複合機のプリンタードライバー、数十台のパソコンにどう入れる？設置業者・社内のIT担当・サーバー経由の3つと、早めの相談が大切な理由

1. 基本は、設置業者に依頼する

複合機を設置するときの、プリンタードライバーのインストールなどは、基本的にそのまま設置業者に依頼することが多いです。 複合機の設置の日には、サービスマンが本体を置き、ネットワークにつなぎ、動作を確かめます。あわせて、パソコンにプリンタードライバーを入れて、実際に印刷できるかを確かめるところまで行うのが一般的です。

パソコンが数台の職場なら、設置の当日にまとめて対応できることがほとんどです。設置当日の流れや、お客様に準備しておいていただくことは複合機の設置当日の流れでまとめています。

2. 数十台になると、当日に対応しきれないことも

ただ、パソコンが数十台となると、設置業者では対応できないことがあります。 プリンタードライバーのインストールは、1台ずつパソコンを操作して行う作業です。1台にかかる時間は長くなくても、数十台となれば、それだけで大きな作業量になります。設置の当日に、サービスマン一人ですべてを終わらせるのは難しいこともあるのです。

また、パソコンを使っている社員の方が席を外していたり、パソコンにログインできなかったりと、台数が多いほど思いどおりに進まないことも増えます。パソコン側の設定が保守に含まれるかどうかは複合機の設定変更は有料?をご覧ください。

3. 社内のIT担当者が行う方法

パソコンが数十台の規模になると、お客様の側にIT担当者などがいて、そちらで実施することもあります。 社内のパソコンを管理しているIT担当者がいれば、プリンタードライバーの配布も、ふだんのパソコン管理の一部として行えることがあります。社内のパソコンの状況をよく知っている分、スムーズに進められることも多いでしょう。

この場合は、設置業者から、使うドライバーや設定の情報を事前にIT担当者へ渡しておくと、作業が進めやすくなります。複合機のIPアドレスなど、ネットワークの情報もあわせて共有しておきましょう。

4. サーバーにドライバーを入れて、そこ経由で使う方法

サーバーにドライバーを入れておき、すべてそこ経由で利用するようにするケースもあります。 社内にサーバーがある場合は、複合機のプリンタードライバーをサーバーに入れておき、各パソコンはサーバーを通して印刷する、という形にすることもできます。こうすると、ドライバーの管理をサーバーにまとめられます。

ドライバーを新しくしたいときや、設定を変えたいときも、サーバー側で対応すれば済むので、パソコンの台数が多い職場ほど管理がしやすくなります。ただし、サーバーの設定にはネットワークの知識が必要なので、社内のIT担当者や、ネットワークに詳しい業者と相談しながら進めることになります。印刷できなくなったときに確かめる場所はパソコンから複合機に印刷できない原因でもご説明しています。

5. 台数が多いほど、早めの相談を

いずれにしても、設定の対象の機器が多い場合は、早めにご相談ください。人手を手配するにも、手続きがあるからです。 パソコンの台数が多いと、設置業者の側でも、作業の人数を増やしたり、作業の日を分けたりといった準備が必要になります。人を手配するには、それなりの時間と手続きがかかります。設置日の直前になって「実は数十台あって」とわかると、当日に間に合わないこともあるのです。

相談するときは、次のようなことを伝えておくと、段取りが立てやすくなります。

• プリンタードライバーを入れるパソコンの台数
• WindowsかMacか、パソコンの種類
• 社内にIT担当者がいるかどうか
• 社内にサーバーがあるかどうか

入れ替えのときに、ほかに事前に伝えておきたいことは複合機の入れ替えで「前はできたのに」を防ぐでまとめています。

結論: 台数で方法を選び、設置日の前に段取りを

プリンタードライバーのインストールは、数台なら設置業者に任せるのが基本です。数十台になると、当日に対応しきれないこともあるので、社内のIT担当者が行う方法や、サーバー経由で使う方法も考えてみてください。

そして、どの方法でも大切なのは、設定するパソコンが多い場合は、早めに相談することです。人手の手配にも手続きがかかります。設置日を決める前に台数を伝えておけば、当日にすべてのパソコンから印刷できる状態で、新しい複合機を使い始められます。