失敗しないコピー機選びのポイントは、?月間印刷枚数に見合った「印刷速度」の選定、?保守契約（カウンター料金）の実態把握、?将来的な必要機能の洗い出しの3点に集約されます。車選びと同様に、オーバースペックでも不足でもない「自社にとっての最適解」を見極める方法を、専門店サガスのマネージャー井上が解説します。
コピー機と言っても、A4サイズ印刷のパーソナルユースの「家庭用」からＡ３サイズ印刷まで可能な「業務用機」まで、色々なメーカーから沢山でています。
ここではオフィスでご利用いただく業務用コピー機の選び方について説明します。
「家庭用」と「業務用機」の違いについてはこちらの
「家電量販店で売っている小型複合機と業務用複合機はどっちが得ですか？」をご覧ください。
1. あなたに最適なコピー機の選び方とは？
さて、皆さんはコピー機を選ぶ時に「とにかく安ければ良いんだ」と思ったりはしていませんか？
当然ながら、コピー機/複合機は安いものには安い理由があるものです。安いと言うだけで決めてしまうと後々思わぬ出費がかさんり、求めていた性能ではなく結局はコピー機を短期間で買い換えなくてはならなかったりしてしまいます。
一度導入すると簡単には買い替えも難しいでしょう。
とくにリースで導入した場合はたいてい5年〜6年間、月額料金を払い続ける事になります。
ご予算も大事ですが、オフィスでどういう使い方をするのか。１日に何枚くらい印刷するのか。
などの利用状況をしっかり把握して、お仕事に最適なコピー機を見つけましょう。
そう言われても何を基準に、どう選んでよいのかわかりませんよね？
雑にネットで検索して「コピー機人気ランキング！」といった記事も見かけますが、必ずしもその情報があなたに最適なコピー機選びと同じかどうかは定かでありません。
安心してください！最適なコピー機選びのノウハウをサガスがお教えします。
是非、最後までお付き合いください。
2. 失敗しないコピー機の選び方
3. コピー機を導入するにはどんな費用がかかるのか。
コピー機を導入する時は本体の導入価格の費用がかかり、それとは別にオフィスで快適にご利用いただく為の保守の加入が必須となり、これには後から「保守料金」がかかります。
保守の形態にもよりますが一般的な「カウンター保守」の場合は毎月保守料金が請求されます。
「カウンター保守」の詳細はこちら
「カウンター保守とは何ですか？」を御覧ください。
コピー機を一括支払いで購入してもリースで導入しても、支払うのはコピー機本体の価格のみです。
この他に保守料金がかかり、毎月保守サービス会社またはメーカーより請求されますのでコピー機を導入した場合の月々のランニングコストは
リース料金(本体金額)※＋保守料金＝コピー機のランニングコスト（リースで導入した場合）
となります。 ※一括支払い場合はかかりません。
よく勘違いされるのですが、リースで導入すると、リース料金のなかに保守料金も含んでいると思われている方が多くいます。
カウンター保守の場合、リース料金はリース会社から。保守料金はメーカーまたは保守業者から別途で請求されます。
4. コピー機選びの要、「印刷枚数」と「印刷速度」とは？
「要」としたのは、ここさえ間違えなければコピー機の機能に不満が出ても後からオプションの追加で、たいてい何とかなるからです。その「要」とは「印刷速度」です。
印刷速度はどうにもなりません。最初に必ず検証すべきポイントです。
印刷速度に不満がでて「耐えられない！」となってしまったら本体を入れ替えるしかありません。
まずは、「あなたの用途に合わせた最適な印刷速度のコピー機を選ぶ。」という事です。
コピー機は印刷速度が速くなればなるほど高額になりますが、そのコストを惜しんで遅い機械を選んでしまい、効率が悪くて後悔することもあります。
または、高性能過ぎるモデルを導入して無駄な出費をしてしまうケースもあります。
まず適正な印刷速度を割り出すために、あなたの「印刷枚数」を確認しましょう。必要な印刷速度は比例します。
あなたの「月間印刷枚数」をしっかり把握して、お仕事に見合ったコピー機を選びましょう。
それでは具体的な月間印刷枚数の算出方法を説明していきます。
「月間印刷枚数」＝１日の印刷枚数×稼働日数となります。
１日の印刷枚数とはコピー・プリンタ・受信ＦＡＸ出力の合計枚数です。
紙に出力した枚数すべての事ですね。
この印刷枚数から、あなたのお仕事に適した複合機が導き出せます。
例えば・・・
１ヶ月２５日稼働するとしますと、１日の印刷枚数が１００枚の場合
１００枚×２５日で月間印刷枚数は２５００枚となります。
次に枚数に見合うコピー機の印刷速度の目安についてお話します。
月間印刷枚数５００枚以下の場合
印刷スピード２０枚〜２５枚位の低中速機がおすすめです。最新の人気機種ではSHARP BP-22C20などがこのクラスの最適解です。
月間印刷枚数５００〜２０００枚以下の場合
印刷スピード２６枚〜３０枚位の中速機がおすすめです。
月間印刷枚数２０００〜３０００枚以下の場合
印刷スピード３１枚〜３５枚位の中高速機がおすすめです。
月間印刷枚数３０００〜５０００枚以下の場合
印刷スピード３６枚〜４０枚位の高速機がおすすめです。
月間印刷枚数５０００枚以上の場合
印刷スピード４１枚以上の高速機がおすすめです。
すでにコピー機をご利用でしたらコピー機の型番から印刷スピードを知ることが出来ます。
《シャープの場合》
例)BP-22C20
こちらはカラーモノクロ共に20枚スピードとなります。
数字4桁（または2桁）の部分が印刷スピードを表します。
《キヤノンの場合》
例)iR-ADVC5540C
こちらはカラーモノクロ共に40枚スピードとなります。
数字4桁の下2桁が印刷スピードとなります。
《リコーの場合》
例)MPC3004SPF
こちらはカラーモノクロ共に30枚スピードとなります。
数字4桁の頭2桁が印刷スピードとなります。
ご自身が印刷する月間の枚数を基準にして、もっと速いコピー機が良いのか、またはここまで速くなくても十分なのか、新たに導入するコピー機の最適な印刷速度を知ることが出来ます。
性能が足りないコピー機に入れ替えることもなければ、セールスマンに高価なコピー機を勧められても必要か否か、の判断が付くのではないでしょうか？「うちは月間印刷枚数５００枚だから、こんな毎分５０枚印刷の高価なコピー機はいらないよ」と断れますね！
5. コピー機選びの際に把握しておくべき「必要な機能」とは？
最近のコピー機は基本的に「コピー機能」・「FAX送受信機能」・「プリント機能」・「スキャナー読み取り機能」や拡大・縮小・両面印刷など、オフィスで必要な機能は備わっています。
ただし、どんなお仕事の条件にも問題なく使える訳ではありません。
「使えると思っていた機能がない・・・」「できるのが当たり前だと思っていた」など導入後に「うちのオフィスでは使い物にならない・・・」となってしまわない様にできる限りお仕事(業務)でどの様に使うのか、必要な機能・将来的に使ってみたい機能などを販売店に相談して後悔しないコピー機を選んでください。
お客様からの要望が多い機能はこちら
- ホチキス止め・製本機能がほしい。
- コピー機の液晶パネルで受信FAXが見たい。(紙に印刷したくない)
- 受信FAXをパソコンやメールに転送したい。(紙に印刷したくない)
- Mac OSで綺麗にプリントしたい。
- パソコンとは無線LANで繋げたい。
中・高速機の場合は、たいてい後からオプションで上記の機能を付けることが可能ですが、オプションだけでの購入は割高で、取付費用も掛かってしまいます。オプションでも欲しい機能が予めわかっているのでしたら、導入時に付けたほうが断然オトクになります。
6. 保守サービスの質・内容を確認する
コピー機の選定の次に大事なのが保守サービスの質・内容です。保守料金は、コピー機のメーカーや機種、保守サービス会社によって条件や料金が様々です。
保守サービスの質・内容を選ぶという事は、販売店を選ぶという事になります。保守契約は本体購入と同じ販売店を通して契約するからです。Ａ社でコピー機を購入して、Ｂ社で保守契約を締結すると言う事は出来ないのです。
保守サービスを行う会社(業者)は大きく分けて２種類あり、メーカーのサービスマンが行う「メーカーサービス」とメーカーの認定を受けた販売店のサービスマンが行う「自社サービス」があります。基本どちらもサービス内容に大きな差はありませんが、細かなところで「差」があります。この「差」がコピー機を導入する上であなたにとっては「大きな差」になります。
保守の内容を確認する際は、以下の項目をチェックしましょう。
- (1) 月々の基本料金（印刷しなくてもかかる費用）
- (2) カウンター単価（1枚あたりの印刷費用）
- (3) サービスマンの対応時間・曜日（休日対応の有無など）
- (4) 保守可能地域（事務所移転時などの対応可否）
7. 良く分かる！！カウンター保守料金請求書の見かた
複合機の中にはカウンターメーターが備わっていて印刷で出力した枚数をカウントしています。車で言うなら走行距離メーターになりますね。
明細書の見かたのポイント：
基本的には前回の検針数値と今回の数値を比較して、その差分が「今回印刷した枚数」となります。そこからミスコピー分などを数％控除（割引）したものが、最終的な請求枚数となります。
注意点として、カウンター保守契約には通常感光体ドラムユニット（車のエンジンに相当）が含まれます。契約中は無償交換されますが、解約時には回収されるのが一般的です。コピー機を使い続けるには、保守契約を継続するか、新しい機種への入れ替えが必要になるという仕組みを覚えておきましょう。
8. コピー機の相場教えます！
印刷速度と月間印刷枚数、リース料金の相場目安です。高スペックな機種ほどリース料金は上がりますが、その分1枚あたりの「カウンター単価」は安くなる傾向にあります。
| 機種ランク | 低速機 | 低中速機 | 中速機 | 中高速機 | 高速機 |
| 推奨枚数 | 500枚以下 | 〜2,000枚 | 〜3,000枚 | 〜5,000枚 | 5,000枚以上 |
| リース相場 | 6,000円〜 | 8,000円〜 | 10,000円〜 | 15,000円〜 | 20,000円〜 |
※当社調べの市場平均。カウンター単価も、枚数が多いほど安く設定されます。
9. あなたに最適なコピー機の選び方の・まとめ
1. 月間印刷枚数を把握する（不明なら500枚と想定）。
2. 必要な機能（FAX転送やMac対応等）を明確にする。
3. 保守サービスの詳細と対応地域を確認する。
4. 契約内容（リース期間や総コスト）を納得いくまでチェックする。
コピー機は、あなたのお仕事をサポートしてくれる大切なパートナーです。ネットのランキングだけで判断せず、ぜひ専門店の「サガス」にご相談ください。あなたのビジネスを最大化する一台を、誠実にご提案させていただきます。
