学校の複合機選び｜紙が多いから耐久性

1. 学校は今も紙が多い。だから耐久性を

学校では、まだ紙が多いところも多く、ある程度の耐久性を持った機種をおすすめすることが多いです。 授業で配るプリントやテスト、学年通信、保護者向けのお知らせなど、学校の印刷物は種類も量もたくさんあります。複数の先生が入れ替わりで使うので、機械を休ませる時間も多くありません。

印刷の量が多く、使う人も多いほど、機械への負担は大きくなります。だからこそ、たくさん刷っても安定して動き続けられる耐久性が大切です。

ただ、正直なところ、意外とそこに予算をかけられないという印象もあります。もちろん学校や事業者によって事情はさまざまです。予算が限られる中でどう選ぶかは、4章と5章でお話しします。

なお、学習塾については、講習期の印刷のピークやトナーの準備を中心に学習塾の複合機選びでまとめています。教育現場での複合機の使い方は教育機関でのコピー機活用法もあわせてご覧ください。

2. 月ごとの印刷量の波には、カウンター方式より定額保守

学校には、カウンター方式より定額保守をおすすめしています。月ごとの印刷量の違いにも、カウンター料金がないほうが有利になることが多いからです。 学校の印刷量は、月によって大きく変わります。学期の始まりや行事の前、テストの時期には印刷が増え、長期の休みには減ります。

カウンター方式は、印刷した枚数に応じて料金がかかる仕組みです。印刷が多い月は費用も大きくなり、月ごとの費用が読みにくくなります。カウンター料金なしの定額保守なら、保守の費用は毎月決まった額で、印刷にかかるのはトナー代だけです。

サガスがカウンター料金のない複合機をおすすめしている理由はカウンター料金のない複合機を、いちばんにおすすめする理由でお話ししています。保守の種類の違いはカウンター保守とキット保守の違いもご覧ください。

3. 輪転機があるなら、同じ原稿の大量印刷はそちらに

輪転機(印刷機)があるところでは、同じ原稿の印刷はそちらに任せるので、複合機は一般的なもので済ませられるところもあります。 輪転機は、同じ原稿を何百枚も刷るのが得意です。学年全員に配るプリントなどは輪転機に任せ、複合機はコピーや少ない枚数の印刷、スキャンに使う。この使い分けができれば、複合機に求める性能はそこまで高くなくて済みます。

ただ、昔ほど輪転機を置いている学校は多くなくなった気がします。外注の印刷の値段が安くなったことも、理由のひとつかもしれません。輪転機がない学校では、そのぶん複合機で刷る量が増えるので、1章でお話しした耐久性がより大切になります。複合機とプリンターを組み合わせて印刷を分ける考え方は複合機と小型プリンターの併用でもご紹介しています。

4. 予算が取れないときは、早めの入れ替えを前提に選ぶ

どうしても導入の予算が取れない場合は、エントリーモデルを選択したとしても、最悪、一般的な寿命より早く入れ替えることも想定して導入することもあります。 紙が多い学校には耐久性のある機種が理想です。それでも、予算の都合でどうしても手が届かないこともあります。

そのときに、無理に背伸びをするか、選ぶのをあきらめるか、の二択で考える必要はありません。エントリーモデルを選び、使い方によっては早めに入れ替えることも想定しておくという選び方もあります。最初からそのつもりで導入しておけば、機械が傷んできたときにも慌てずに済みます。買い替えの時期をどう判断するかは複合機の買い替え時期はいつ?でご説明しています。

5. その年の予算だけで考えない

予算は毎年あります。その年の予算だけで考えるより、その時々の状況に応じた選択ができるようにご案内しています。 学校の予算は、年度ごとに組まれることが多いと思います。だからこそ、ある年の予算だけで「これしか選べない」と決めてしまうのではなく、何年かの流れの中で考えるのがおすすめです。

今年はエントリーモデルで始めて、印刷の量や使い方がはっきりしてきたら、次の入れ替えで合う機種を選び直す。こうした選び方なら、予算が厳しい年でも、無理のない形で複合機を使い続けられます。入れ替えのときに気をつけたいことは複合機の入れ替えで「前はできたのに」を防ぐでまとめています。

結論: 紙の多さと予算の両方に合う一台を

学校は、今も紙が多いところがたくさんあります。だからこそ、ある程度の耐久性を持った機種がおすすめです。月ごとに印刷量が変わるので、保守はカウンター方式より定額保守が有利になりやすいでしょう。

そして、予算が取れない年は、エントリーモデルを早めに入れ替える前提で選ぶ方法もあります。その年の予算だけでなく、何年かの流れの中で、その時々の状況に合った選び方を一緒に考えましょう。