- IT系のお客様は、電子化が進んで紙は少ない、と思いきや、プレゼン資料などの印刷が多いところもまだあります。
- ただ、電子化そのものは進んでいるので、スキャン機能やクラウド連携のご相談は多いです。社内に詳しいエンジニアがいることも多く、そのあたりの打ち合わせがスムーズに進む印象です。
- IT系の方は、複合機を「プリンター」と呼ぶことが多く、つまりコピーの利用は少ない感じです。最近はFAXなしでいいというところも増えた印象があります。
処理の速さで選ぶ:A3カラー複合機 HP E786dn
IT企業やスタートアップのオフィスというと、ノートパソコンとモニターが並び、紙はほとんど見かけない。そんなイメージがあるかもしれません。実際に、複合機はいらないのでは、と考える方もいるでしょう。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種に複合機を納めてきました。IT系のお客様とお話しすると、イメージとは少し違う使い方が見えてきます。 このコラムでは、IT企業・スタートアップで複合機を選ぶときに知っておきたいことを、印刷、スキャンとクラウド、FAXの要否に分けてお伝えします。
1. 紙は少ないと思いきや、プレゼン資料の印刷は多い
IT系のお客様は、電子化が進んで紙は少ない、と思いきや、プレゼン資料などの印刷が多いところもまだあります。 社内のやり取りはほとんどデータでも、お客様への提案や打ち合わせの場では、紙の資料を配ることがまだまだあります。大事な商談ほど、手元で書き込める紙の資料が求められることもあるのです。
プレゼン資料をたくさん作る会社では、カラーの印刷の質や、ホチキス留めなどの仕上げの機能も役に立ちます。仕上げの機能については複合機のフィニッシャーは必要?でご紹介しています。
2. スキャン機能とクラウド連携の相談が多い
ただ、ご多分に漏れず電子化そのものは進んでいるので、スキャン機能やクラウド連携のご相談は多いです。 契約書や請求書など、外から届く紙の書類をスキャンしてデータにし、クラウドに保存して共有する。IT企業では、こうした使い方が当たり前になっています。複合機は、紙をデータの世界に取り込む「入口」としての役割が大きくなっています。
スキャンした書類をクラウドに送る方法や、読み取りの性能は、機種によって違います。複合機の役割が「入力」に変わってきている話はペーパーレスでも複合機は必要?で、クラウドとの連携は複合機のクラウド連携活用ガイドでご説明しています。
3. 社内のエンジニアがいると、打ち合わせがスムーズ
IT系のお客様は、社内に詳しいエンジニアがいることも多く、スキャンやクラウド連携などの打ち合わせがスムーズに進む印象があります。 ネットワークの設定や、クラウドのサービスとのつなぎ方、パソコンへのドライバーの配布など、複合機を導入するときには、技術的な話がいくつも出てきます。社内に詳しい方がいれば、こうした話が早く進みます。
ネットワークやパソコン側の設定を社内で対応できれば、導入もスムーズです。たくさんのパソコンにドライバーを入れる方法は複合機のプリンタードライバー、数十台のパソコンにどう入れる?で、Macやスマホからの印刷についてはMac・iPhone・iPadから複合機に印刷できる?でご紹介しています。
4. 複合機は「プリンター」。コピーは少なめ
IT系の方は、複合機を「プリンター」と呼ぶことが多いです。つまり、コピー機能の利用は少ない感じです。 ほかの業種では「コピー機」と呼ばれることの多い複合機ですが、IT系の会社では「プリンター」と呼ばれることがよくあります。紙の書類をコピーするより、パソコンから印刷することが中心だからです。
コピーをあまり使わないなら、選ぶときに見るべきなのは、パソコンからの印刷のしやすさと、スキャンやクラウドとの連携です。コピーまわりの細かな機能にこだわる必要は、それほどありません。複合機とプリンターの違いはコピー機・複合機・プリンターの違いとは?でご説明しています。
5. FAXなしでいい、という会社も増えた
最近は、FAXなしでいい、というところも増えた印象があります。 取引先とのやり取りがメールやチャット、クラウドのサービスで完結するIT企業では、FAXを使う場面がほとんどないこともあります。使わないFAXの機能を付けるより、その分をスキャンやクラウドの機能に回したい、という考え方です。
ただし、取引先や業界によっては、FAXでのやり取りが残っていることもあります。FAXが必要かどうかは、取引先とのやり取りのしかたを確かめてから決めましょう。FAXが残り続けている業界の背景はFAXをやめられない業界はどこ?で、FAXの機能をどう扱うかは複合機のオプション選びでもご紹介しています。
結論: 印刷とスキャンを軸に、必要な機能だけを選ぶ
IT企業は紙が少ないと思われがちですが、プレゼン資料などの印刷が多いところもまだあります。そのうえで、電子化が進んでいるので、スキャン機能やクラウド連携のご相談が多く、社内のエンジニアがいれば打ち合わせもスムーズです。
複合機を「プリンター」と呼ぶほどコピーは少なめで、FAXなしという会社も増えてきました。印刷とスキャンを軸に、自分たちに必要な機能だけを選ぶのが、IT企業らしい複合機の選び方です。
IT企業・スタートアップの複合機に関するよくある質問(FAQ)
Q1. IT企業に、複合機は必要ですか?
電子化が進んで紙は少ないと思われがちですが、プレゼン資料などの印刷が多いところもまだあります。また、紙の書類をスキャンしてクラウドに保存する使い方も多いので、印刷とスキャンの機械として役立ちます。
Q2. IT企業では、複合機のどんな機能がよく使われますか?
パソコンからの印刷と、スキャン機能やクラウド連携が中心です。IT系の方は複合機を「プリンター」と呼ぶことが多く、コピーの利用は少ない傾向があります。
Q3. 複合機に、FAXの機能は付けなくてもいいですか?
最近はFAXなしでいいというIT企業も増えた印象があります。ただ、取引先や業界によってはFAXでのやり取りが残っていることもあるので、取引先とのやり取りのしかたを確かめてから決めましょう。
Q4. スキャンした書類を、クラウドに保存できますか?
クラウドと連携できる複合機やサービスを使えば可能です。スキャンした書類をクラウドに保存して共有する使い方は、IT企業ではよく相談をいただきます。連携の方法や読み取りの性能は機種によって違うので、導入前に確かめておきましょう。
Q5. 導入のとき、社内のエンジニアに準備してもらうことはありますか?
ネットワークの設定や、クラウドのサービスとのつなぎ方、パソコンへのドライバーの配布などで、社内のエンジニアの方に協力いただけると導入がスムーズに進みます。IT系のお客様は、こうした打ち合わせが早く進む印象があります。
