マルチコピー機の便利な機能

1.トナーの節約方法

トナーの節約でコピー機・複合機の印刷コストをもっと削減できます。社内配布資料や試し刷りなど、あまり画質にこだわらない書類をコピー・プリントアウトする時にはエコプリントがおすすめです。
トナー濃度を抑えることができ、環境にとっても非常にやさしい活用方法となっています。特に当社のスーパーアクティブプランはトナーを購入して頂くプランなので相性バツグンです!
●エコプリント(コピー編)
コピーを取る前にコピー機の設定にある【カラー/画質】タブから【エコプリント】を押すだけ!トナー節約レベルから選べるため印刷物に合わせて調整が可能です。
※設定方法は各メーカー、機種により異なります。
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●エコプリント(プリント編)
プリンタのプロパティ画面【印刷品質】タブから【エコプリント】を押すだけ!トナー節約レベルから選べるため印刷物に合わせて調整が可能です。

※ON・OFFの選択で約10〜50%のトナー消費が削減できます。

2.複合機にスキャンするだけで名刺管理!

●複合機のスキャン機能による名刺管理とは
ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、オフィスでは大量の印刷物が溢れています。中でも、量が増えやすい印刷物の一つが名刺です。これらの解決のために、名刺管理も電子化が必要となります。
こうした流れを受けて、各複合機メーカーも名刺のデータを行いやすいようサービスを充実させています。
従来は、名刺をスキャンする際には複合機のガラス面に一枚ずつ並べる必要がありましたが、こうした手間を簡略化できるようランダムに並べても読み取れるように対応 したり、現行送り装置を使用できるようにしたりと、利用者にとってますます楽に名刺の管理が行えるようになっています。
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●複合機で名刺をデータ管理することによるメリット
○名刺データをスキャンし、チームとして管理することにより以下のように改善されます。
○外出時にはスマホやタブレットからデータにアクセスすることができ、名刺を持ち運ぶ必要がない。
○データを削除してしまわない限り紛失のリスクがない。
○チームとして名刺データを閲覧・管理ができる。また、名刺管理会社によっては閲覧権限を設定し、仕事の引継ぎや連携がスムーズになる。
○ドキュメント化された名刺データ化は、ただ閲覧できるだけではなく、必要な名刺を容易に検索できます。
○名刺データはエクセルやCSVに落としたり、グーグルマップなどの他のソフトと連携させたりして二次加工使用することができます。

・名刺データをエクセルに落として、顧客リストを作成する
・名刺データを年賀状ソフトやCSVに落とし、年賀状リストを作成する
・名刺の住所情報を読み取り、グーグルマップ上に顧客の住所として表示させる
・メールアドレスを読み取り、メール配信リストを作成する

3.複合機の両面スキャン

大量の資料を1枚ずつスキャンしていたのでは大変に。そんな時は、複合機(コピー機)の”両面スキャン”の利用がおすすめです。では、複合機(コピー機)の両面スキャンの活用シーンについて見ていきましょう。
複合機(コピー機)では原稿(資料)の”両面スキャン”が可能です。両面スキャンとは両面に記載のある原稿を、ただセットするだけで複合機(コピー機)の自動原稿送り装置が自動的に読み取ってくれる機能です。
●両面スキャンとは
両面ともスキャンする機能のこと。原稿を手動でひっくり返す必要はないです。
例えば、100枚の原稿を両面スキャンするとして、1枚ずつ手動でスキャンすると複合機(コピー機)から離れられません。その点、複合機(コピー機)の両面スキャンなら原稿をセットし、ボタンを押すだけと側にいる必要はありません。
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●両面スキャンの活用シーン
複合機(コピー機)の両面スキャンの活用シーンとしては
・大量の原稿を1度にスキャンしたい
・サイズの異なる原稿をまとめてスキャンする
・他の作業と並行しながらスキャンもしたい
●自動両面原稿送り装置
ADF(自動両面原稿送り装置)と呼ばれるもので、ファックスのように原稿をセットし、スキャンをスタートするだけで自動で両面スキャンされます。また、機種によっては両面同時でスキャンできるものもあります。 片面分の時間で両面スキャンまでできる高性能機種で、1分あたり50枚以上のスキャンができるものもあります。
複合機(コピー機)の両面スキャンを使いこなせれば、業務効率は格段にアップします。

4.複合機のOCR機能を導入してペーパーレス化を!

見積書や契約書、調査書など重要書類ほど紙媒体で管理していることが多いと思います。
セキュリティとして紙媒体は優秀な反面、検索するには手間がかかります。情報化社会において書類1枚を検索するのに時間がかかっていたのでは問題です。 であれば、複合機にOCRを導入して書類のペーパーレス化を進めてみませんか?
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●OCRってなに?
OCR(Optical Character Recognition/Reader)は工学的文字認識のことです。印字文字や手書き文字にかかわらずスキャンされた文字を文字コードとして変換する技術で、書類を複合機(スキャナー)に読み込ませることで、 パソコンでも文字データとして処理できます。
OCRを導入することで、複合機に見積書や契約書等をスキャンさせるだけで、書類ごとにパソコンで文字を打ち込む必要もなく、WordやExcelデータに変換してくれる便利な機能です。

●複合機にOCRを導入することで得られる3つのメリット
I.書類を紙媒体として処理・管理するには保管するためのスペースが必要です。複合機にOCRを導入することで、”書類のスペース”がなくなります。ペーパーレス化すれば書類のスペースがなくなり、空いたスペースをより有効活用できるのです。

II.情報検索がスピーディ”になるのも、複合機にOCRを導入することで得られます。本来、資料を検索するには、資料倉庫やキャビネットで書類が、たとえ整理整頓されているとしても、その書類のから1枚の資料を探し出す作業は時間の無駄です。 文字コードとしてフォーマットしていれば、パソコン上から単語検索するだけで簡単に見つけられます。

III.複合機にOCRを導入すると、”情報を適切に利用”できるのもポイントです。もし紙媒体の資料でグラフ、書類を作成しようとするとデータから入力する必要があります。情報の文字コードさえあれば計算ソフト、文章ソフトなどで簡単に処理できる訳です。

5.複合機管理ソリューション「MPS」

MPS (Managed Print Service)とは、企業のオフィス出力環境の現状を分析した上で、オフィスの最適な出力環境のために、現在の出力状況を見える化し、統制のとれた出力環境を構築するサービスです。
MPS導入によって、出力環境に関するTCO(Total Cost of Ownership)の把握/削減、出力管理業務プロセスの効率化、環境負荷軽減といった効果を期待することができます。
尚、実施内容については、複合機メーカー各社の違いがあります。
●MPSの手順
I.調査・評価(ASSESSMENT)
定量調査と定性調査により見えている無駄だけでなく隠れた無駄を可視化します。

II.最適化設計(IMPROVE)
無駄なコスト・機器の稼働率・人の動線・情報の流れを整理し、最適な出力環境を設計します。

III.構築(TRANSFORM)
無駄な機器の廃棄や入れ替えを行ない、最適な出力環境を構築します。

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IV.運用・管理(GOVERN)
新しい出力環境や改善計画を、スムーズに受け入れ、活用していただくための運用・管理を代行します。

V.最適化(OPTIMIZE)
改善目標の達成状況を確認し、さらなる改善策の提言と、実行をサポートします。


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