- FAXは、まだまだ使われています。理由として多いのは、取引先がFAXで発注してくる、手書きの書類のやり取りが多い、役所や医療機関とのやり取りがFAX、といったことです。
- 今はスマホで手書きのメモでもメールで送れます。ただ、相手が「会社」やその中の担当部署あての場合、FAX番号さえわかれば、相手の誰が対応してもいい形で、指名なしで情報を送れます。注文書や窓口への一般的な送信には、メールよりFAXのほうが便利なこともあるのです。
- とくにFAXが多いのは、卸・物流や飲食の仕入れです。建設や医療などは、送る側からすでに電子化が進んでいるところも増えてきました。FAXは今後減っていくでしょうが、まだしばらくはこの文化が続きそうです。
「今どき、まだFAXを使っているの?」。そう思われるかもしれませんが、FAXは今も多くの職場で使われています。私たちのところに、受信したFAXをデータにして整理したいというご相談が届くのも、FAXがまだまだ現役だからです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種の複合機の使い方を見てきました。FAXがなかなか減らないのには、単なる「慣れ」だけではない理由があります。 このコラムでは、FAXが残り続けている理由と、とくにFAXが多い業界、そしてFAXと上手に付き合う方法をお伝えします。
1. FAXが残る、よくある理由
FAXが使われ続けている理由として多いのは、取引先がFAXで発注してくる、手書きの書類のやり取りが多い、役所や医療機関とのやり取りがFAX、といったことです。 自分の会社がFAXをやめたくても、取引先がFAXで注文を送ってくるなら、受ける側としてはFAXを残さざるを得ません。手書きの注文書や申込書をそのまま送れることも、FAXが便利に使われ続けている理由です。
また、役所や医療機関など、相手の側の都合でFAXでのやり取りが決まっている場面もあります。FAXは、自分たちだけではやめられないことが多い通信手段なのです。
2. FAXは、担当者を指名せずに送れる
今はスマホもあるので、書類や手書きのメモでさえ、メールで送ることができます。ただ、相手が「会社」やその中の担当者、担当部署あてに送る場合、FAX番号さえわかれば、相手方の誰が対応しようと、指名なしで情報を送れます。 メールは、基本的に個人あてに送るものです。送る相手のメールアドレスを知っていて、その人が読んでくれることが前提になります。担当者が休んでいたり、異動したりすれば、メールが読まれないまま止まってしまうこともあります。
一方、FAXは会社や部署の番号に送ります。届いたFAXは、そこにいる誰かが受け取って対応すればいい。注文書や、窓口への一般的な連絡には、メールよりもFAXのほうが便利だったりするのです。そこにいる誰かが対応すればいいわけですから、個人あてである必要は低くなります。FAXが減らない理由は、こうした「宛先の性質」にもあると言えます。
3. とくに多いのは、卸・物流と飲食の仕入れ
とくにFAXが多いと感じるのは、卸・物流や、飲食の仕入れです。 卸や物流の現場では、たくさんの取引先から毎日のように注文が届きます。取引先ごとに注文の形式が違い、手書きの注文書も少なくありません。注文を受ける側は、誰か一人の担当者ではなく、受注の窓口として対応しています。まさに、「会社あてに送れる」FAXの強みが活きる場面です。
飲食の仕入れも同じです。お店から食材や資材を注文するとき、手書きの発注書をFAXで送る、という使い方は今も多く残っています。受ける側も、FAXで届いた注文を、その場にいるスタッフが処理していきます。FAXの誤送信を防ぐ工夫はFAXの誤送信を防ぐ複合機の設定でご紹介しています。
4. 建設や医療は、電子化が進んできた
建設や医療などは、送る側からしてすでに電子化されているところも多くなってきました。 かつては建設や医療もFAXの多い業界でしたが、図面や書類をデータでやり取りする仕組みや、専用のシステムが広がり、FAXを使う場面は少しずつ減ってきています。送る側が電子化すれば、受ける側もFAXを使う必要がなくなっていきます。
このように、FAXがどれだけ残るかは、業界全体、とくに送る側の電子化がどこまで進むかに左右されます。FAXは今後減っていくでしょうが、取引先の多い卸・物流や飲食の仕入れなどでは、まだしばらくはこの文化が続きそうです。
5. FAXが続くなら、受信したFAXをデータで活かす
FAXをすぐにはやめられないなら、受信したFAXをデータにして活かす方法があります。 受信したFAXを紙に印刷するのではなく、PDFなどのデータにして保存すれば、紙が減り、あとから探すのも楽になります。データにしたFAXを社内で共有すれば、その場にいない人も内容を確認できます。
FAXがまだまだ使われているからこそ、サガスにもG DOCKへのご相談が届きます。複合機で受信したFAXをクラウドに取り込んで整理するサービスです。受信FAXの転送先の選び方は夜間・休日のFAX転送が保存されていなかったで、複合機がFAXやスキャンの「入口」になってきている話はペーパーレスでも複合機は必要?でご説明しています。
結論: FAXは減っても、しばらくは続く
FAXが残る理由は、取引先からの発注、手書きの書類、役所や医療機関とのやり取りなどさまざまです。そして、FAX番号さえわかれば、担当者を指名せずに会社や部署あてに送れるという、メールにはない便利さもあります。
とくに卸・物流や飲食の仕入れでは、まだしばらくFAXの文化が続きそうです。FAXをやめられないなら、受信したFAXをデータにして活かす。それが、FAXと上手に付き合ういちばんの方法です。
FAXをやめられない業界に関するよくある質問(FAQ)
Q1. なぜFAXは、なかなかなくならないのですか?
取引先がFAXで発注してくる、手書きの書類のやり取りが多い、役所や医療機関とのやり取りがFAX、といった理由が多くあります。また、FAX番号さえわかれば、担当者を指名せずに会社や部署あてに送れるという便利さもあります。
Q2. メールではなく、FAXのほうが便利な場面はありますか?
注文書や窓口への一般的な連絡など、相手の会社や部署の誰が対応してもいい場合です。メールは個人あてが基本ですが、FAXは番号さえわかれば、そこにいる誰かが受け取って対応できます。
Q3. FAXが特に多い業界はどこですか?
卸・物流や、飲食の仕入れでFAXが多いと感じます。たくさんの取引先から注文が届き、手書きの注文書も多く、受注の窓口として対応する場面が多いためです。
Q4. FAXは、これからなくなっていきますか?
今後は減っていくでしょう。建設や医療などは、送る側からすでに電子化が進んでいるところも増えてきました。ただ、卸・物流や飲食の仕入れなどでは、まだしばらくはFAXの文化が続きそうです。
Q5. FAXをやめられない場合、どうすれば効率よく使えますか?
受信したFAXを紙に印刷せず、PDFなどのデータにして保存・共有する方法があります。サガスのG DOCKのように、受信したFAXをクラウドに取り込んで整理するサービスもあります。
