- 機種によりますが、サービスマンに依頼すると、カラー印刷をできないようにすることも可能です。パソコンからの印刷については、プリンタードライバーをモノクロのみにするなどの方法があります。
- カウンター契約の場合、ワンポイントでもカラーが入るとカラー料金がかかるため、制限したいというご相談があります。カウンター契約なしの複合機でも、カラー印刷はモノクロよりトナー代がかさむので、制限する価値はあります。
- 黒ともう1色だけの印刷が多い場合は、「モノカラー」と呼ばれるカウントにすることで、フルカラーより安くなることがあります。メーカーによって対応が違うので、機種を選ぶ段階で相談してください。
カウンター契約なしで使える:A3カラー複合機 HP E786dn
「カラー印刷が多くて、思ったより費用がかかっている」。複合機の請求書やトナー代を見て、そう感じたことはないでしょうか。カラー印刷は便利ですが、モノクロに比べると1枚あたりの費用が高くなります。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、印刷のコストのご相談に対応してきました。カラー印刷は、複合機の設定で制限することができます。 このコラムでは、カラー印刷を制限する方法と、カウンター契約で気をつけたいこと、そして黒ともう1色の印刷が多い場合に知っておきたい「モノカラー」というカウントをお伝えします。
1. サービスマンに頼めば、カラー印刷をできなくできる
機種によりますが、サービスマンに依頼すると、カラー印刷をできないようにすることも可能です。 複合機の本体には、カラーでのコピーや印刷を使えなくする設定ができる機種があります。この設定は、ふだんの操作画面からではなく、サービスマンが行う設定になっていることが多いです。
「カラーはほとんど使わないのに、つい押してしまう」「カラーは特定の書類でしか使わない」という職場では、本体の側でカラーを使えなくしてしまうのが、いちばん確実な方法です。ただし、どこまで細かく制限できるかは機種によって違います。必要な場合は、販売店や保守の窓口に「この機種でカラーの制限ができるか」を確認してみてください。設定の作業が保守に含まれるかどうかは、契約の内容によって変わります。
2. パソコンからの印刷は、ドライバーをモノクロのみに
パソコンからの印刷については、プリンタードライバーをモノクロのみになるようにするなどの方法があります。 プリンタードライバーは、パソコンから複合機に印刷するためのソフトです。この設定で、印刷をモノクロだけにしておけば、パソコンから印刷するときに、うっかりカラーで出てしまうことを防げます。
パソコンから印刷する資料は、画面ではカラーで作られていることがほとんどです。そのまま印刷すると、意識しないうちにカラーで出力されてしまいます。社内の資料のように、色がなくても困らないものが多い職場では、ドライバーの側でモノクロに固定しておくだけでも、カラー印刷の枚数は大きく変わります。
3. カウンター契約では、ワンポイントの色でもカラー料金
カウンター契約の場合、ワンポイントでもカラーが入ると、カラー料金がかかります。そのため、カラーを制限したいというご相談があります。 印刷枚数に応じて料金を払うカウンター契約では、モノクロとカラーで1枚あたりの料金が分かれていることが一般的です。そして、多くの場合、ページの中に少しでも色が入っていれば、カラー1枚として数えられます。
たとえば、ほとんど白黒の書類でも、会社のロゴだけがカラーだったり、表の一部に色が付いていたりすると、その1枚はカラーの料金になります。「カラー印刷はあまりしていないはずなのに、カラーの枚数が多い」という場合は、こうしたワンポイントの色が原因かもしれません。このあたりの仕組みはカラー複合機とモノクロ複合機、どちらを選ぶ?でも詳しくご説明しています。
4. カウンター契約なしでも、制限する価値はある
カウンター契約なしの複合機の場合も、カラー印刷はモノクロよりトナー代がかさむので、制限する価値はあります。 カウンター契約なしで使う複合機では、印刷1枚ごとの料金はかかりません。その代わり、トナーを使った分だけトナー代がかかります。カラー印刷では、黒のトナーに加えて色のトナーも使うので、モノクロに比べてトナー代は多くかかります。
つまり、カウンター契約があってもなくても、必要のないカラー印刷を減らせば、費用は抑えられるということです。カウンター契約とそれ以外の保守の違いはカウンター保守とキット保守の違いで、複合機のコストの全体像はコピー機・複合機のコストを削減するには?でまとめています。
5. 黒ともう1色なら、「モノカラー」というカウントも
黒ともう1色のみの印刷が多い場合は、「モノカラー」と言われるカウントにすることで、フルカラーよりも安くなることがあります。このモノカラーのカウントは、メーカーによって対応しているところとしていないところがあるので、興味がある場合は機種を選ぶ段階で相談してください。 たとえば、黒の文字に赤で強調を入れる、黒と青だけの表を作る、といった書類が多い職場もあります。こうした「黒ともう1色」の印刷を、フルカラーとは別の区分で数えて、フルカラーより安い料金にする仕組みが、モノカラーのカウントです。
ただし、すべてのメーカーが対応しているわけではありません。複合機を選んでから「モノカラーにしたい」と思っても、その機種では対応していない、ということもありえます。黒ともう1色の印刷が多いなら、機種を選ぶ段階で、販売店に伝えておきましょう。機種を選ぶ前に伝えておきたい情報は複合機の見積もりを取る前に準備すべき情報チェックリストもあわせてご覧ください。
結論: 制限の方法とカウントの種類を、両方確かめる
カラー印刷を制限するには、機種によってはサービスマンに依頼して本体でカラーを使えなくする方法と、プリンタードライバーをモノクロのみにする方法があります。カウンター契約ではワンポイントの色でもカラー料金になり、カウンター契約なしでもカラーはトナー代がかさむので、どちらの場合も制限する価値はあります。
そして、黒ともう1色の印刷が多いなら、モノカラーのカウントという選択肢もあります。メーカーによって対応が違うので、これから複合機を選ぶなら、ふだんの印刷の色の使い方を、販売店に伝えておいてください。
カラー印刷の制限に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機でカラー印刷をできないようにできますか?
機種によりますが、サービスマンに依頼すると、本体でカラー印刷をできないようにすることも可能です。どこまで制限できるかは機種によって違うので、販売店や保守の窓口に確認してください。
Q2. パソコンからの印刷を、モノクロだけにできますか?
プリンタードライバーの設定で、印刷をモノクロのみにする方法があります。画面ではカラーで作った資料も、うっかりカラーで印刷されることを防げます。
Q3. ロゴだけがカラーの書類も、カラー料金になりますか?
カウンター契約の場合、ワンポイントでもカラーが入ると、カラー1枚として数えられ、カラー料金がかかることが一般的です。カラーの枚数が思ったより多いときは、こうしたワンポイントの色が原因かもしれません。
Q4. カウンター契約がない複合機でも、カラーを制限したほうがいいですか?
制限する価値はあります。カウンター契約なしの複合機では印刷1枚ごとの料金はかかりませんが、カラー印刷は色のトナーも使うので、モノクロよりトナー代がかさみます。
Q5. 「モノカラー」とは何ですか?
黒ともう1色だけの印刷を、フルカラーとは別の区分で数えるカウントのことで、フルカラーよりも安くなることがあります。メーカーによって対応しているところとしていないところがあるので、興味がある場合は機種を選ぶ段階で相談してください。
