複合機の見積もりを取る前に準備すべき情報チェックリスト｜印刷枚数・今の契約・設置条件の伝え方

1. 見積もりの精度は、最初に渡す情報で決まる

複合機の見積もりは、使い方によって適した機種も金額も大きく変わります。情報が少ないと、業者は「無難な機種」で見積もるしかありません。 複合機は、同じA3カラー機でも印刷速度、用紙の段数、オプションの有無で構成がまったく変わります。月に数百枚しか印刷しない会社と、毎月数千枚を通す会社では、適した機種が違って当然です。

情報がないまま見積もると、業者は余裕を持った構成を選ぶか、逆に最低限の構成で安く見せるかのどちらかになりがちです。前者なら払いすぎ、後者なら導入後に「思っていたのと違う」となります。どちらも、最初に情報があれば避けられます。

2. 必ず伝えたい5つの情報

印刷枚数、用紙サイズ、パソコンの環境、印刷物の種類、今の機械の型番。この5つがあれば、見積もりの精度は大きく上がります。

特に今の機械の型番は、教えていただけると本当に助かります。型番が分かれば、今どのくらいの性能の機械をどう使っているかがおおよそ見えるので、そこから「同じくらいでいいのか」「上げるべきか、下げてもいいのか」を一緒に考えられます。

パソコンの環境では、Macをお使いかどうかも大事です。デザインや図面のソフトを使う場合は、PostScriptへの対応が機種選びに関わることがあります。詳しくはPostScript対応複合機のコラムをご覧ください。印刷枚数から適した速度を考える方法はコピー機の選び方でご説明しています。

3. 「分からない」が多いのは、今の契約の中身

お客様が答えにくいのは、機械のことより契約のことです。リースか買取か、月額はいくらか、カウンター料金はいくらか。この3つは、請求書とリース契約書で確認できます。 見積もりのご相談で、意外と多くの方が把握していないのが今の契約の中身です。毎月何かしら払っていることは分かっていても、それがリース料なのか、保守料なのか、カウンター料金なのかまでは分からない。担当者が替わっていて、契約した経緯を誰も知らないということもあります。

確認したい3つのこと

• リースか、買取か:リース会社から毎月の請求があればリースです。リース契約書に、契約期間と満了日が書かれています。
• 毎月いくら払っているか:リース料と、保守会社からの請求(カウンター料金など)は、別々に届いていることが多いので、両方を確認します。
• カウンター料金の単価:保守会社の請求書に、カラーとモノクロそれぞれの1枚あたりの単価と枚数が載っています。

この3つが分かると、「今より安くなるか」だけでなく、今の契約を途中でやめると残りがいくらあるかも含めて比べられます。入れ替えの判断を数字で行う方法は複合機の買い替え時期は「年数」では決まらないで詳しくご説明しています。

4. 現地で困りやすい設置条件。階段、配線、ネットワーク

見積もりの段階で伝わっていないと、設置当日に作業ができなくなる条件があります。搬入経路、FAXとLANの配線、ネットワーク環境の3つです。

階段での運搬や、狭い搬入経路

業務用の複合機は、機種によっては100kgを超える重さがあります。エレベーターがなく階段で運ぶ場合や、通路やドアが狭い場合は、運搬の人数や方法が変わります。事前に分かっていれば準備できますが、当日に分かると作業ができないこともあります。

FAXやLANの線が、設置場所まで来ていない

設置場所にFAX用の電話線やLANケーブルが来ていないことを、見積もりの段階でお伝えいただけないケースがよくあります。当日に現地で配線から対応するのは難しいことが多いので、置きたい場所に何の線が来ているかを、事前に確認しておいてください。

意外と知られていないのが、FAXは無線ではつなげないということです。パソコンからの印刷はWi-Fiでもできますが、FAXには電話回線を線でつなぐ必要があります。

ネットワーク環境の制約

モバイルルーターでインターネットに接続しているオフィスでは、複合機とパソコンを社内ネットワークでつなぐ使い方がうまくいかないことがあります。また、レンタルオフィスやシェアオフィスでは、建物側のネットワークに複合機をつなげない場合もあります。こうした環境の場合は、見積もりの前にお伝えください。

設置条件のチェックは、見積もり依頼の時点で業者からも質問があるはずです。何も聞かれない場合は、こちらから伝えておくと安心です。

5. 比べるのはリース料ではなく、毎月の合計額

複合機にかかるお金は、リース料だけではありません。カウンター料金やトナー代を含めた毎月の合計額で比べないと、安い見積もりを選んだつもりで高くつくことがあります。 見積もりを比べるとき、リース料の金額だけを見てしまう方は少なくありません。ところが、複合機の毎月の費用は、おおまかに次の合計です。

見落とされがちなのは、リース料には基本的に保守料が含まれていないことです。リース料はあくまで機械を借りるための費用で、修理や点検、消耗品の費用は別の契約で払っています。この仕組みはリースと保守の関係で詳しくご説明しています。

合計額で比べると、見積書の別の問題も見えてきます。不要なオプションが入っていないか、そして今の契約の残りの支払いが、新しい契約の中に分かりにくく組み込まれていないかです。後者は、月額は安く見えても契約期間が延びて総額が増えている、という形で現れます。手口と見分け方は入れ替えで損しない判断基準に、見積書のチェックポイントは複合機の見積もりチェックにまとめています。

なお、カウンター料金で支払う保守の形も、修理や消耗品の費用が1枚あたりの単価にまとまっていて分かりやすいという良さがあります。大切なのは、どの方式でも毎月の合計がいくらになるかを把握したうえで選ぶことです。保守の方式の違いはカウンター保守とキット保守でご説明しています。

6. 見積書で分からないことは、分かったつもりにしない

見積書や提案書で分からない項目があれば、そのまま聞いてください。分かったつもりで契約することが、後悔のいちばんの原因です。 私たちも、いただいた情報から最適と考える機種で見積もりをお出しします。それでも、その後にお話を伺う中で、別の機種のほうが合うと分かって提案を切り替えることはよくあります。見積もりは一度で完成するものではなく、やり取りの中で良くなっていくものです。

だからこそ、見積書の中で分からない言葉や項目があれば、遠慮なく聞いてください。「これは何の費用ですか」「これは本当に必要ですか」という質問に、きちんと答えられない業者であれば、それ自体が判断材料になります。

結論: 3つをそろえてから問い合わせる

見積もりを依頼する前に、手元にそろえておきたいのは次の3つです。

• 使い方の情報:月の印刷枚数、よく使う用紙サイズ、パソコンの環境、多い印刷物、今の機械の型番
• 今の契約の情報:直近の請求書(リース料と保守の両方)と、リース契約書
• 設置場所の情報:搬入経路(階段・エレベーター)、FAXとLANの配線、ネットワーク環境

この3つがそろっていれば、見積もりは当て推量ではなく、あなたの会社に合わせた提案になります。そして比べるときは、リース料ではなく毎月の合計額で。分からない項目は、分かったつもりにせず聞く。これだけで、見積もり選びの失敗はかなり防げます。