- 物流・倉庫の複合機は、コピーとFAXが多いイメージです。昔はほこりや汚れなどの環境で故障するケースもありましたが、最近は特にそういったこともなく、クリーンに使っていただいていると思います。
- 倉庫では「モノクロ複合機でいい」というご相談も多いのですが、現在はほとんどの流通機種がカラー機なので、カラー機で提案しています。
- 受信FAXは、ある程度仕分けを自動化したいというご希望をいただくこともあります。仕分けだけでよければ「G DOCK CloudFax」、AIによるファイル名付けや細かな分類まで望むなら「G DOCK AI ファイリング」で設計します。
コピーの多い現場の比較に:5年保証付きA3カラー複合機 HP E786dn
物流センターや倉庫の事務所では、毎日たくさんの書類が行き交います。取引先から届く受注のFAX、入出荷の伝票、ピッキングのリスト。複合機は、こうした書類の流れを支える大切な機械です。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、さまざまな業種に複合機を納めてきました。物流・倉庫の複合機は、コピーとFAXをよく使うのが特徴です。 このコラムでは、物流・倉庫で複合機を選ぶときに知っておきたいことを、機種の選び方から、受信FAXの扱い方、送り状の印刷までお伝えします。
1. 物流・倉庫の複合機は、コピーとFAXが中心
物流倉庫などの複合機は、コピーとFAXが多いイメージです。 物流の現場では、取引先からの注文がFAXで届くことがまだまだ多く、受注の窓口として複合機のFAXが毎日使われます。届いた注文書をコピーして、ピッキングや出荷の担当に回す。伝票の控えをコピーして残す。こうした使い方が中心になります。
FAXが残り続けている理由のひとつは、FAX番号さえわかれば、相手の会社の誰が対応してもいい形で注文を送れることです。物流のように、受注の窓口で誰かが対応する仕事では、この便利さが活きます。その背景はFAXをやめられない業界はどこ?で詳しくご説明しています。
2. ほこりや汚れで壊れる心配は、昔ほどない
昔は、ほこりや汚れなどの環境で故障するケースもありましたが、最近は特にそういったこともなく、クリーンに使っていただいていると思います。 倉庫というと、段ボールのほこりや、出入りするトラックの排気など、精密機械には厳しい環境を想像されるかもしれません。実際に、以前はそうした環境が原因で複合機の調子が悪くなることもありました。
ところが最近は、倉庫の事務所もきれいに整えられていることが多く、複合機も以前よりトラブルに強くなっています。「倉庫だから、すぐ壊れるのでは」と過度に心配する必要はありません。それでも、置き場所はできるだけ事務所の中など、ほこりや湿気の少ない場所を選ぶと安心です。湿気と用紙の関係はコピー用紙の保管と湿気でご紹介しています。
3. 「モノクロ機でいい」でも、今はカラー機が主流
倉庫では「モノクロ複合機でいい」というご相談も多いのですが、現在はほとんどの流通機種がカラー機なので、そちらでご提案しています。 伝票や注文書、ピッキングのリストなど、倉庫で扱う書類の多くは白黒です。「色はいらないから、モノクロ機で安く済ませたい」と考えるのは自然なことです。
ただ、今の複合機は、ほとんどの機種がカラー機として流通しています。モノクロ機の選択肢は限られていて、必ずしも安くなるとは限りません。カラー機を入れて、ふだんはモノクロで使い、必要なときだけカラーを使う、という使い方が現実的です。カラー機とモノクロ機の選び方はカラー複合機とモノクロ複合機、どちらを選ぶ?で、カラー印刷を必要なときだけに抑える方法は複合機のカラー印刷を制限するにはでご説明しています。
4. 受信FAXの仕分けは、自動化もできる
受信FAXについては、ある程度仕分けを自動化したいというご希望をいただくこともあります。 物流の現場では、毎日たくさんの受注のFAXが届きます。どの取引先からの注文か、どの担当に回すかを、届くたびに人が見て分けるのは大きな手間です。紙で印刷していれば、紙の量も相当なものになります。
サガスでは、目的に合わせて次のような方法をご提案しています。
- 仕分けだけでいい場合:「G DOCK CloudFax」で、受信したFAXをある程度自動で分別し、そこから先は人が対応する
- AIによるファイル名付けや、細かな分類まで望む場合:「G DOCK AI ファイリング」で、AIが書類の内容を読み取って整理する形で設計する
すべてを自動にするのではなく、ある程度の分別だけ自動にして、そこからは人が対応したいという事業所もあります。どこまでを自動にし、どこから人が見るのか。現場の流れに合わせて決めるのがおすすめです。受信FAXの転送先の選び方は夜間・休日のFAX転送が保存されていなかったで、AIによる書類の整理はスキャンした書類を検索できるPDFにするにはでもご紹介しています。
5. 送り状は、一般のプリンターとラベル用紙で
送り状の印刷は、以前は専用のプリンターばかりでした。最近は、一般のプリンターで指定のラベル用紙に印刷する方式が増えたようです。 配送の送り状は、かつては運送会社ごとの専用のプリンターで印刷するのが当たり前でした。ところが、専用の機器を用意するにはコストがかかります。最近は、ふつうのプリンターで、指定のラベル用紙に印刷する方式が広がってきました。
送り状をどの機械で印刷するかは、運送会社の仕組みや、使うラベル用紙によって変わります。複合機で印刷するのか、小型のプリンターを別に置くのか、使い分けを決めておくとよいでしょう。ラベルの印刷に向いた機械については複合機と小型プリンターの併用で、用紙の種類についてはコピー用紙はどう選ぶべきかでご説明しています。
結論: コピーとFAXを軸に、受信FAXの流れまで考える
物流・倉庫の複合機は、コピーとFAXが中心です。ほこりや汚れで壊れる心配は昔ほどなく、今はクリーンに使われています。「モノクロ機でいい」と思っても、今はほとんどの機種がカラー機なので、カラー機をモノクロ中心で使うのが現実的です。
そして、毎日たくさん届く受信FAXは、仕分けを自動化することで手間を減らせます。仕分けだけならG DOCK CloudFax、AIによる細かな整理までならG DOCK AI ファイリングと、現場の流れに合わせて選んでください。送り状の印刷も含めて、書類の流れ全体を見ながら複合機を選ぶのがおすすめです。
物流・倉庫の複合機に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 物流・倉庫では、複合機をどんなことに使いますか?
コピーとFAXが多いイメージです。取引先からの受注がFAXで届くことがまだ多く、届いた注文書や伝票をコピーして、ピッキングや出荷の担当に回すといった使い方が中心です。
Q2. 倉庫に複合機を置くと、ほこりで壊れやすくなりませんか?
昔はほこりや汚れなどの環境で故障するケースもありましたが、最近は特にそういったこともなく、クリーンに使っていただいていると思います。それでも、置き場所はできるだけ事務所の中など、ほこりや湿気の少ない場所を選ぶと安心です。
Q3. 倉庫ならモノクロ複合機で十分ではないですか?
そうしたご相談も多いのですが、現在はほとんどの流通機種がカラー機なので、カラー機でご提案しています。カラー機をふだんはモノクロで使い、必要なときだけカラーを使うのが現実的です。
Q4. 大量に届く受信FAXの仕分けを、自動にできますか?
できます。仕分けだけでよければ「G DOCK CloudFax」で、ある程度の分別を自動にして、そこから先は人が対応する形にできます。AIによるファイル名付けや細かな分類まで望む場合は、「G DOCK AI ファイリング」で設計します。
Q5. 送り状の印刷には、専用のプリンターが必要ですか?
以前は専用のプリンターばかりでしたが、最近は一般のプリンターで指定のラベル用紙に印刷する方式が増えたようです。専用の機器を用意するにはコストがかかるため、運送会社の仕組みやラベル用紙に合わせて、使う機械を決めるとよいでしょう。
