【2026年版】コピー機・複合機の勘定科目と仕訳ガイド｜購入・リース・レンタル別

1. コピー機・複合機は「購入」と「リース」で勘定科目が違う

複合機を導入する際、それが「資産（自分のもの）」になるのか、「費用（借りているもの）」なのかによって、会計上の処理（勘定科目）が異なります。また、購入金額や中小企業の特例によっても仕訳方法が変わるため、正しい知識が必要です。

2. コピー機・複合機を「購入」したときの勘定科目と仕訳

現金やクレジットカード、振込などで本体を購入した場合、その「取得価額」によって処理が分かれます。

(1) 取得価額が10万円未満の場合

勘定科目：消耗品費
税法上、「少額減価償却資産」として扱われるため、購入時に一括して経費（損金）処理できます。

(2) 取得価額が10万円以上の場合

勘定科目：工具器具備品
原則として資産計上し、耐用年数（複合機は通常5年）にわたって「減価償却」を行います。
ただし、青色申告をしている中小企業（資本金1億円以下など）であれば、「30万円未満」までは特例により一括で経費計上（少額減価償却資産の特例）が可能なケースが多いです。

3. コピー機・複合機を「リース」した時の勘定科目と仕訳

リース契約は「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」に大別されますが、一般的なオフィス用複合機のリースは、ほとんどが「所有権移転外ファイナンスリース」に該当します。

所有権移転外ファイナンスリースとは？

実質的には分割払いで購入するのと似ていますが、契約終了後に所有権はリース会社に残り、物件を返却する必要がある契約です。

中小企業におけるリース会計の特例

本来、ファイナンスリースは「売買処理（資産計上）」が原則ですが、多くの中小企業では「賃貸借処理（経費処理）」の特例が認められています。

勘定科目：リース料（または賃借料）
毎月のリース支払い額をそのまま経費として計上できるため、事務処理が非常にシンプルになります。

4. 所有権移転外ファイナンスリースの勘定科目シミュレーション

原則的な処理（売買処理）を行う場合と、中小企業の特例（賃貸借処理）を行う場合の違いを見てみましょう。
例：総額500万円の複合機を5年リース（月額8.4万円×60回）で契約した場合

(A) 賃貸借処理（中小企業の特例）※一般的

毎月の仕訳：
（借方）リース料 84,000円 ／ （貸方）普通預金 84,000円
※シンプルに支払った額を経費にするだけです。

(B) 売買処理（原則処理）

契約時：
（借方）リース資産 5,000,000円 ／ （貸方）リース債務 5,000,000円
支払時：
（借方）リース債務 〇〇円 ＋ 支払利息 〇〇円 ／ （貸方）普通預金 84,000円
決算時：
減価償却費を計上（リース期間定額法など）

実務上は、多くの中小企業が手間のかからない(A)の賃貸借処理を採用しています。

5. コピー機・複合機「レンタル契約」の勘定科目

イベントや選挙事務所など、短期間だけ利用する「レンタル契約」の場合、勘定科目はどうなるのでしょうか？

勘定科目：賃借料（またはレンタル料）
リース契約とは異なり、純粋に「物を借りている対価」としての支払いになるため、「賃借料」を用いるのが一般的です。「リース料」と混同しないように注意しましょう。

6. カウンター料金・トナー代・保守料の扱い

本体の費用とは別に、毎月発生するランニングコスト（カウンター料金や保守費用）の仕訳についてです。

カウンター料金 / トナー代 / 用紙代

勘定科目：消耗品費（または事務用品費）
複合機を使用するために不可欠な消費費用ですので、消耗品費として処理するのが一般的です。

保守契約料（スポット修理代など）

勘定科目：修繕費（または消耗品費）
故障した際の修理代金や、定期メンテナンス費用は「修繕費」を用いることが多いですが、カウンター料金に含まれている場合はまとめて「消耗品費」とすることもあります。継続性の原則に従い、一度決めた科目を使い続けることが重要です。

7. まとめ：迷ったら「継続性」を重視

複合機の導入形態による勘定科目の違いを整理しました。

• 購入（10万未満・30万未満特例）： 消耗品費
• 購入（資産計上）： 工具器具備品（減価償却）
• リース契約： リース料（または賃借料）
• レンタル契約： 賃借料
• ランニングコスト： 消耗品費、修繕費

勘定科目は、一度決めたら毎年同じ科目を使う「継続性の原則」が大切です。自社の経理ルールを確認し、不明な点は税理士さんに相談の上、正しい処理を行いましょう。
サガスでは、お客様の経理処理に合わせて、リース・購入・レンタルなど最適な導入プランをご提案いたします。