コピー機・複合機お役立ち情報

1.コピー機・複合機は購入とリースで勘定科目が違う


コピー機/複合機の購入またはリースでは、勘定科目が異なります。また、購入金額やリースの契約期間によって仕訳方法も異なるため、参考にしてみてください。


2.コピー機・複合機を購入したときの勘定科目と仕訳方


取得価額が10万円未満の場合は、税法上、少額減価償却資産として購入時に一括して損金処理することができますので、勘定科目は「消耗品費」として購入時に一括で費用計上します。
一方、取得価額が10万円以上の場合は、購入時に資産計上し、耐用年数(5年)で減価償却をすることとなるため、勘定科目は「工具器具備品」として資産計上します。
この場合、資産としてコピー機・複合機であれば5年かけて減価償却(資産価値を減らして費用計上)します。

複合機の勘定科目仕訳について
※中小企業等の特例を利用した場合、取得金額が30万円未満で消耗品処理が可能

3.コピー機・複合機をリースした時の勘定科目と仕訳


コピー機・複合機をリースした場合、リースの取引形態によって勘定科目が変わってきます。

リースの取引形態
●ファイナンスリース…お金を借りて資産を購入し、使いながら返済する取引。リース期間中に資産が故障した場合、直す責任が発生します。

 所有権移転ファイナンスリース…リース期間満了後、リースしていた資産をもらえる取引。
 所有権移転外ファイナンスリース…リース期間満了後、リース会社に資産を返却する取引。

コピー機のリース契約のほとんどは、契約終了後の所有権をリース会社に返却する「所有権移転外ファイナンスリース取引」に該当します。
リース期間が満了した場合には品物を返却することとなる「所有権移転外ファイナンスリース」の場合は、取得時に「リース資産」、支払い時に「リース債務」を計上するのですが、 「リース資産定額法」により減価償却するため、リース資産総額をリース期間で月割りにしてその事業年度の月数分を「減価償却費」として費用計上することとなります。

●オペレーティングリース…契約期間に応じたリース料を支払い、契約満了後に資産を返却する取引。リース契約期間中に資産が故障しても直す責任は発生しません。
レンタルの契約形態はオペレーティングリースに該当します。

●中小企業の場合、以下の条件に当てはまるリース契約は消耗品費として会計処理できるケースがあります。
  ・リース契約期間が1年以内
  ・1件あたりのリース総額が300万円以下

●コピー機・複合機をリース(所有権移転外ファイナンスリース)した場合、勘定科目は「リース料」になります。

複合機の勘定科目仕訳について


4.所有権移転外ファイナンスリースの勘定科目シミュレーション


所有権移転外ファイナンス・リース取引は、契約終了後はリース資産を貸主(リース会社)に返却しなければなりません。そのため、残存価額をゼロとして減価償却費を計算します。
この場合、リース期間定額法という所有権移転外ファイナンス・リース取引専用の償却方法で減価償却額を算出します。現金で購入した場合の値段が500万円のコピー機を5年リース( 12万円を60回払い)で契約。利息2万円で月払いした際の勘定科目は以下になります。
取得時の仕訳はリース資産500万円/リース債務500万円、リース料支払い時はリース料10万円+支払い利息2万円/現金12万円、決算仕訳は、減価償却費120万円/リース資産120万円となります。

複合機の勘定科目仕訳について


5.コピー機・複合機「レンタル契約」の勘定科目


イベントなど短期間だけ複合機を利用したいケースでは、レンタル契約がおすすめです。レンタル契約は、極端な例だと利用期間1日でも契約でき、リース契約と違い強制的な契約期間がないため、途中解約もできます。
レンタル契約では、レンタル会社が設定したレンタル料金を支払う形になりますが、勘定科目は何になるのでしょうか?

リース料金は基本的に月額制になり、そのレンタル料金の勘定科目は「賃貸料」で処理を行います。同じ借りる契約なので「リース料」に含めても問題ないイメージはありますが、「賃貸料」で処理するのが一般的です。
ここまで、コピー機・複合機の3つの導入方法(購入・リース・レンタル)で発生する費用の勘定科目をご紹介しました。最後に用紙やトナーといった消耗品の処理方法を見ていきましょう。


6.カウンター料金/トナー代など


複合機を導入すると、カウンター料金またはトナー代、保守料などが必要になります。このような支出は複合機を使用するために必要な費用ですので、コピー用紙などと同様に「消耗品費」として費用計上します。
保守料については故障した時の修理代金であるため「修繕費」で計上する場合もあります。


7.まとめ


複合機を導入する際、新品複合機では「購入(買取り)」、「リース契約」、「レンタル契約」と、3つの導入方法から選択できます。
今回は、その3つのタイプの導入による料金の勘定科目をご紹介しましたが全て異なります。
・購入(買取り):10万円以上は「工具器具備品」/10万円未満は「販売管理費」勘定にて一括経費
・リース契約:「リース料」
・レンタル契約:「賃貸料」
・カウンター料金/トナー/コピー用紙:「消耗品費」
・保守料:「修繕費」

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