- クリニックや診療所では、FAXよりコピーとプリント、スキャンが中心です。ただし、ほかの事業所との連携や備品の発注でFAXを使うこともあり、FAXが不要になるわけではありません。
- 受付にはA4の小型機、バックヤードにはふつうのオフィスと同じ業務用機という使い分けが多く見られます。院内は広くないことが多いので、場所を取らない機種が好まれます。
- 複合機は設定しだいで内部に情報をためこみませんが、一部のデジタルデータは残ります。個人情報を扱う医療機関では、コピーやスキャンのあとにデータを消去する機能や、保守体制のしっかりした機種を選ぶと安心です。
バックヤード用の比較材料に:カウンター料金0円のA3カラー複合機 HP E786dn
医療機関の複合機というと、紹介状や処方のやり取りでFAXをたくさん使うイメージがあるかもしれません。ところが、実際にクリニックや診療所のお客様のお話を伺うと、中心になっているのはコピーとプリント、そしてスキャンです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種に複合機を納めてきました。医療機関には、個人情報を扱うこと、院内が広くないことなど、ほかの業種とは違う事情があります。 このコラムでは、クリニックや診療所の複合機の使い方の特徴と、受付とバックヤードの使い分け、そして個人情報を守るための設定についてお伝えします。
1. クリニックの複合機は、コピー・プリント・スキャンが中心
クリニックや診療所では、FAXよりもコピーとプリントが多く、スキャンを多く使うところもあります。FAXの出番は少なめですが、なくてもよいわけではありません。
| 項目 | クリニック・診療所の傾向 |
|---|---|
| よく使う機能 | コピーとプリントが中心。スキャンを多く使うところもある |
| FAX | 多くはないが、ほかの事業所との連携や備品の発注で使うことがある |
| 重視されること | 個人情報を扱うためのセキュリティ、保守の対応、場所を取らないこと |
| 台数の構成 | 受付に小型機、バックヤードに業務用機という使い分けが多い |
FAXについては、「医療機関だからFAXを大量に使う」というイメージほどではありません。とはいえ、ほかの事業所とのやり取りや備品の発注などで使う場面は残っており、FAXを外してしまうと困ることがあります。機種を選ぶときは、FAXを使える構成にしておくのが無難です。
2. 受付はA4の小型機、バックヤードは業務用機
医療機関では、受付にはA4の小型複合機を置き、バックヤードでは業務用の複合機でパソコンからさまざまな書類を印刷する、という使い分けがよく見られます。バックヤードの機械には、ふつうのオフィスと同じ条件が求められます。 受付は、患者さんと向き合う場所です。広いスペースは取れず、印刷するのも受付業務で使う書類が中心です。そのため、受付にはA4サイズまでの小型の複合機を置いて、受付の業務はそちらで済ませるという形が多くなります。
一方、バックヤードでは、院内で使うさまざまな書類をパソコンから印刷します。ここで使う業務用の複合機に求められる条件は、意外にもふつうのオフィスとほとんど変わりません。印刷量に合った速さ、用紙のサイズ、パソコンからの印刷やスキャンのしやすさ。医療機関だから特別な機械が必要、というわけではないのです。
2台を使い分けると、受付は受付の業務に、バックヤードは事務の業務に集中できます。業務用機の選び方の基本はコピー機の選び方でご説明しています。
3. 複合機の内部に残るデータと、消去する機能
複合機は、設定しだいで内部に情報をためこまないようにできますが、それでも一部のデジタルデータは残ります。慎重な医療機関からは、コピーやスキャンのあとにデータを消去する機能について相談を受けることがあります。 コピーやスキャンをすると、複合機はいったん原稿をデジタルのデータとして読み込み、それをもとに印刷したり送信したりします。通常の設定では、処理が終わったデータを内部にためこまないようにできますが、一部のデータは機械の中に残ることがあります。
患者さんの情報を扱う医療機関では、ここを気にされる方もいらっしゃいます。そうしたお客様には、コピーやスキャンが終わったあとに内部のデータを消去する機能のご相談に乗っています。機種によっては、こうした消去の機能が標準で付いていたり、オプションで追加できたりします。どこまで必要かは、扱う情報と院内のルールに合わせて決めるとよいでしょう。
また、リースの満了や入れ替えで複合機を返却するときにも、内部のデータの消去が必要になります。複合機のセキュリティ全般については複合機のセキュリティ対策、データの暗号化や消去の機能については複合機のセキュリティ機能でご説明しています。
4. 広くない院内では、場所を取らない機種を
医療機関は、院内があまり広くないことが多く、場所を取らない複合機が好まれます。 診察室、処置室、待合室、受付。限られた床面積の多くは、患者さんのための場所に使われます。複合機に割けるスペースは、どうしても小さくなりがちです。
受付のA4小型機はもちろん、バックヤードの業務用機も、できるだけ場所を取らない機種を選ぶのがおすすめです。ただし、置けるかどうかだけで決めず、扉を開けたり紙を補充したりできる余裕も残しておいてください。故障したときに保守の作業ができないと、修理に時間がかかってしまいます。
5. 保守の対応がしっかりした機種を選ぶ
医療機関には、保守の対応がしっかりした機種をおすすめしています。 受付の複合機が止まれば受付の業務に、バックヤードの複合機が止まれば院内の事務に影響が出ます。患者さんを待たせないためにも、故障したときにすぐ相談できて、対応してもらえる体制があることは大切です。
保守を選ぶときは、診療時間と保守の受付時間がそろっているかも確認してください。土曜日も診療しているクリニックであれば、土曜日に対応してもらえるかどうかも確かめておくと安心です。保守の選び方は複合機のアフターサービスでご説明しています。
6. クリニックの複合機選び、チェックリスト
- 台数の構成:受付とバックヤードで使い分けるか。受付はA4の小型機で足りるか。
- よく使う機能:コピー、プリント、スキャンの量はどのくらいか。
- FAX:ほかの事業所との連携や発注で使うなら、FAXを使える構成にしておく。
- データの消去:コピーやスキャンのあとに内部のデータを消去する機能が必要か。
- 設置スペース:場所を取らないか。扉を開けて作業できる余裕があるか。
- 保守体制:保守の対応がしっかりしているか。診療日に保守の対応があるか。
結論: 使い分けと、データを残さない設定で選ぶ
クリニックや診療所の複合機は、FAXよりもコピーとプリント、スキャンが中心です。受付にはA4の小型機、バックヤードにはふつうのオフィスと同じ業務用機という使い分けが、限られたスペースを生かすうえでも理にかなっています。
そのうえで、個人情報を扱う医療機関として、複合機の内部にデータを残さない設定や消去の機能を確認し、保守の対応がしっかりした機種を選ぶ。FAXは少なくても、使える構成にしておく。この3つを押さえておけば、院内の業務を止めない一台を選べます。
クリニック・診療所の複合機に関するよくある質問(FAQ)
Q1. クリニックでは、FAXはよく使いますか?
一般に思われているほどは多くありません。クリニックや診療所では、コピーとプリント、スキャンが中心です。ただし、ほかの事業所との連携や備品の発注でFAXを使うことがあるため、FAXを使える構成にしておくのが無難です。
Q2. 受付とバックヤードで、複合機を分けたほうがいいですか?
分ける医療機関は多くあります。受付にはA4の小型複合機を置いて受付の業務に使い、バックヤードでは業務用の複合機でパソコンからさまざまな書類を印刷する形です。バックヤードの機械には、ふつうのオフィスと同じ条件で選んで問題ありません。
Q3. 複合機の中に、患者さんの情報が残ることはありますか?
複合機は設定しだいで内部に情報をためこまないようにできますが、一部のデジタルデータは残ることがあります。気になる場合は、コピーやスキャンのあとに内部のデータを消去する機能を検討してください。機種によって、標準で付いている場合と、オプションで追加する場合があります。
Q4. 医療機関向けの特別な複合機が必要ですか?
特別な機種が必要になることは、あまりありません。バックヤードで使う業務用の複合機に求められる条件は、ふつうのオフィスとほとんど同じです。そのうえで、データの消去の機能、場所を取らないこと、保守の対応がしっかりしていることを確認してください。
Q5. 院内が狭いのですが、どんな複合機を選べばいいですか?
場所を取らない機種を選ぶのがおすすめです。受付にはA4の小型機を使い、大きな業務用機はバックヤードに置くと、限られたスペースを生かせます。ただし、扉を開けたり紙を補充したりできる余裕は残しておいてください。故障したときに保守の作業ができなくなるおそれがあります。
