学習塾の複合機選び｜講習期の印刷ピークに耐える機種と、トナー切れを防ぐ準備

1. 塾の複合機は、教材のコピーとプリントが中心

学習塾では、規模にもよりますが、教材のコピーが多く、次いでプリントアウトがよく使われます。そして、講習などの時期に印刷が集中するのが大きな特徴です。 塾の複合機の主な仕事は、生徒に配る教材やプリントを用意することです。テキストの一部をコピーしたり、講師が作った問題をパソコンから印刷したりと、毎日のように使われます。

そして、夏期講習や冬期講習の前になると、印刷の量が一気に増えます。ふだんの何倍もの教材を短い期間で用意しなければならないため、複合機にかかる負担も大きくなります。実際、こうした繁忙期には、私たちへの保守のご連絡も多くなります。教育の現場での複合機の活用については教育現場とコピー機もあわせてご覧ください。

2. 機種は、繁忙期の印刷量で選ぶ

塾の複合機を選ぶときは、ふだんの印刷量ではなく、繁忙期にどのくらい印刷するかを基準にしてください。いちばん忙しい時期にも耐えられる機種を選ぶことが大切です。 私たちが塾のお客様に印刷量を伺うときは、繁忙期にどのくらい印刷するかを必ずお聞きし、それに合わせて機種を選びます。ふだんの月の印刷量だけで選ぶと、講習の前に処理が追いつかなくなったり、機械に無理がかかって故障しやすくなったりするからです。

ふだんの量には少し余裕がありすぎるように見えても、繁忙期にも耐えられる機種を選んでおくほうが、結果的に安心です。印刷量から機種を考える方法はコピー機の選び方でご説明しています。

3. 講習前のトナー切れを防ぐ、予備の準備

繁忙期によくあるのが、トナー切れです。トナーを自分で注文するタイプの契約では、講習の前に必ず予備を注文しておいてください。タイミングによっては、翌日に届けるのが難しいこともあります。 講習の前に教材を一気に印刷していると、トナーもいつもより早く減ります。そして、いちばん忙しいときにトナーが切れてしまう。これが、塾でとても多いトラブルです。

保守の契約の形によって、トナーの手に入れ方は違います。

• カウンター料金の契約:トナーは契約に含まれていて、少なくとも1本は予備をお客様の手元に置いていることが多い形です。
• トナーを自分で注文する契約:年間保守の契約など、トナーをお客様が注文して手に入れる形です。この場合は、講習の前に必ず予備のトナーを注文しておくようおすすめしています。

トナーを注文しても、タイミングによっては翌日に届けるのが難しいことがあります。講習の直前に切れてから注文したのでは、間に合わないこともあるのです。実際、予備のトナーをめぐっては、お客様から「すぐ届かないのか」というお声をいただくことがときどきあります。講習の予定が決まったら、トナーの予備も一緒に準備する習慣をつけておくと安心です。トナーの種類については業務用トナーの種類でご説明しています。

4. 裏紙は使わない。細かい文字はテスト印刷を

紙の節約のために裏紙を使いたくなりますが、紙詰まりの原因になることがあるため、使わないようお話しすることがあります。また、細かい文字の教材や図は、導入前に実際にテスト印刷をして確かめるのがおすすめです。

裏紙は、紙詰まりの原因になる

印刷した紙の裏側をもう一度使う「裏紙」は、紙の節約になるように思えます。ただ、一度印刷した紙は、熱で反りやしわが出ていることがあり、紙詰まりの原因になります。忙しい時期に紙詰まりで止まってしまっては、節約した分以上に損をしかねません。紙の扱い方の基本は用紙のサイズ・厚さ・種類の基礎知識でご説明しています。

細かい文字や図は、テスト印刷で確かめる

教材には、小さな文字の問題文や、細かい線の図形、地図や図表などが多く含まれます。こうした印刷物は、機種によって見え方が変わることがあります。細かい文字の教材や図面などは、導入の前に実際のデータでテスト印刷をご依頼いただくこともあります。生徒が読みにくい教材にならないよう、事前に確かめておくと安心です。

5. 予算を抑えすぎると、後の祭りになる

塾では、複合機が止まったときの影響がとても大きいため、保守体制のしっかりした機種をおすすめしています。導入の予算を抑えることを優先しすぎると、止まったときに困ることになります。 授業で配る教材が印刷できなければ、授業そのものに影響します。そのため、私たちは塾のお客様に、保守体制のしっかりした機種をおすすめしています。

ところが、個人で経営されている塾などでは、導入の予算を抑えることが先に立ちすぎてしまうことがあります。印刷量に見合わない機種を選んでしまったり、保守契約を断られたりするケースです。そして、実際に機械が止まったときに困ってしまい、お声をいただくこともあります。けれども、止まってからでは後の祭りです。

初期の費用を抑えたい気持ちはよく分かります。ただ、教材を印刷できない一日の損失を考えると、印刷量に見合った機種と保守には、しっかり投資していただきたいと考えています。保守の選び方は複合機のアフターサービスでご説明しています。

6. 学習塾の複合機選び、チェックリスト

• 繁忙期の印刷量:講習の前など、いちばん忙しい時期にどのくらい印刷するか。それに耐えられる機種か。
• トナーの手に入れ方:契約に含まれるか、自分で注文するか。自分で注文するなら、講習前の予備を準備したか。
• 用紙:裏紙を使わず、機械に合った紙を使っているか。
• 印刷の細かさ:小さな文字や細かい図が、きれいに出るか。テスト印刷で確かめたか。
• 保守体制:止まったときにすぐ対応してもらえるか。保守契約を結んでいるか。

結論: いちばん忙しい日に止まらない一台を

学習塾の複合機は、ふだんは落ち着いていても、講習の前に一気に忙しくなります。そして、トラブルは決まってその時期に起きます。だからこそ、繁忙期の印刷量に耐えられる機種を選び、講習の前にはトナーの予備を準備しておくことが大切です。

裏紙は使わず、細かい教材はテスト印刷で確かめる。そして、予算を抑えすぎず、保守体制のしっかりした機種に投資する。いちばん忙しい日に止まらない一台を選ぶことが、生徒の授業を守ることにつながります。