失敗しない!コピー機の選び方

1.あなたに最適なコピー機の選び方教えます!

コピー機と言っても、A4サイズ印刷のパーソナルユースの「家庭用」からA3サイズ印刷まで可能な「業務用機」まで、色々なメーカーから沢山のコピー機がでています。
ここではオフィスでご利用いただく業務用コピー機の選び方について説明します。

 「家庭用」と「業務用機」の違いについてはこちらの
 「家電量販店で売っている小型複合機と業務用複合機はどっちが得ですか?」をご覧ください。


あなた、
「とにかく安ければ良いんだ」と思ったりはしていませんか?
これはダメです!
安いと言うだけで決めてしまうと後々思わぬ出費がかさんだり、求めている性能ではなく結局はコピー機を短期間で買い換えなくてはならなかったりしてしまいます。
一度購入すると簡単には買い替えも難しいでしょう。
とくにリースで導入した場合はたいてい5年〜6年間、月額料金を払い続ける事になります。

ご予算も大事かと思いますが、オフィスでどういう使い方をするのか。1日に何枚くらい印刷するのか。
などの利用状況をしっかり把握して、お仕事に最適なコピー機を見つけましょう。

そう言われても何を基準に、どう選んでよいのかわかりませんよね?
安心してください!最適なコピー機選びのノウハウをお教えします。
お忙しいとは思いますが、是非、最後までお付き合いください。

2.業務用コピー機を導入するという事は・・・

コピー機には本体の購入価格とは他にオフィスで快適にご利用いただく為の「保守料金」が掛かります。
保守の形態にもよりますが一般的な「カウンター保守」の場合毎月保守料金が請求されます。

 「カウンター保守」の詳細はこちら
 「カウンター保守とはなんですか?」を御覧ください。


コピー機をリースで導入した場合、リースで支払うのはコピー機の本体価格のみです。
この他に保守料金が毎月保守サービス会社またはメーカーより請求されますので月々のランニングコストは下記となります。

リース料金(本体金額)+保守料金=コピー機のランニングコスト

具体的な金額はコピー機の性能や、保守サービスの内容により変わりますが、その説明は後からさせていただきます。 先ずは、コピー機を導入するには2種類の料金がかかるという事を覚えておいてください。

それから、よく勘違いされるのですが、
リースで導入すると、リース料金のなかに保守料金も含んでいると思われている方が多くいます。
カウンター保守の場合、リース料金はリース会社から。保守料金はメーカーまたは保守業者から別途で請求されます。

3.コピー機選びの要、「印刷枚数」と「印刷速度」

「要」としたのは、ここさえ間違えなければコピー機の機能に不満が出ても後からオプションの追加で、たいてい何とかなるのもです。
しかしながら、コピー機の印刷速度はどうにもなりません。
印刷速度に不満があり「耐えられない!」となってしまったらコピーを入れ替えるしかありません。
まずは、「月間印刷枚数に合わせた最適な印刷速度のコピー機を選ぶ。」という事です。
コピー機は印刷速度が早くなればなるほど高額になります。
そのため安価なコピー機を選んでしまい、コピー機が仕事に耐えきれず、後悔したり。
または、オーバースペックのコピー機を導入して無駄とも言える出費をしてしまうケースもあります。

そうならないためにもあなたの月間印刷枚数をしっかり把握して、お仕事に見合ったコピー機を選びましょう。

それでは具体的な月間印刷枚数の算出方法を説明していきます。

  「月間印刷枚数」=1日の印刷枚数×稼働日数となります。

1日の印刷枚数とはコピー・プリンタ・受信FAX出力の合計枚数です。
紙に出力した枚数すべての事ですね。
この印刷枚数から、あなたのお仕事に適した複合機が導き出せます。

例えば・・・
 1ヶ月25日稼働するとしますと、1日の印刷枚数が100枚の場合
 100枚×25日で月間印刷枚数は2500枚となります。

あなたのオフィスの月間印刷枚数が・・・

月間印刷枚数500枚以下の場合
 印刷スピード20枚〜25枚位の低中速機がおすすめです。

月間印刷枚数500〜2000枚以下の場合
 印刷スピード26枚〜30枚位の中速機がおすすめです。

月間印刷枚数2000〜3000枚以下の場合
 印刷スピード31枚〜35枚位の中高速機がおすすめです。

月間印刷枚数3000〜5000枚以下の場合
 印刷スピード36枚〜40枚位の高速機がおすすめです。

月間印刷枚数5000枚以上の場合
 印刷スピード41枚以上の高速機がおすすめです。


いまコピー機をご利用でしたらコピー機の型番から印刷スピードを知ることが出来ます。

《シャープの場合》
 例)MX-2517FN
 こちらはカラーモノクロ共に25枚スピードとなります。
 数字4桁の頭2桁が印刷スピードとなります。

《キヤノンの場合》
 例)iR-ADVC5540C
 こちらはカラーモノクロ共に40枚スピードとなります。
 数字4桁の下2桁が印刷スピードとなります。

《リコーの場合》
 例)MPC3004SPF
 こちらはカラーモノクロ共に30枚スピードとなります。
 数字4桁の頭2桁が印刷スピードとなります。


利用中のコピー機の印刷速度を基準にして、もっと速いコピー機が良いのか、またはここまで早くなくても十分なのか、新たに導入するコピー機の最適な印刷速度を知る事が出来ます。

セールスマンに高価な高速コピー機を進められても必要か否かの判断が付くのではないでしょうか?
「うちは月間印刷枚数500枚だから、こんな50枚スピードの高価なコピー機はいらん!」と断れますね!

4.コピー機に必要な機能をしっかり把握しておく事

昨今のコピー機は基本的に
「コピー機能」・「FAX送受信機能」・「プリント機能」・「スキャナー読み取り機能」や
拡大・縮小・両面印刷など、オフィスで必要であろう機能は備わっています。

ただし、どんなお仕事の条件にも問題なく使える訳ではありません。

「使えると思っていたのに・・・」「できるのが当たり前だと思い言えいた」など導入後に「うちのオフィスでは使い物にならない・・・」 となってしまわない様にできる限りお仕事(業務)でどの様に使うのか、必要な機能・将来的に使ってみたい機能などを販売店相談して後悔しないコピー機を選んでください。

 【お客様からの要望が多いい機能はこちら。】

 ・ホチキス止め・製本機能がほしい。
 ・コピー機の液晶パネルで受信FAXが見たい。(紙に印刷したくない)
 ・受信FAXをパソコンやメールに転送したい。(紙に印刷したくない)
 ・Macintoshで綺麗にプリントしたい。
 ・パソコンとは無線LANで繋げたい。


中・高速機の場合は、たいてい後からオプションで付けることが可能ですが、オプションだけでの購入の場合あまり値引きもできず、 取付費用も掛かってしまいますのでオプションで欲しい機能がわかっているのでしたら、コピー機本体と一緒に付けたほうが断然オトクになります。
また、低速機はオプションでもこれらの装備が用意されていないコピー機も有りますので注意してください。


これで、ある程度導入するのに適したコピー機のイメージがつかめたかと思います。

5.保守サービスの質・内容を確認する

コピー機の選定の次に大事なのが保守サービスの質・内容です。
コピー機を導入するにあたって切っても切り離せないのが「保守契約」、そしてそれにまつわる保守料金です。 保守料金は、コピー機のメーカーや機種、保守サービス会社によって保守条件や料金が様々です。

保守サービスの質・内容を選ぶという事は、販売店を選ぶという事になります。
なぜならば、保守契約は本体購入と同じ販売店を通して契約するからです。
A社でコピー機を購入して、B社で保守契約を締結すると言う事は出来ないのです。

保守サービスを行う会社(業者)は大きく分けて2種類ありまして メーカーのサービスマンが行う「メーカーサービス」とメーカーの認定を受けた販売店のサービスマンが行う「自社サービス」があります。
基本どちらもサービス内容に大きな差はありませんが、細かなところで「差」があります。
この「差」がコピー機を導入する上であなたにとっては「大きな差」になるかもしれません。

この「差」を比較しないで、ただ「カウンター料金が安いから」と契約をして後から泣きを見るケースもありますので契約内容をしっかり把握して納得の行く販売店からコピー機を導入しましょう。

そこで、「差」ってなんなの?と言うことで具体的に説明しますね。

ここでいう保守契約は、「カウンター保守」とします。
 「カウンター保守」の詳細はこちら
 「カウンター保守とはなんですか?」を御覧ください。


保守内容は、サービスマンの対応時間や曜日、対応できる地域・範囲などメーカーや販売店により様々です。

ここで、必ず確認してほしい保守内容をチェックしましょう。
(1)月々の基本料金・・・
ほとんどの場合、毎月の基本料金が定められています。仮に1枚も印刷しない月があっても基本料金は請求されます。

(2)カウンター単価・・・
カウンター保守は1枚印刷するごとに1枚あたりの決められた金額が加算されて請求されます。
例えば、カラー@20円、モノクロ@3円などの事です。

(1)(2)の料金はコピー機の機種や、月間印刷枚数・保守条件によって価格が決まります。

また、カウンター単価はA3サイズ1カウントの場合もあれば、A3サイズは2カウント計算する場合もありますので注意してください。

ちょっと余談ですが・・・
このカウンター料金の仕組を理解していない従業員が大量に印刷して予想外な高額料金を請求されるケースが有ります。保守の仕組を従業員に周知させておきましょう。


先にも述べましたように、

リース料金(本体金額)+保守料金=コピー機のランニングコスト

と、なりますので(1)(2)の料金は大変重要ですが、ここだけにとらわれて、詳しいサービス内容を見逃してはいけません。たいていの方が(1)(2)の確認だけで契約してしまいます。
これではダメです!
コピー機導入後に泣き寝入りしないためにも以下の項目もしっかり確認してくださいね。

(3)サービスマンの対応時間・曜日・・・
サービスマンが何時から何時まで対応してくれるのか、休日対応など。
例えば・・・
A社は、土曜日は基本料金内で対応、日・祝はオプション契約で対応可能、夜間対応もあり。
B社は、基本対応は平日5日のみ。土・日・祝はオプション契約で対応可能
C社は、土・日・祝は一切対応していない。など。

(4)保守可能範囲・・・
メーカー保守の場合、ほとんど全国対応ですが自社サービスの場合、保守範囲が限られていたりします。
「自社サービス」の場合は注意してください。
保守範囲が販売店近郊と限られいたり、土・日・祝は対応していない場合が多かったりしまので、しっかり問い合わせて確認して 「事務所移転や、コピー機を支店に移動したら保守が受けられなくなった。」
なんて事にならないように気をつけてください。

たいていの保守サービスは、平日AM9:00〜PM5:00もしくは6:00時ですので、とくにサービス業で導入される方は 土・日・祝も対応してくれるのか、時間は夜遅くまで対応してくれるのか、オプションの場合は追加料金はいくら位なのかなどしっかり確認してくださいね。

導入するコピー機の性能を知るのも大事ですが、それと同じくらい保守のサービス内容を知る事も大事なのです。
なぜなら、保守契約を解約する事はカンタンに出来ますが、新たに保守会社を替えて再契約する事はとても難しいのです。
それは、今までどの様な状況で使われてきたのかも、状態もあまり分からないコピー機の保守はどこの業者も不安がって請け負ってくれない場合が多いいからです。

6.良く分かる!!カウンター保守料金請求書の見かた

今、カウンター保守契約でコピー機を導入しているのでしたら毎月「保守料金明細書」がメーカーまたは保守サービス会社から 送られてきていると思いますが、もしも使用料金の請求だけしか送ってこない様でしたら要注意です。明細書をもらって請求されている内容を確認しましょう。

「カウンター保守」の詳細はこちら
 「カウンター保守とはなんですか?」を御覧ください。


カウンター保守料金の請求の仕組み
複合機の中にはカウンターメーターが備わっていて印刷出力した枚数をカウントしています。
詳しく言うと、コピー、プリント、FAX受信・送信、スキャナ読み込み、全ての枚数をカウントしています。

車で言うなら走行距離メーターになりますね。

その中で実際に紙へ出力した枚数を「カウンター料金」として請求しています。 カウンター枚数の計測はたいてい一ヶ月単位となりますが、まれに三ヶ月単位の場合もあります。
計測の方法は大きく分けて2通り、サービスマンが訪問して検針する場合と、複合機が自動的に通信回線を使って検針データーをサービスセンターに送る場合とがありますが、最近は後者が主流となっています。
また、後者の場合はエラーメッセージやトナー切れの報告も自動的に送るので、トナーがなくなる頃にタイミング良く新しいトナーが送られてきたり、サービスマンが訪問してきたりします。

それでは、明細書の見かたを説明していきます。

(1)は今回(2019年7月17日)の検針数値
(2)は前回(2019年6月7日)の検針数値
(3)が今回印刷した枚数です。約一ヶ月分となります。

(4)はミスコピーでもカウンターは回ってしまいますので予めミスで損してしまうであろう枚数を引きます。1%位が一般的ですが、このパーセントは契約により変わります。割引みたいなモノですね。

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(5)は明らかに複合機の故障や不具合で印刷不良だった場合に差し引く枚数です。
例えば、100枚カラーコピーを刷ったら複合機の不具合で色がぜんぜん違い出力したコピーが使い物にならない!なんて事になってもカウンター回ってしまいますので
カラー印刷一枚15円での契約の場合、
100枚×15円=1500円の損となってしまいます。
複合機は印刷不良でも一枚は一枚としてカウントし、その印刷が綺麗か不良かの判断は出来ないのでこういった損を補うためのものですが、これは使用者が申請しないと控除されません。
証拠としてミスプリントを捨てずに保管して、サービスマンに確認してもらう必要があります。

また、(4)(5)の控除は契約内容によっては無い場合もありますのでカウンター保守契約時に確認してくださいね。

(6)はミスなどの控除を差し引いた枚数、実際にご請求する枚数です。

(A)はモノクロ印刷の請求代金の明細です。こちらの契約ではモノクロ印刷一枚1.5円となっておりますので
420枚×1.5円=630円の請求となります。

(B)はカラー印刷の請求代金の明細です。こちらの契約ではカラー印刷一枚15円となっておりますので
595枚×15円=8925円の請求となります。

(C)この金額も機種や利用条件によって変わります。こちらの契約では1000円となっております。
 ・カウント料金×枚数が「最低基本料金」を超えなくても最低基本料金は請求されます。
 ・カウント料金×枚数が「最低基本料金」を超えた場合は関係ない料金になります。

こちらの明細書ではモノクロ+カラーの印刷料金が1000円を超えていますので最低基本料金は請求されず、使った印刷料金のみの請求となります。

(D)ご請求の金額となります。
モノクロ+カラーの合計印刷料金が最低基本料金を上回っておりますので最低基本料金の1000円は加算されません。
合計印刷料金が最低基本料金を下回った場合は1000円のご請求となります。

備考の「A3出力は1カウントとする」とは。この契約の場合、封筒でもA4でもA3でも用紙の大きさに関わらず1印刷は1カウントとして換算するという事です。
※サービス会社によってはA3は2カウントとするの場合もありますので注意してください。

またこれは知らない方が多いので、あえて説明します。
カウンター保守契約にて提供されるコピー機は購入してもリースでも感光体ドラムユニット(以下ドラム)は含まれません。保守契約を結んで貸与されるかたちとなりますので基本的に保守契約解約時にドラムは回収されます。
カラーコピー機の場合ブラック、シアン、マゼンタ、イエローの各色4個入っていますので購入するとなると、コピー機の購入代金より高くなる場合があり、ドラムの購入は現実的では有りません。

カウンター契約を解約してドラムが回収されて無くなってしまった場合、コピー機は使い物になりません。よってコピー機を使い続けるにはカウンター保守契約を続けるか新しいコピー機を導入するしかないのです。
とはいえ、保守契約中はドラムが消耗して交換が必要になったときには無償で交換してくれますので安心してください。

 ※感光体ドラムユニットとはコピー機の中心部分で、車で言えばエンジンになります。

7.あなたに最適なコピー機の選び方の・まとめ

月間印刷枚数を把握する。
起業・新規事業などで月間印刷枚数がわからない場合は、月間500枚と想定する。

コピー・FAX・プリンタ・スキャナー機能に加え必要な機能を明確にしておく。

保守サービスの料金は当然、詳細な内容も把握しておく。特に自社保守は要確認!

見積もり・契約内容(リース期間・月額リース料金・月額保守料金など)をしっかり確認する。


コピー機は、あなたのお仕事をサポートしてくれる言わばパートナーです。
選び方を間違えてしまうと、業務効率が低下して業績にも影響を与えてしまうかもしれません。
とにかく、納得のいくまで販売店に相談して後悔しないコピー機・パートナーを選びましょう。

その際は、是非サガスに相談してくださいね。