介護施設の複合機選び｜置き場所はコンパクトに、印刷量は多めに見込む。移転や移動が多い業界ならではの考え方

1. 介護施設は「置くスペース」へのこだわりが強い

介護施設系のお客様は、とにかく「置くスペース」へのこだわりが多いと思います。あまり場所を取らないものが求められます。 介護施設では、利用者さんが過ごす空間や、介護のための設備が優先されます。事務のためのスペースは限られていて、複合機を置ける場所もそれほど広くありません。

そのため、複合機を選ぶときは、まず置き場所の幅や奥行きを測って、そこに収まる大きさかどうかを確かめることから始まります。狭い場所に合う機種の考え方は狭いオフィスに合う複合機とは?で、A3が本当に必要かどうかは複合機はA4機で足りる?でご説明しています。

2. それでも、印刷の量は多い

ただ、日々の業務で連絡書類などが多いようで、印刷の量が多いのも特徴です。 介護の現場では、利用者さんごとの記録、ご家族への連絡、職員どうしの申し送り、ケアの計画書など、毎日たくさんの書類が生まれます。個人情報を守ることも大切ですが、それ以上に現場の紙の多さが目立つと感じます。

置き場所が限られるからといって、小さすぎる機種を選ぶと、印刷の量に追いつかなくなることがあります。コンパクトさと、印刷量に見合う性能の両方を満たす機種を選ぶことが大切です。印刷の枚数から機種のクラスを考える方法は失敗しないコピー機の選び方とは?でまとめています。

3. 月間1,000枚以下のはずが、それ以上だった例

導入前に、月間1,000枚以下と見込んでいたのに、ふたを開けてみたら、それ以上の印刷が必要だった、ということもありました。 新しく施設を始めるときや、複合機を初めて入れるときは、どのくらい印刷するかを正確に見込むのは難しいものです。実際に施設が動き出してみると、連絡書類や記録の印刷が思った以上に多かった、というのはよくあることです。

印刷の量を少なく見込みすぎると、機械への負担が大きくなったり、印刷の費用が予想を超えたりします。介護施設で複合機を選ぶときは、印刷量を少し多めに見込んでおくと安心です。見積もりの前に準備しておきたい情報は複合機の見積もりを取る前に準備すべき情報チェックリストでご紹介しています。

4. 移転や移動が多いので、コンパクトな機種を

現在の業界の事情からなのか、移転や移動も多いですね。その意味でも、コンパクトなものがおすすめです。 介護の業界では、事業の拡大や統合、施設の移転などで、複合機を動かす機会が少なくありません。大きな複合機は、移転のたびに運ぶのが大変で、新しい場所に収まるかどうかも心配になります。

コンパクトな機種なら、移転のときの運び出しや搬入もしやすく、新しい事務スペースにも置きやすくなります。移転のときの段取りはオフィス移転で複合機を移設する手順と費用の考え方で、搬入経路の確認は複合機の搬入経路は事前にチェックでまとめています。

5. 個人情報の書類の扱いも忘れずに

介護施設では、利用者さんの個人情報を含む書類を多く扱うので、その扱いにも気を配っておきましょう。 複合機に印刷したまま置きっぱなしにした書類から、利用者さんの情報が見られてしまうこともありえます。印刷物を放置しないための工夫は複合機に放置された印刷物を防ぐにはで、個人情報を扱う職場で求められる対策は個人情報保護法で複合機に求められる対策とは?でご紹介しています。

結論: 小さく置いて、印刷量は多めに見込む

介護施設の複合機選びは、置くスペースへのこだわりから始まります。移転や移動が多い業界事情を考えても、コンパクトな機種がおすすめです。

ただし、現場の紙は思った以上に多いもの。月間1,000枚以下のはずが、それ以上だったという例もあります。印刷量は少し多めに見込み、コンパクトさと性能の両方を満たす一台を選んでください。