コピー機の「リース」と「レンタル」の違いを徹底比較｜導入コストと柔軟性の最適解

1. コピー機/複合機を導入する方法として

オフィスに欠かせないOA機器。長年の使用による経年劣化で複合機の入れ替えを検討したり、新規事業の立ち上げで様々な事務機器が必要になったりする際、避けて通れないのが「導入コスト」の問題です。

複合機、ビジネスホン、パソコンなどをすべて現金で購入するとなると、初期投資は膨大なものになります。そのような時に活用できるのが「リース」や「レンタル」です。

リースやレンタルを活用すれば、手元のキャッシュを温存しつつ、必要な機器を即座に導入することが可能になります。しかし、この二つはよく混同されますが、実は契約の性質が大きく異なります。ここでは、その違いを詳しくご説明します。

2. リースとレンタルの違い

【リースとは】
お客様（契約者）が選んだ特定の機器を、リース会社が販売店より買い取って貸与するものです。OA機器の場合、対象は「新品」に限られ、基本的に中古機器のリースはできません。契約期間は3年〜6年が一般的で、中長期にわたって利用する複合機や工作機械などが主な対象となります。

【レンタルとは】
レンタル会社が既に所有している在庫の中から機器を借りる仕組みです。日・週・月単位といった短期間の利用に適していますが、借りる機器は「使い回しの中古品」が基本となります（※長期レンタルで新品が提供される例外もあります）。

一般的な導入方法の比較は以下の通りです。

リースのより詳細な仕組みについては、「コピー機/複合機のリース契約の種類と内容」も併せてご覧ください。

3. リースのメリット・デメリット

＜リースのメリット＞

・リース料金を全額経費にできる：
現金購入では減価償却分しか損金にできませんが、リースなら毎月の支払額の全額を「賃貸借処理」として経費処理でき、節税や会計管理の簡素化に繋がります。

・常に最新の設備が使える：
OA機器は技術革新が早いため、数年で陳腐化します。リースなら契約満了ごとに入れ替えることで、常に最新技術を搭載したモデルを使い続けることが可能です。

・初期投資を抑え、資金を有効活用できる：
多額の購入資金が不要で、月々わずかなリース料だけで導入できます。浮いた資金を他の事業投資に回すなど、効率的な経営が可能になります。

＜リースのデメリット＞

・所有権がなく返却の義務がある：
所有権はリース会社にあります。契約終了後は原則として機器を返却しなければなりません。

・保守・修繕義務は契約者にある：
借り物ではありますが、日々のメンテナンス責任は契約者にあります。業務用複合機の場合、別途「保守契約」を結ぶ維持費が必要です。

・原則として中途解約ができない：
一般的に「リース」と呼ばれる「ファイナンスリース」は、リース会社が物件代金を全額回収することを前提としているため、解約は認められません。どうしても解約する場合は、残債を一括で支払う必要があります。
※参考：ファイナンスリースとオペレーティングリースの違い

・支払総額が割高になる：
リース料には手数料、金利、固定資産税、動産総合保険料が含まれるため、現金購入より総額は高くなります。ただし、保険が含まれているため、火災や浸水などの天災時に保険適用で修理できるという大きな安心（メリット）もあります。

4. レンタルのメリット・デメリット

＜レンタルのメリット＞

・超短期利用と自由な解約：
1日からの利用が可能で、不要になればいつでも解約（返却）できます。中途解約による高額な違約金のリスクがありません。

・管理事務の負担が極めて少ない：
減価償却、固定資産税、保険加入などの手続きが一切不要です。すべてレンタル料に含まれているため、事務工数を削減できます。

＜レンタルのデメリット＞

・中長期ではコストが急増する：
短期の割安感はありますが、年単位で利用し続けると、リースや購入に比べて支払総額が著しく高くなります。

・機種の選択肢が少なく、多くが中古品：
業者が保有する在庫から選ぶため、最新機種や特定のオプション構成を指定するのは困難です。また、多くの場合は使い回しの「中古機器」となるため、経年による不調のリスクを内包しています。

5. なぜサガスは【レンタル】ではなく【リース】を推奨するのか