- アドレス帳の登録が多い場合は、事前にデータをバックアップして、販売店に「アドレス帳のデータ移行」を依頼しましょう。機種やメーカーによって、設置のその場で移行できる場合と、事前に変換作業が必要な場合があるので、設置日を決める前に依頼するのがおすすめです。
- 入れ替えで起きやすいのが、「できると思っていたのにできなくなった」というトラブルです。特殊だと思っていなかった用紙サイズが使えない、ふつうの紙だと思っていたものが薄すぎて詰まる、Macから印刷できない、といった例があります。
- 販売店は主要な機能に沿って説明しますが、カタログや取扱説明書の内容をすべて説明することはできません。自分たちの使い方を事前に伝えておくことで、トラブルを防げます。
新しい複合機に入れ替えたら、「前の機械でできていたことが、できなくなった」。入れ替えのあとに、こうしたご相談をいただくことがあります。新しい機械のほうが性能は上のはずなのに、なぜこんなことが起きるのでしょうか。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、数多くの入れ替えに携わってきました。最近の複合機はとても多機能になったので、こうしたトラブルは少なくなりました。それでも、前もって伝えておけば防げたことが、今もときどき起きます。 このコラムでは、入れ替えで「前はできたのに」を防ぐために、アドレス帳の移行のタイミングと、事前に販売店へ伝えておきたいことをお伝えします。
1. アドレス帳は、バックアップして移行を依頼する
アドレス帳の登録が多いお客様は、事前にデータをバックアップして、販売店に「アドレス帳のデータ移行」を依頼すると安心です。 複合機のアドレス帳には、FAXの送り先やメールの宛先などが登録されています。長く使っている複合機ほど登録の数は多く、取引先のFAX番号が何百件も入っている、ということも珍しくありません。
これを新しい複合機に一件ずつ手で入れ直すのは、大変な手間です。入力の間違いも起きやすく、FAXの誤送信につながるおそれもあります。登録が多い場合は、前の複合機からデータを取り出して、新しい複合機に移す「データ移行」を、販売店に頼むのがおすすめです。万が一に備えて、移行の前にデータのバックアップを取っておくことも大切です。FAXの宛先を登録しておくことの大切さはFAXの誤送信を防ぐ複合機の設定でもご紹介しています。
2. 移行の依頼は、設置日を決める前に
機種やメーカーによって、設置のその場でデータを移行できる場合と、事前にデータの変換(コンバート)作業が必要な場合があります。そのため、複合機の設置日を決める前に依頼したほうがいいです。 同じメーカーの機種どうしなら、設置の当日にその場で移せることもあります。一方、メーカーが変わる場合や、機種の世代が大きく違う場合などは、前の機械から取り出したデータを、新しい機械で読み込める形に変換する作業が必要になることがあります。
変換が必要なのに、設置日が決まってから依頼すると、当日に間に合わないかもしれません。新しい機械は届いたのにアドレス帳が空っぽで、FAXを送れない、ということにもなりかねません。入れ替えが決まったら、設置日を決める前に、アドレス帳の移行ができるか、どのくらい前に準備が必要かを販売店に確認しておきましょう。設置当日の流れは複合機の設置当日の流れもあわせてご覧ください。
3. 「できると思っていたのに」が起きる理由
販売店はできる限り主要な機能に沿って製品の説明をしますが、カタログや取扱説明書に載っていることをすべて説明するわけにはいきません。だからこそ、ご自身の使い方を事前に話しておいていただくと、トラブルを防げます。 複合機には、とてもたくさんの機能や仕様があります。販売店は、多くのお客様が使う主要な機能を中心に説明します。ところが、お客様ごとに「ふだん当たり前に使っていること」は違います。
お客様にとっては当たり前すぎて、わざわざ伝えるまでもないと思っていること。それが、新しい機種ではできなかった。「できると思っていたのにできなくなった」というトラブルの多くは、こうした思い込みのすれ違いから起きます。どちらが悪いということではなく、使い方を先に伝えておくことで防げるものです。
4. 実際にあった「できなかった」例
実際にあったのは、特殊だと思っていなかった用紙サイズが使えなかった、ふつうの紙だと思っていたものが薄すぎて使えなかった、Macから印刷できなかった、といった例です。 どれも、お客様にとっては「当たり前」だったことばかりです。
- 用紙のサイズ:お客様ご自身は特殊なサイズだと思っていなかったので、ふつうに印刷できると思っていたら、新しい機種ではできなかった。
- 用紙の厚さ:ふつうの紙だと思って今まで使っていたものが、実は薄すぎて、新しい機械では使えなかった。紙詰まりを起こした。
- パソコンの種類:よくあるのが、Windowsにしか対応していない複合機で、Macからの印刷ができなかったというケースです。
Macからの印刷については、機種によって対応が分かれます。たとえば、シャープのBP-22C20のような機種では、MacOSから印刷するにはオプションのキットが必要です。社内にMacを使っている方がいる場合は、必ず事前に伝えてください。用紙のサイズや厚さの基本はコピー用紙はどう選ぶべきか、オプションの考え方は複合機のオプション選びでご説明しています。
5. 入れ替えの前に、販売店へ伝えておきたいこと
入れ替えの前に、ふだんの使い方を販売店に伝えておきましょう。とくに、紙、パソコン、よく使う機能の3つは、伝えておくと安心です。 次のようなことを、入れ替えの相談をするときにまとめて伝えるのがおすすめです。
- ふだん使っている紙:サイズ、厚さ、種類。できれば実物を見せる(封筒やラベル、薄い紙なども含めて)
- 使っているパソコンの種類:Windowsだけか、Macもあるか。スマホやタブレットから印刷するか
- よく使う機能:スキャンの保存先、FAXの使い方、両面やホチキス留めなどの仕上げ
- アドレス帳の登録の数:移行が必要かどうか
「こんなことまで伝えなくても」と思うようなことほど、伝えておく価値があります。とくに紙は、言葉で説明するより実物を見せるのがいちばん確実です。入れ替えのときに伝えた内容は、記録として残しておくと、担当者が変わったときにも役立ちます。そのための考え方は担当者が辞めても困らない複合機業者の選び方でもまとめています。
結論: 新しい機械に合わせるより、使い方を先に伝える
複合機の入れ替えで「前はできたのに」を防ぐには、まずアドレス帳の移行を、設置日を決める前に依頼すること。機種やメーカーによっては事前の変換作業が必要になるため、早めの相談が安心です。
そして、ふだん使っている紙やパソコン、よく使う機能を、事前に販売店へ伝えておくこと。最近の複合機は多機能なので、ほとんどのことはできます。だからこそ、自分たちにとっての「当たり前」を先に伝えておけば、入れ替えたあとに困ることは、ほとんどなくなります。
複合機の入れ替えと設定の引き継ぎに関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機を入れ替えるとき、アドレス帳はどうすればいいですか?
登録が多い場合は、事前にデータをバックアップして、販売店に「アドレス帳のデータ移行」を依頼すると安心です。一件ずつ手で入れ直すと手間がかかり、入力の間違いも起きやすくなります。
Q2. アドレス帳の移行は、いつ頼めばいいですか?
複合機の設置日を決める前に依頼するのがおすすめです。機種やメーカーによって、設置のその場で移行できる場合と、事前にデータの変換作業が必要な場合があるためです。
Q3. 新しい複合機で、前の機械でできていたことができなくなることはありますか?
あります。特殊だと思っていなかった用紙サイズが使えなかった、ふつうの紙だと思っていたものが薄すぎて紙詰まりを起こした、Windowsにしか対応していない機種でMacから印刷できなかった、といった例があります。ふだんの使い方を事前に販売店へ伝えておくことで防げます。
Q4. Macから複合機に印刷できますか?
機種によって違います。Windowsにしか対応していない機種もあり、たとえばシャープのBP-22C20のような機種では、MacOSから印刷するにはオプションのキットが必要です。社内にMacを使っている方がいる場合は、入れ替えの前に必ず販売店へ伝えてください。
Q5. 入れ替えの前に、販売店に何を伝えればいいですか?
ふだん使っている紙(サイズ・厚さ・種類。できれば実物を見せる)、使っているパソコンの種類(WindowsかMacか)、よく使う機能(スキャンの保存先、FAXの使い方、仕上げなど)、アドレス帳の登録の数を伝えておくと安心です。
