訪問介護・訪問看護の事業所の複合機選び

1. 事務所に人がいないから、FAX転送

訪問介護・訪問看護の事業所では、事務所に人がいないことが多いので、FAX転送などは結構聞かれます。 スタッフの皆さんが訪問に出ているあいだ、事務所が空になることは珍しくありません。その間に届いたFAXは、誰かが戻るまで確認できないままになってしまいます。

そこで、届いたFAXをデータにして、メールやクラウドへ転送する設定がよく使われます。外出先でもスマートフォンなどで内容を確かめられるので、急ぎの連絡にも気づきやすくなります。転送の設定で気をつけたいことは夜間・休日のFAX転送が保存されていなかったでまとめています。転送先のパソコンの電源が切れていて保存されなかった、という例もあるので、ぜひあわせてご覧ください。

2. 保存しておく書類は、スキャンしてデータに

保存しておかなくてはならない書類が多いのか、スキャンしたものなどをどう保存するか、というご相談があります。 訪問の記録や報告書、利用者さんに関する書類など、事業所には取っておく書類がたくさんあります。紙のまま保管していると、狭い事務所では置き場所にも困ってしまいます。

複合機でスキャンしてデータにしておけば、置き場所を取らず、探すのも楽になります。スキャンの解像度や形式の選び方は複合機のスキャンの解像度と形式はどう選ぶ?でご説明しています。

3. 保存先は、クラウドかパソコンか。使う方の動きに合わせて

シンプルにクラウドに保存する方法、パソコンに保存する方法など、ユーザーの動きに合わせたツールやサービスをご紹介しています。 スキャンしたデータをどこに保存するかは、事業所の皆さんがどう動いているかで変わります。

• 外から見ることが多いなら、クラウドに保存しておくと、事務所に戻らなくても確かめられます
• 事務所の中で見ることが多いなら、パソコンや共有フォルダに保存するシンプルな方法もあります

受信したFAXやスキャンしたデータをクラウドに保存するサービスには、G DOCK のようなものもあります。パソコンの共有フォルダに保存する場合に起きやすいトラブルは共有フォルダにスキャンできなくなった原因でまとめています。

4. 狭い事務所には、コンパクトな機種を

訪問介護・訪問看護の事業所は、場所が狭いことも多く、コンパクトなものを選ぶ傾向があります。 訪問のサービスは、利用者さんのお宅が仕事の場です。そのぶん、事業所はマンションの一室や小さな事務所であることも多く、複合機を置ける場所は限られます。

そのため、場所を取らないコンパクトな機種が選ばれることが多いです。狭い場所に合う複合機の選び方は狭いオフィスに合う複合機とは?で、A4機で足りるかどうかの見分け方は複合機はA4機で足りる?でまとめています。

5. 場合によっては、搬入経路のチェックも

場合により、搬入経路のチェックが必要なこともありました。 小さな事務所やマンションの一室では、置く場所だけでなく、そこまで複合機を運び込めるかも大切です。ドアや通路の幅、階段やエレベーターの大きさによっては、コンパクトな機種でも入らないことがあります。

設置の当日に「入らない」とならないように、導入の前に搬入経路を確かめておきましょう。搬入でよくあるトラブルと確かめ方は複合機の搬入経路は事前にチェックでご紹介しています。

結論: 外にいても困らない一台を

訪問介護・訪問看護の事業所は、事務所に人がいない時間が長いのが特徴です。届いたFAXは転送で外でも受け取れるように。保存が必要な書類はスキャンして、クラウドかパソコンへ。保存先は、皆さんの動き方に合わせて選びましょう。

そして、狭い事務所にはコンパクトな機種を。場合によっては搬入経路も確かめておくと安心です。外にいても困らない、事務所にちょうどいい一台を選びましょう。