コピー機・複合機・プリンターの違いを徹底解説｜ビジネスに最適な一台を選ぶための基礎知識

多くの人が「コピー機」と呼んでいるオフィスの大型機械は、実は「複合機」と呼ぶのが正確です。両者には機能上の大きな違いがあります。オフィスにある大きな四角い機械。多くの方が「コピー機」と呼んでいますが、実は現在普及しているオフィスの主役は、正確には「複合機」と呼ばれます。言葉としては似ていますが、その中身やできることには大きな違いがあるのです。まずはそれぞれの定義を確認しましょう。

純粋な「コピー機」とは、紙の複写だけを行う単機能機のこと。FAX・プリンター・スキャナーが付いていない、複写専用機を指します。コピー機は、別名「複写機」とも呼ばれ、その名の通り「紙の文書を複写してコピーを作成すること」のみを目的とした機器です。紙の原稿を読み取って、同じ内容を別の紙に印刷する。ただそれだけのシンプルな単機能機を指します。

現代ではFAX、プリンター、スキャナーといった機能が統合されているのが当たり前ですが、それらが付いていない「純粋なコピー専用機」こそがコピー機なのです。

【ちょっとした豆知識】
昔はコピーすることを「ゼロックスする」と言ったそうです。これは世界で初めて普通紙コピー機を作ったメーカーが「ゼロックス」だったため。ブランド名がそのまま動作を指す言葉として定着した、歴史的なエピソードです。

複合機(MFP)はコピー・FAX・プリント・スキャンを一台に集約し、業務効率と省スペースを同時に実現する現代オフィスの標準機です。一方、複合機(MFP:Multifunction Peripheral)は、コピー機の機能に加えて、非常に多彩な機能を一台に凝縮しています。コピーだけでなく、FAXの送受信、プリンターとしてのPC出力、スキャナーとしてのデジタルデータ化。これらすべてを一手に引き受けるのが複合機です。

一つの機器で何役もこなすため、オフィスの効率性を劇的に向上させてくれます。代表的な機能を改めて整理してみましょう。

• ・コピー機能: 文書や画像を高品質かつ大量に複製できます。
• ・FAX機能: 独立したFAX機なしで直接送受信が可能です。
• ・プリンター機能: PCはもちろん、スマホやタブレットからも直接印刷できます。
• ・スキャナー機能: 書類をデータ化し、メール送信やクラウド保存が可能です。

一台で完結するため、それぞれの機械を別々に置く場合に比べて圧倒的なスペースの節約になります。デスク周りがスッキリし、ネットワーク接続によりオフィス全体で共有できる点も大きなメリットです。操作パネルも共通化されているため、一度覚えればすべての機能をスムーズに使いこなすことができます。業務プロセスの効率化と生産性向上を目指すなら、複合機は現代ビジネスに不可欠な選択肢と言えるでしょう。

プリンターは「PCからの印刷」専門の単機能機。それに対して複合機はコピー・FAX・スキャンも含めた「オフィス業務全般」をカバーする、という根本的な違いがあります。最近では複合機のことも「プリンター」と呼ぶ方が増えていますが、本来プリンターとは「PCやデバイスと接続して印刷を行うこと」を専門とする単機能機です。高品質な写真印刷に特化したものや、安価でコンパクトなものなど、印刷機能に磨きをかけた製品が多いのが特徴です。

それに対して複合機は、印刷以外にもコピー、FAX、スキャンといった「オフィス業務全般」をカバーする点が決定的な違いです。

※一般的に、コピー機能以外に一つでも他の機能が備わっていれば「複合機」と呼称されます。

どれを選ぶかは「月間印刷枚数」「FAXの使用頻度」「スキャンの活用度」の3点で決まります。サガスでは現場で本当に役立つ一台をご提案します。コピー機・複合機・プリンターの違い、お分かりいただけたでしょうか?
かつては夢のような多機能だった「複合機」も、今やビジネスの標準装備です。しかし、どれを選ぶのが貴社にとって最もコストパフォーマンスが良いかは、月間の使用枚数や、FAXの使用頻度、スキャンの活用度によって大きく変わります。

サガスでは、お客様のご利用状況を丁寧に伺い、単なるスペック比較ではない「本当に現場で役立つ一台」を誠実にご提案いたします。機種選びに迷われた際は、ぜひお気軽にサガスへご相談ください。