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- 人材派遣・人材紹介会社では、契約書や勤怠表などの書類に加えて、スタッフさんへの配布物の印刷もあります。そして、履歴書のスキャンがたしかに多いようです。
- サーバーとの連携を求められることもあり、内部システムとしっかり組む場合は、担当エンジニアさんとの事前の打ち合わせが必要です。
- 機種へのこだわりはそれほど強くありません。それより、データフォーマットの統一、連動するのはどのサーバーか、クラウドを使う場合は複合機が直接連動できるかの確認が大切です。
人材派遣・人材紹介会社の複合機選び｜履歴書のスキャンが多い
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登録に来られた方の履歴書、派遣先との契約書、スタッフさんの勤怠表、そして配布物。人材派遣・人材紹介会社では、人にまつわるたくさんの書類が行き来します。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種に複合機を納めてきました。人材派遣・人材紹介会社のご相談で感じるのは、複合機の機種より、スキャンしたデータをどう扱うかが大切になる業種だということです。 このコラムでは、人材派遣・人材紹介会社で複合機を選ぶときに大切にしたいことを、スキャンとシステム連携を中心にお伝えします。
1. 書類に配布物、そして履歴書のスキャン
人材派遣・人材紹介会社では、契約書や勤怠表などの書類のほかに、配布物があったりします。スタッフさんに配るものだと思います。そして、履歴書のスキャンはたしかに多いようです。 スタッフさんへのお知らせや案内など、配布するための印刷がある一方で、紙で受け取った履歴書をデータにする作業もたくさんあります。
つまり、人材派遣・人材紹介会社の複合機は、「刷る機器」であると同時に「読み取る機器」でもあります。とくにスキャンは、その後のデータの扱いまで含めて考えておく必要があります。複合機が「入力する機器」としての役割を強めている話はペーパーレスでも複合機は必要?でご紹介しています。
2. 内部システムと組むなら、担当エンジニアと事前の打ち合わせを
サーバーとの連携を求められたこともあります。結構、内部システムとしっかり組むこともあるので、その場合は担当のエンジニアさんとの事前の打ち合わせが必要です。 スキャンした履歴書を、社内の管理システムやサーバーに取り込んで使いたい、というご要望があります。こうした場合、複合機の設定だけで完結するのではなく、社内のシステムとどうつなぐかを決めておかなければなりません。
社内のシステムを担当されているエンジニアの方がいらっしゃる場合は、設置の前に打ち合わせをして、複合機からどこへ、どんな形でデータを送るかを決めていきます。設置の日になってから決めようとすると、つながらない、思った形で取り込めない、といったことになりかねません。
3. 機種より、データフォーマットの統一
機種へのこだわりは、それほど強くありません。ただ、データフォーマットの統一は確認しておきたいところです。 人材派遣・人材紹介会社のご相談では、「どのメーカーのどの機種がいいか」より、スキャンしたデータをどんな形式で保存するかのほうが大切になることが多いです。
ファイルの形式や解像度、ファイル名の付け方などがばらばらだと、システムに取り込むときに手間がかかったり、あとから探しにくくなったりします。どの形式にそろえるかを最初に決めておくと、その後の運用が楽になります。スキャンの解像度と形式の選び方は複合機のスキャンの解像度と形式はどう選ぶ?で、検索できるPDFにする方法はスキャンした書類を検索できるPDFにするにはでご紹介しています。
4. 連動するサーバーと、クラウドへの直接連動の確認
あわせて、連動するのはどのサーバーか、クラウドを利用する場合は複合機が直接連動できるのか、の確認があります。 スキャンしたデータの送り先が社内のサーバーなのか、クラウドのサービスなのかで、複合機の設定のしかたは変わります。社内のサーバーなら、どのサーバーのどこに保存するかを決めておきます。
クラウドのサービスを使う場合は、複合機からそのサービスへ直接データを送れるかを確かめておく必要があります。直接つながらない場合は、いったんパソコンやサーバーを経由するなど、別の方法を考えることになります。共有フォルダへのスキャンで起きやすいトラブルと、影響を受けにくい保存方法は共有フォルダにスキャンできなくなった原因でまとめています。
5. 個人情報と、拠点・移転の多さにも備えて
人材派遣・人材紹介会社では、登録者の個人情報を扱うことや、拠点が多い、移転が多いといったことも特徴です。 履歴書には、たくさんの個人情報が書かれています。スキャンしたデータの保存先だけでなく、複合機の中に残るデータの扱いにも気をつけたいところです。個人情報と複合機の関係は個人情報保護法で複合機に求められる対策とは?でご説明しています。
また、拠点が多い会社では、どの拠点でも同じ形でスキャンしたデータを扱えるようにしておくと、管理がしやすくなります。移転のときは、新しい場所でもサーバーやシステムとのつながりを設定し直す必要があります。移転のときの手順はオフィス移転で複合機を移設する手順と費用の考え方をご覧ください。
結論: データの行き先を決めてから、機種を選ぶ
人材派遣・人材紹介会社の複合機は、配布物を刷る一方で、履歴書のスキャンが多いのが特徴です。社内のシステムやサーバーと組むなら、担当エンジニアさんとの事前の打ち合わせが欠かせません。
機種へのこだわりより、データフォーマットの統一、連動するサーバー、クラウドへの直接連動の確認を先に。データの行き先と形が決まれば、それに合う機種はおのずと見えてきます。
人材派遣・人材紹介会社の複合機に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 人材派遣・人材紹介会社の複合機は、何を重視して選べばいいですか?
履歴書のスキャンが多いので、機種より、スキャンしたデータをどんな形式で、どこへ送るかを重視するのがおすすめです。データフォーマットの統一や、連動するサーバー、クラウドへの直接連動を先に確かめましょう。
Q2. スキャンした履歴書を、社内のシステムに取り込めますか?
できる場合があります。内部システムとしっかり組むこともあるので、その場合は社内のシステムを担当されているエンジニアの方と、設置の前に打ち合わせをして、どこへどんな形でデータを送るかを決めていきます。
Q3. どのメーカーの複合機がいいですか?
人材派遣・人材紹介会社では、機種へのこだわりはそれほど強くないことが多いです。それより、スキャンしたデータの形式をそろえることや、サーバーやクラウドと連動できるかを確かめることが大切です。
Q4. クラウドのサービスに、複合機から直接スキャンできますか?
サービスと機種の組み合わせによります。複合機からそのサービスへ直接データを送れるかを、導入の前に確かめておきましょう。直接つながらない場合は、パソコンやサーバーを経由するなど、別の方法を考えます。
Q5. スキャンしたデータの形式は、何をそろえればいいですか?
ファイルの形式や解像度、ファイル名の付け方などをそろえておくと、システムに取り込みやすく、あとから探しやすくなります。どの形式にそろえるかを、最初に決めておくのがおすすめです。
