現代の複合機には、事務作業の負担を劇的に減らす「隠れた名機能」が多数搭載されています。 (1)コスト管理： エコプリント機能を活用し、トナー消費を10?50％抑制。 (2)データ活用： OCR機能により、紙の書類を「検索可能なPDF」や「編集可能なExcel」へ変換。 (3)自動化： 両面同時スキャンや名刺の自動切り出しにより、手作業のデータ入力を廃止。 (4)全体最適化： MPS（管理ソリューション）を導入し、オフィス全体のTCO（総保有コスト）を削減。 これらの機能を使いこなすことで、単なるコストセンターだった複合機が、攻めのDXインフラへと生まれ変わります。
1. トナーの節約方法
トナーを節約することで、コピー機・複合機の運用コストをより効果的に削減できます。社内配布資料や試し刷りなど、高画質を必要としない書類には「エコプリント」が最適です。
トナー濃度を適正に抑えることで、コストだけでなく環境負荷も低減できます。特にサガスの「スーパーアクティブプラン」のようなトナー購入型のプランとは相性抜群です。
● エコプリント（コピー編）
コピーを取る際、設定パネルの【カラー/画質】タブから【エコプリント】を選択するだけ。節約レベルを調整できる機種もあり、用途に合わせた最適な運用が可能です。
※設定方法はメーカー・機種により異なります。
● エコプリント（プリント編）
PCからの印刷時も、プリンタープロパティの【印刷品質】タブから簡単に設定可能。ONにするだけで、トナー消費を約10％〜50％も削減できるケースがあります。
2. 複合機にスキャンするだけで名刺管理！
● スキャン機能による名刺管理の進化
オフィスのペーパーレス化が進む中で、未だに増え続けてしまうのが「名刺」です。これまではガラス面に一枚ずつ並べていたスキャン作業も、最新機ならランダムに並べても自動で個別に認識したり、自動原稿送り装置（ADF）を通して一気に読み取ることが可能になっています。
● データ管理による5つの劇的メリット
- どこでもアクセス： 外出先からスマホやタブレットで名刺データを確認でき、原本を持ち歩く必要がありません。
- 紛失リスクの解消： デジタル保存により、名刺をなくす不安がゼロになります。
- チームでの知見共有： 部署全体で閲覧権限を設定でき、担当者不在時の対応や仕事の引き継ぎが極めてスムーズになります。
- スピーディな検索： 会社名や名前で即座に検索可能。キャビネットを探し回る無駄な時間がなくなります。
- 外部連携と二次加工： 住所情報をGoogleマップに連動させて訪問ルートを確認したり、Excel/CSVに出力して年賀状リストや営業メールリストを即座に作成できます。
3. 複合機の両面スキャン
大量の資料を1枚ずつ手動でスキャンするのは、現代のオフィスワークでは大きなタイムロスです。複合機の「両面スキャン機能」を使えば、セットするだけで機械が自動的に両面を読み取ってくれます。
● 両面スキャンの利便性
100枚の資料をスキャンする際、手動なら機械に張り付いていなければなりませんが、機能を使えばボタン一つで完了。その間に他の業務を進めることができます。
● 業務効率を高める活用シーン
- 大量の会議資料を一度にデータ化したいとき。
- サイズの異なる原稿をまとめて読み取りたいとき。
● ADF（自動両面原稿送り装置）の性能
高性能機種では「両面同時読取」に対応しており、片面を読み取るのと変わらない時間で両面のスキャンが完了します。分速50枚以上のスピードを誇る機種もあり、これらを使いこなすことで事務処理能力は格段にアップします。
4. 複合機のOCR機能を導入してペーパーレス化を！
見積書、契約書、調査書。重要書類ほど「紙」で眠っていませんか？紙媒体はセキュリティに優れますが、情報の「検索」には膨大な手間がかかります。この問題を解決するのがOCR技術です。
● OCR（工学的文字認識）とは？
スキャンした画像データの中にある文字を、文字コードとして認識・変換する技術です。これにより、単なる写真データだったPDFが「検索可能なテキスト付きPDF」や「編集可能なWord/Excelデータ」に変わります。
● OCR導入で得られる3つの大きな利点
(1) 保管スペースのゼロ化： 紙の書類を処分してデータ化することで、キャビネットや倉庫のスペースを有効活用できます。
(2) 秒速の情報検索： パソコン上で単語検索するだけで、数万枚の書類の中から目的の一枚を瞬時に見つけ出せます。
(3) 情報の再利用： 紙の資料から数値を打ち直してグラフを作る必要はありません。文字コード化されていれば、コピー＆ペーストで即座に活用できます。
5. 複合機管理ソリューション「MPS」
MPS（Managed Print Service）とは、現状の出力環境を徹底分析し、見える化することで、統制の取れた最適な環境を構築する包括的なサービスです。導入により、TCO（総保有コスト）の把握と削減、業務プロセスの効率化、環境負荷の軽減が可能になります。
● MPS導入の5つの手順
(I) 調査・評価（ASSESSMENT）： 定量的・定性的な調査を行い、目に見えない無駄を可視化します。
(II) 最適化設計（IMPROVE）： 稼働率、動線、情報の流れを整理し、理想の配置を設計します。
(III) 構築（TRANSFORM）： 不要な機器の廃棄や適切な入れ替えを実行します。
(IV) 運用・管理（GOVERN）： 改善計画を定着させるため、日々の管理を代行します。
(V) 最適化（OPTIMIZE）： 達成状況を確認し、さらなる改善策の実行を継続的にサポートします。
