- トナー切れで仕事が止まる原因で多いのは、残量警告が出ていたのに見過ごしていたことです。さらに、トナーの発注が必要な契約なのに、そのことを知っている人が社内に少ないというケースもよくあります。
- 契約によって、トナーが自動で届くかどうかは違います。カウンター契約なしの場合はトナーを都度発注する仕組みなので、残量警告が出ても自動では届きません。その代わり、使った分だけしかトナー代がかからないというメリットがあります。
- トナーは数か月で使えなくなるものではありません。常に予備のトナーを置いておくことと、発注の仕組みを社内で共有しておくことが、いちばん確実な備えです。
カウンター契約なしで使える:A3カラー複合機 HP E786dn
「急ぎの書類を印刷しようとしたら、トナーが切れていた」。複合機のご相談の中でも、仕事が止まってしまう分、困り度の高いものです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、こうしたご相談に対応してきました。話を伺うと、多くの場合、トナー切れはある日突然起きたわけではありません。 このコラムでは、トナー切れが起きる原因と、契約によるトナーの届き方の違い、そして仕事を止めないための備え方をお伝えします。
1. トナー切れの原因で多いのは、残量警告の見過ごし
トナー切れで仕事が止まる原因で多いのは、残量が少なくなったことを知らせる警告が出ていたのに、見過ごしていたことです。 複合機は、トナーが少なくなると操作パネルに警告を表示します。警告が出てから実際に印刷できなくなるまでには、ふつうはある程度の余裕があります。つまり、警告にさえ気づいていれば、トナー切れは防げることが多いのです。
ところが実際には、次のような理由で警告が見過ごされがちです。
- パソコンから印刷するだけで、複合機の画面を見る人がいない
- 警告に気づいた人が、「誰かが注文するだろう」と思ってそのままにした
- 警告が出ても、トナーは自動で届くものだと思っていた
とくに3つめは、契約の仕組みを知らないことから起きます。次の章でご説明します。
2. 契約によって、トナーが自動で届くかどうかが違う
トナーが自動で届くかどうかは、複合機の契約によって違います。カウンター契約なしの場合はトナーを都度発注する仕組みなので、残量警告が出ても自動では届きません。 印刷枚数に応じて料金を払うカウンター保守では、トナー代が保守料金に含まれていて、残量が少なくなると業者から届く仕組みになっていることが多くあります。
一方、私たちサガスがおすすめしているカウンター契約なしの使い方では、トナーは必要なときにお客様から発注していただく仕組みです。複合機に残量警告が出ても、それだけでトナーが届くことはありません。
どちらが良い悪いではなく、自分の会社の契約がどちらなのかを知っておくことが大切です。カウンター保守とそれ以外の保守の違いはカウンター保守とキット保守の違いで詳しくご説明しています。
3. 都度発注は、使った分だけのトナー代で済む
トナーを都度発注する仕組みには、使った分だけしかトナー代がかからないというメリットがあります。 発注の手間がかかる分、印刷する量が少ない月はトナー代もかかりません。印刷量が会社の状況によって変わる場合や、印刷枚数そのものを抑えたい場合には、費用がわかりやすい仕組みです。
ただし、この仕組みを生かすには、トナーを切らさないように自分たちで管理することが前提になります。発注の手間を小さくし、切らさないための備えが、次の章の「予備のトナー」です。トナーとドラムの役割や、保守の費用との関係はトナーとドラムの違いもあわせてご覧ください。
4. 予備のトナーを、常に1本置いておく
トナーは数か月で使えなくなるようなものではありません。私たちは、常に予備のトナーを持っておくようにご案内しています。 予備が1本あれば、残量警告が出たときや、トナーが切れたときに、すぐ交換して印刷を続けられます。そのあとで次のトナーを注文すれば、届くまでの間に仕事が止まることはありません。
おすすめの流れは、次のとおりです。
- トナーが切れたら(または警告が出たら)、予備のトナーに交換する
- 交換したら、その場で次の予備を注文する
- 届いた予備は、決まった場所に保管する
「予備を使ったら、すぐ次を注文する」という順番を決めておけば、予備がない状態が長く続くことはありません。保管するときは、直射日光や高温多湿を避けた場所に置いておくと安心です。カラー機の場合は、色ごとに減り方が違うので、よく使う色から予備を用意しておくとよいでしょう。
5. 発注が必要なことを、社内で共有しておく
トナーの発注が必要な契約なのに、そのことを知っている人が社内に少ないというケースがよくあります。発注の仕組みは、何人かで共有しておくことが大切です。 導入したときの担当者は発注が必要なことを知っていても、ほかの社員は「トナーは自動で届くもの」と思い込んでいることがあります。担当者が休んでいたり、異動や退職でいなくなったりすると、警告が出ても誰も注文しない、ということが起きてしまいます。
次のようなことを、複合機の近くに貼っておいたり、社内で共有しておいたりするのがおすすめです。
- トナーは自動では届かず、発注が必要であること
- 発注先(電話番号・メールアドレス)と、伝える内容(機種名など)
- 予備のトナーの置き場所
担当者が変わったときに抜け落ちやすい情報については担当者が辞めても困らない複合機業者の選び方でもまとめています。
結論: 警告が出たら、予備に替えて次を注文する
トナー切れで仕事が止まる原因の多くは、残量警告の見過ごしと、発注が必要なことを知らなかったことです。まずは、自分の会社の契約が、トナーが自動で届くものなのか、都度発注するものなのかを確かめてください。
都度発注の仕組みなら、使った分だけのトナー代で済むというメリットがあります。予備を1本置いておき、使ったらすぐ次を注文する。そして、その仕組みを何人かで共有しておく。それだけで、トナー切れで仕事が止まることは、ほとんどなくなります。
トナーの発注に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機のトナーが急に切れてしまいました。よくある原因は何ですか?
多いのは、残量が少なくなったことを知らせる警告が出ていたのに、見過ごしていたことです。パソコンから印刷するだけで複合機の画面を見る人がいない、トナーは自動で届くものだと思っていた、といった理由で気づかないことがよくあります。
Q2. 残量警告が出たら、トナーは自動で届きますか?
契約によって違います。カウンター保守では残量に応じてトナーが届く仕組みのことが多いですが、カウンター契約なしの場合はトナーを都度発注する仕組みなので、警告が出ても自動では届きません。自分の会社の契約がどちらなのかを確かめておきましょう。
Q3. トナーを都度発注する仕組みに、メリットはありますか?
使った分だけしかトナー代がかからないことです。印刷量が少ない月は、トナー代もかかりません。そのぶん、トナーを切らさないように自分たちで管理することが前提になります。
Q4. 予備のトナーを置いておいても、使えなくなりませんか?
トナーは数か月で使えなくなるようなものではありません。常に予備を1本置いておき、使ったらすぐ次を注文する流れにしておくのがおすすめです。保管するときは、直射日光や高温多湿を避けた場所に置いておくと安心です。
Q5. トナー切れを防ぐために、社内で何をしておけばいいですか?
トナーは自動では届かず発注が必要であること、発注先の連絡先と伝える内容、予備のトナーの置き場所を、複合機の近くに貼るなどして何人かで共有しておくことです。担当者が休んだり変わったりしても、誰かが発注できるようになります。
