税理士事務所の複合機選び｜印刷量が多い業種だから1枚あたりの費用と耐久性。紙の書類のスキャンには両面同時読み取り

1. 税理士事務所は、平均の印刷量が多い業種

税理士事務所は、特に平均の印刷量が多い業種です。 帳簿や試算表、決算書、申告書の控え、お客様へお渡しする資料。税理士事務所の仕事は、紙の書類と切っても切り離せません。お客様の数が多いほど、印刷する枚数も増えていきます。

印刷の量が多いということは、1枚あたりの費用の差が、毎月の費用に大きく響くということです。また、たくさん刷るほど機械への負担も大きくなります。税理士事務所の複合機選びでは、この2つを意識しておくことが大切です。

なお、社会保険労務士や司法書士、行政書士の事務所も、書類を多く扱うという点で、このコラムでお伝えすることと同じことが言えると思います。

2. 1枚あたりの費用を抑える2つの選び方

印刷量が多いので、カウンター料金が安いもの、またはサガスが提唱しているカウンター料金なしの定額保守で、格安トナーが用意されているタイプをおすすめしています。 印刷の量が多い事務所の費用を抑える方法は、大きく分けて2つあります。

• カウンター料金(1枚あたりの料金)が安い機種と契約を選ぶ
• カウンター料金なしの定額保守で、格安のトナーを必要な分だけ買うタイプを選ぶ

カウンター料金なしの定額保守なら、保守の費用は毎月決まった額で、印刷にかかるのはトナー代だけです。印刷量が多い事務所ほど、この違いは大きくなります。サガスがカウンター料金のない複合機をおすすめしている理由はカウンター料金のない複合機を、いちばんにおすすめする理由でお話ししています。カウンター保守とそれ以外の保守の違いはカウンター保守とキット保守の違いもあわせてご覧ください。

3. 印刷は複雑ではない。だから耐久性を

税理士事務所の印刷の方法は、それほど複雑なものではありません。とにかく耐久性の高いものを選ぶのがおすすめです。 税理士事務所の印刷物の多くは、白黒の書類や表です。特別な用紙や、凝った仕上げが必要になることは、それほど多くありません。必要なのは、たくさんの書類を、毎日、安定して刷り続けられることです。

機能の多さより、丈夫で故障しにくいこと。とくに、確定申告の時期などに複合機が止まってしまうと、仕事への影響は計り知れません。保証の内容や、故障したときの対応の早さも、あわせて確かめておきましょう。故障したときの対応については複合機が故障したら、サービスマンが来るまでにしておくことでご紹介しています。

4. 紙の書類のスキャンには、両面同時読み取りのADF

すでに紙になっている書類を読み取るスキャンの利用も多いので、両面同時読み取りの原稿送り装置(ADF)なども重宝される傾向があると思います。 税理士事務所では、お客様から預かった領収書や請求書、通帳のコピーなど、紙の書類をデータにする作業がたくさんあります。何十枚、何百枚という書類を読み取ることも珍しくありません。

原稿送り装置が両面を一度に読み取れる機種なら、両面の書類をたくさんスキャンするときの時間が大きく変わります。紙を裏返す動きがない分、作業も速く、紙詰まりのきっかけも少なくなります。複合機が「入力する機器」としての役割を強めている話はペーパーレスでも複合機は必要?で、スキャンの解像度の選び方は複合機のスキャンの解像度と形式はどう選ぶ?でご説明しています。

5. 繁忙期の印刷が多いなら、高速プリンターの併設も

時期によって本当に印刷が多いところは、複合機のほかに高速プリンターを設置されるところもあります。サガスでも、そうしたプリンターを扱っていますので、ご相談ください。 確定申告の時期など、一年のうち限られた時期に印刷が集中する事務所もあります。その時期に合わせて大きな複合機を入れると、ふだんは性能を持て余してしまいます。

そこで、ふだんは複合機を使い、印刷が集中する仕事は高速プリンターに任せる、という組み合わせもあります。印刷を分散できるので、順番待ちも減らせます。複合機とプリンターの使い分けの考え方は複合機と小型プリンターの併用でもご紹介しています。トナーを切らさない備えは複合機のトナー切れで仕事を止めないためにをご覧ください。

結論: 費用・耐久性・スキャンで、止まらない一台を

税理士事務所は、平均の印刷量が特に多い業種です。だからこそ、1枚あたりの費用を抑えられる機種と契約を選びましょう。カウンター料金の安いもの、またはカウンター料金なしの定額保守で格安トナーが使えるタイプがおすすめです。

そして、毎日刷り続けても止まらない耐久性と、紙の書類をすばやくデータにできる両面同時読み取りのADF。繁忙期に印刷が集中するなら、高速プリンターの併設も考えてみてください。