不動産管理会社の複合機選び｜配布物と宛名シールの印刷が多い

1. 配布物と、住民の方の書類のコピーが多い

管理会社系では、配布物の印刷が多いです。そして、住民の方の書類のコピーですね。 管理している建物の住民の方へのお知らせや、管理組合の資料など、同じ書類をたくさん刷って配る機会が多くあります。住民の方から預かった書類をコピーすることも、日常の仕事のひとつです。

住民の方の書類には、個人の情報が含まれていることもあります。コピーしたあとの原稿の取り忘れや、複合機に残るデータの扱いにも気をつけたいところです。個人情報と複合機の関係は個人情報保護法で複合機に求められる対策とは?でご説明しています。

2. 宛名シールは、厚さの確認と手差しトレイで

配布物の宛名シール(ラベルシール)の印刷もあります。あまりに厚さのある用紙は紙詰まりの原因になるので、事前に確認したいです。そして、給紙トレイではなく手差しトレイで印刷するように、などをお伝えしています。 ラベルシールは、台紙とシールが重なっているぶん、ふつうのコピー用紙より厚くなります。複合機にはそれぞれ使える用紙の厚さが決まっていて、それを超える用紙は紙詰まりのもとになります。

使う予定のラベルシールが、その機種で使える厚さかどうかを、導入の前に確かめておきましょう。そして、刷るときは、ふつうの給紙トレイではなく手差しトレイからにしましょう。紙詰まりが続くときの原因と対策は複合機の紙詰まりが何度も起きる原因と対策でまとめています。

3. 封筒に直接刷るなら、実際の封筒でテストを

もし封筒への直接の宛名印刷などがある場合は、実際に使う封筒をメーカーなどでテストプリントしたほうがいいです。薄めの封筒は紙詰まりにつながりやすいので。ツルツルした封筒なんかは、搬送がうまくいかないこともあります。 シールを貼るのではなく、封筒に直接宛名を刷りたい、というご要望もあります。ただ、封筒は紙が重なっていたり、のり付けの部分があったりと、ふつうの用紙より扱いが難しいものです。

• 薄めの封筒:機械の中でよれやすく、紙詰まりにつながりやすい
• ツルツルした封筒:ローラーがうまくつかめず、搬送がうまくいかないことがある

カタログに「封筒に印刷できる」と書かれていても、実際に使う封筒でうまく刷れるかどうかは別の話です。導入の前に、メーカーなどで実物の封筒を使ったテストプリントをしておくと安心です。

4. メーカーや機種で特徴がある。だから事前のテスト

このあたりは、メーカーや機種で特徴もあるので、事前のテストを。 厚い用紙や封筒をどこまでうまく刷れるかは、メーカーや機種によって違います。ある機種ではうまくいった封筒が、別の機種では詰まってしまう、ということもあります。

だからこそ、ラベルシールや封筒をよく使う管理会社では、使う用紙を決めてから、それに合う機種を選ぶのがおすすめです。導入の前にテストをするときのポイントは複合機のデモ・ショールームで必ず試すべき7項目で、ラベルや伝票など厚めの用紙を使う例は小売店・アパレルの複合機選びでもご紹介しています。

5. 設備工事の図面の印刷も多い

管理会社では、設備工事の図面の印刷も多いようです。電気配線や水道、ガス関係など。 建物の設備の点検や修理、工事のたびに、電気の配線図や、水道・ガスの配管の図面を刷って確認したり、業者さんと共有したりします。

図面には細い線や小さな文字が多いので、細かいところまで読みやすく刷れるかも、機種を選ぶときに確かめておきたいところです。図面をA3で刷ることが多いなら、A3に対応した機種を選びましょう。A3が必要かどうかの考え方は複合機はA4機で足りる?でまとめています。

結論: 刷る紙を確かめてから、機種を選ぶ

不動産管理会社・マンション管理会社では、配布物と宛名シールの印刷、住民の方の書類のコピー、そして設備工事の図面の印刷が多くあります。

ラベルシールは厚さを確かめて手差しトレイで。封筒に直接刷るなら、実際の封筒でテストプリントを。メーカーや機種で得意・不得意があるので、使う紙を決めてから、それに合う一台を選びましょう。