置き場所の条件と、園ごとの業務スタイルの違いが、複合機選びの大きなポイントになると感じています。 このコラムでは、保育園・幼稚園で複合機を選ぶときに考えておきたいことをお伝えします。
1. 置き場所が、厳しい条件になりがち
保育園や幼稚園の複合機は、おそらく職員室のようなところに置くのだと思いますが、けっこう厳しい条件の場所に置かれるケースが、なぜか多いです。 職員室は、先生方の机や教材、子どもたちの作品、行事の道具などで、いつもいっぱいです。複合機のために広い場所を空けるのは難しく、すき間のような場所に置くことになりがちです。
置き場所が狭かったり、使いにくい場所だったりすると、用紙の補充や紙詰まりの対応がしにくくなります。複合機を選ぶ前に、まずどこに置くのかを決めて、その場所の広さを測っておきましょう。狭い場所に合う機種の考え方は狭いオフィスに合う複合機とは?でご説明しています。
2. 床に直置きしたい、というご要望
本来は給紙デスクやキャスター台を付けておくような場所に、床に直置きしたい、といったご要望もあります。 複合機の中には、本体の下に給紙デスク(用紙のトレイを増やす台)やキャスター台を付けて使うことを前提にした機種があります。こうした台には、複合機を使いやすい高さにしたり、動かしやすくしたりする役割があります。
床に直接置くと、操作パネルや用紙のトレイの位置が低くなり、毎日の操作や用紙の補充がしにくくなることがあります。また、床に近いと、ほこりの影響も受けやすくなります。置き場所の制約がある場合は、床に置いても無理なく使える大きさの機種を選ぶか、台を付けられる場所を確保するか、販売店と相談しながら決めるのがおすすめです。用紙の保管と湿気についてはコピー用紙の保管と湿気もご覧ください。
3. 教材のコピーが中心で、複雑な機能はあまり使わない
保育園や幼稚園では、教材系のコピーなどが多いように見受けられ、複雑な機能はあまり使用しない感じです。 ぬり絵や工作の型紙、プリントなど、子どもたちの教材をコピーする機会が多いのが特徴です。印刷の内容はシンプルで、両面や製本などの複雑な機能を使う場面はそれほど多くありません。
使わない機能がたくさん付いた高性能な機種を選ぶより、コピーが簡単にできて、使いやすい機種を選ぶほうが、園には合っています。先生方がすぐに操作できることも大切です。よく使う設定をワンタッチで呼び出せるようにする工夫は両面・集約を初期設定にして紙を減らすにはでご紹介しています。
4. 園によって印刷枚数が違う。外注を使う園も
けっこうお客様ごとに印刷枚数は異なります。外注の印刷業者を上手に利用しているところもあるようなので、自分たちの業務スタイルを踏まえた機種選びが必要かと思います。 園の規模や方針によって、印刷する量は大きく違います。毎日たくさんのプリントを刷る園もあれば、ほとんど刷らない園もあります。また、行事のパンフレットや卒園アルバム、たくさん配るおたよりなどは、印刷業者に頼んでいる園もあります。
園で刷るものと、外に頼むものを分けて考えると、園に置く複合機に必要な性能が見えてきます。印刷を外に出すか、園で刷るかの考え方はオンデマンド印刷とオフセット印刷の違いで、印刷の枚数から機種のクラスを考える方法は失敗しないコピー機の選び方とは?でまとめています。
5. エントリーモデルで済ませる園が多い
実際には、エントリーモデルで済ませているところのほうが多いです。 教材のコピーが中心で、複雑な機能はあまり使わず、たくさん刷るものは外注する。そうした使い方であれば、価格を抑えたエントリーモデルでも十分に役目を果たせます。
ただし、印刷の量が多い園や、カラーのおたよりを園で刷る園では、もう少し上のクラスが合うこともあります。園で刷る量と内容を整理してから、機種のクラスを決めましょう。カラー機とモノクロ機の選び方はカラー複合機とモノクロ複合機、どちらを選ぶ?でご説明しています。
結論: 業務スタイルに合わせて、置き場所と機種を選ぶ
保育園・幼稚園の複合機は、職員室の厳しい条件の場所に置かれがちです。床に直置きしたいといったご要望もありますが、使いやすさを考えて、置き場所と機種の大きさを販売店と一緒に決めましょう。
使い方は教材のコピーが中心で、複雑な機能はあまり使わない園が多く、実際にはエントリーモデルで済ませている園のほうが多いです。園で刷るものと外注するものを分けて、自分たちの業務スタイルに合った一台を選んでください。
保育園・幼稚園の複合機に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 保育園・幼稚園では、複合機をどんなことに使いますか?
教材系のコピーなどが多いように見受けられます。ぬり絵や工作の型紙、プリントなどのコピーが中心で、複雑な機能はあまり使わない園が多いです。
Q2. 複合機を床に直接置いても大丈夫ですか?
本来は給紙デスクやキャスター台を付けて使う機種もあります。床に直接置くと、操作パネルや用紙のトレイの位置が低くなって使いにくくなったり、ほこりの影響を受けやすくなったりすることがあるので、販売店と相談して機種や置き方を決めるのがおすすめです。
Q3. 保育園・幼稚園には、どのくらいの機種が向いていますか?
実際には、エントリーモデルで済ませている園のほうが多いです。ただ、園によって印刷枚数はかなり違うので、園で刷る量と内容を整理してから機種のクラスを決めましょう。
Q4. おたよりや行事のパンフレットも、園の複合機で刷るべきですか?
外注の印刷業者を上手に使っている園もあります。たくさん配るものや仕上がりにこだわるものは外注し、ふだんの教材のコピーは園の複合機で、と分けて考えると、必要な性能が見えてきます。
Q5. 機種を選ぶ前に、何を決めておけばいいですか?
まず、複合機をどこに置くかを決めて、その場所の広さを測っておきましょう。そのうえで、園で刷るものと外注するもの、使う機能を整理すると、業務スタイルに合った一台を選びやすくなります。
