現代のオフィスで「コピー機」と呼ばれているものの多くは、実は「複合機（MFP）」です。 (1)コピー機は「複写」に特化した単機能機、(2)プリンターは「パソコンからの印刷」に特化した単機能機、(3)複合機はコピー・プリント・FAX・スキャンを一台に集約した多機能機を指します。 一台で省スペースに業務効率を上げたいなら「複合機」を、特定の機能だけを高品質かつ安価に済ませたいなら「専用機（プリンター等）」を選ぶのがビジネスにおける正解です。
1. はじめに
オフィスにある大きな四角い機械。多くの方が「コピー機」と呼んでいますが、実は現在普及しているオフィスの主役は、正確には「複合機」と呼ばれます。言葉としては似ていますが、その中身やできることには大きな違いがあるのです。まずはそれぞれの定義を確認しましょう。
2. コピー機とは
コピー機は、別名「複写機」とも呼ばれ、その名の通り「紙の文書を複写してコピーを作成すること」のみを目的とした機器です。紙の原稿を読み取って、同じ内容を別の紙に印刷する。ただそれだけのシンプルな単機能機を指します。
現代ではFAX、プリンター、スキャナーといった機能が統合されているのが当たり前ですが、それらが付いていない「純粋なコピー専用機」こそがコピー機なのです。
【ちょっとした豆知識】
昔はコピーすることを「ゼロックスする」と言ったそうです。これは世界で初めて普通紙コピー機を作ったメーカーが「ゼロックス」だったため。ブランド名がそのまま動作を指す言葉として定着した、歴史的なエピソードです。
3. 複合機とは
一方、複合機（MFP：Multifunction Peripheral）は、コピー機の機能に加えて、非常に多彩な機能を一台に凝縮しています。コピーだけでなく、FAXの送受信、プリンターとしてのPC出力、スキャナーとしてのデジタルデータ化。これらすべてを一手に引き受けるのが複合機です。
一つの機器で何役もこなすため、オフィスの効率性を劇的に向上させてくれます。代表的な機能を改めて整理してみましょう。
- ・コピー機能： 文書や画像を高品質かつ大量に複製できます。
- ・FAX機能： 独立したFAX機なしで直接送受信が可能です。
- ・プリンター機能： PCはもちろん、スマホやタブレットからも直接印刷できます。
- ・スキャナー機能： 書類をデータ化し、メール送信やクラウド保存が可能です。
一台で完結するため、それぞれの機械を別々に置く場合に比べて圧倒的なスペースの節約になります。デスク周りがスッキリし、ネットワーク接続によりオフィス全体で共有できる点も大きなメリットです。操作パネルも共通化されているため、一度覚えればすべての機能をスムーズに使いこなすことができます。業務プロセスの効率化と生産性向上を目指すなら、複合機は現代ビジネスに不可欠な選択肢と言えるでしょう。
4. コピー機・複合機とプリンターの違い
最近では複合機のことも「プリンター」と呼ぶ方が増えていますが、本来プリンターとは「PCやデバイスと接続して印刷を行うこと」を専門とする単機能機です。高品質な写真印刷に特化したものや、安価でコンパクトなものなど、印刷機能に磨きをかけた製品が多いのが特徴です。
それに対して複合機は、印刷以外にもコピー、FAX、スキャンといった「オフィス業務全般」をカバーする点が決定的な違いです。
| 機能 | コピー機 | プリンター | 複合機 |
|---|---|---|---|
| コピー | ○ | × | ○ |
| FAX | × | × | ○ |
| プリント | × | ○ | ○ |
| スキャン | × | × | ○ |
※一般的に、コピー機能以外に一つでも他の機能が備わっていれば「複合機」と呼称されます。
5. まとめ
コピー機・複合機・プリンターの違い、お分かりいただけたでしょうか？
かつては夢のような多機能だった「複合機」も、今やビジネスの標準装備です。しかし、どれを選ぶのが貴社にとって最もコストパフォーマンスが良いかは、月間の使用枚数や、FAXの使用頻度、スキャンの活用度によって大きく変わります。
サガスでは、お客様のご利用状況を丁寧に伺い、単なるスペック比較ではない「本当に現場で役立つ一台」を誠実にご提案いたします。機種選びに迷われた際は、ぜひお気軽にサガスへご相談ください。
