- 印刷物の放置についてのご相談は、人が多いところや、不特定多数の人が使うところでよくいただきます。
- おすすめは、印刷の指示を出したあと、本人が複合機のところに行ってパスワードなどで認証したら印刷される機能を使うことです。ICカード認証もよく使われます。
- こうした機能は標準では付いていない機種もあり、多くはオプションで用意されています。エントリー機では搭載していないことが多いので、必要なら導入を検討する段階で入れておきましょう。現場のルールで管理する方法もありますが、徹底するのは簡単ではありません。
複合機の排紙トレイに、誰かが印刷したまま取りに来ない書類が置かれている。そんな光景は、どの職場でも一度は見たことがあるのではないでしょうか。中身が見積書や社員の情報、お客様の個人情報だったら、と考えると心配になります。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな職場の複合機の使い方をご相談いただいてきました。印刷物の放置は、人が多い職場ほど起きやすい悩みです。 このコラムでは、放置された印刷物を防ぐための仕組みと、導入するときに気をつけたいことをお伝えします。
1. 放置が起きやすいのは、人が多い職場
印刷物の放置についてのご相談は、人が多いところや、不特定多数の人が使うところでよくいただきます。 少人数の職場なら、複合機に置かれた書類が誰のものかはすぐにわかります。ところが、使う人が多くなるほど、誰が何を印刷したのかがわからなくなります。
パソコンから印刷して、取りに行くのを忘れる。ほかの人の書類と一緒に持って行ってしまう。取りに行ったときには、もう誰かに見られていた。人の出入りが多い職場や、社外の人も複合機を使う場所では、こうしたことが起きやすくなります。放置された書類が情報漏れのきっかけになることもあるので、軽く見ることはできません。複合機のセキュリティ全体についてはコピー機・複合機のセキュリティ対策とは?でご説明しています。
2. 本人が認証してから印刷される仕組み
おすすめは、認証の仕組みを使うことです。パソコンから印刷の指示を出したあと、本人が複合機のところに行ってパスワードなどで認証したら、はじめて印刷されるという機能です。 ふつうの印刷では、パソコンで印刷ボタンを押すと、その場で複合機から書類が出てきます。本人が取りに行くまでの間、書類は誰でも見られる状態で置かれています。
認証して印刷する機能を使うと、印刷の指示を出しただけでは、まだ書類は出てきません。本人が複合機の前に立ち、パスワードなどで認証したときに、初めて印刷されます。つまり、書類が出てくるときには、必ず本人がその場にいるということです。これなら、置きっぱなしになることも、ほかの人に見られることもありません。
機密の書類を印刷するときにも、この仕組みが役立ちます。個人情報を扱う会社で求められる対策については個人情報保護法で複合機に求められる対策とは?もあわせてご覧ください。
3. ICカード認証もよく使われる
本人の確認には、パスワードのほかに、ICカードで認証する方法もよく使われます。 毎回パスワードを入力するのは、使う人にとって少し手間です。ICカード認証なら、社員証などのICカードを複合機にかざすだけで本人が確認され、印刷が始まります。人が多い職場や、印刷する回数が多い職場では、手軽さの面で選ばれることが多い方法です。
認証の仕組みは、印刷物の放置を防ぐだけでなく、誰がいつ何を印刷したかを把握したり、使える機能を人によって分けたりすることにも役立ちます。複合機に備わっているセキュリティ機能については複合機にはどんなセキュリティ機能があるのか?で詳しくご紹介しています。
4. 標準で付いていない機種もある。導入前に確認を
認証して印刷する機能は、標準では付いていない機種もあります。ICカード認証も、基本的にオプションとして用意されているので、必要な場合は導入を検討する段階で入れておきましょう。エントリー機などでは、そもそもその機能を搭載していないことが多いです。 「あとから付ければいい」と思っていたら、選んだ機種では付けられなかった、ということもありえます。とくに、価格を抑えたエントリー機では、認証の機能そのものを搭載していないことが多いので注意が必要です。
人が多い職場や、不特定多数が使う場所に複合機を置く予定があるなら、機種を選ぶ段階で、認証の機能が使えるかどうかを販売店に確認してください。オプションの考え方については複合機のオプション選びでまとめています。
5. 現場のルールで管理するのは、意外と難しい
認証の機能を使わずに、現場のルールで管理するという方法もあります。ただ、印刷物をどう扱うかという軽微なことなので、ルールを徹底するのは簡単ではないかもしれません。 「印刷したらすぐに取りに行く」「時間がたった書類は回収する」といったルールを決めることはできます。ところが、印刷物の扱いはあまりに日常的で、小さなことです。忙しいときにはつい後回しになり、ルールがあっても守られなくなりがちです。
少人数の職場で、放置がそれほど問題にならないなら、ルールで十分なこともあります。一方で、人が多い職場や、機密の書類を扱う職場では、人の注意に頼るより、仕組みで防ぐほうが確実です。在宅勤務などで働き方が変わり、複合機を使う人が入れ替わりやすい職場では、とくにそう言えます。働き方に合わせた複合機の考え方はハイブリッドオフィスに合う複合機とは?もご覧ください。
結論: 放置はルールより仕組みで防ぐ
印刷物の放置は、人が多い職場や、不特定多数が使う場所で起きやすい悩みです。いちばん確実なのは、本人が複合機の前で認証してから印刷される仕組みを使うこと。パスワードのほか、ICカードで認証する方法もよく使われています。
ただし、こうした機能は標準で付いていない機種もあり、エントリー機では搭載していないことが多くあります。必要なら、導入を検討する段階で入れておきましょう。現場のルールだけで徹底するのは、思ったより難しいものです。
放置された印刷物に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機に印刷物が放置されるのを防ぐには、どうすればいいですか?
印刷の指示を出したあと、本人が複合機のところに行ってパスワードなどで認証したら印刷される機能を使うのがおすすめです。書類が出てくるときには必ず本人がその場にいるので、置きっぱなしやほかの人に見られることを防げます。
Q2. パスワード以外の認証方法はありますか?
ICカード認証もよく使われます。社員証などのICカードを複合機にかざすだけで本人が確認されるので、毎回パスワードを入力する手間がかかりません。
Q3. 認証して印刷する機能は、どの複合機にも付いていますか?
標準では付いていない機種もあり、ICカード認証も基本的にオプションとして用意されています。エントリー機などでは、そもそも機能を搭載していないことが多いので、必要なら導入を検討する段階で販売店に確認し、入れておきましょう。
Q4. 社内のルールで、放置を防ぐことはできますか?
「印刷したらすぐに取りに行く」といったルールで管理する方法もあります。ただ、印刷物の扱いは軽微で日常的なことなので、ルールを徹底するのは簡単ではないかもしれません。人が多い職場では、仕組みで防ぐほうが確実です。
Q5. どんな職場で、認証の仕組みを検討したほうがいいですか?
人が多いところや、不特定多数の人が複合機を使うところで、放置についてのご相談が多くあります。機密の書類や個人情報を印刷することが多い職場でも、検討しておくと安心です。
