建設会社の現場事務所に複合機を置くときのポイント｜埃と水への備えと、工期に合わせた導入方法

1. 現場事務所の複合機は、図面のコピーとFAXが中心

現場事務所では、図面のコピーとFAXが複合機の主な仕事です。その場その場で必要な図面を複写する使い方が多く見られます。 工事の現場では、作業の段取りや打ち合わせのたびに、必要な図面を取り出してコピーします。職人さんに渡す分、打ち合わせで使う分と、その場で必要な枚数だけを複写する、という使い方です。

また、協力会社や資材の業者とのやり取りには、今もFAXがよく使われます。図面を扱うので、A3の大きさに対応した機種が基本になります。A3が必要かどうかの考え方は複合機はA4機で足りる?で、FAXの回線の注意点はひかり電話でFAXが届かない原因でご説明しています。

2. 電源は万全。気をつけたいのは埃・土・水

建設会社のお客様は電源まわりをよく分かっていらっしゃるので、準備は万全なことが多くあります。注意したいのは、埃と、プレハブならではの土や水の影響です。 現場事務所に複合機を置くとき、電源の容量や配線で困ることは、ほとんどありません。建設のプロの方々なので、そのあたりの準備はしっかりしています。

気をつけたいのは、埃です。工事の現場は、どうしても埃が多くなります。実際に、埃が原因で複合機に不具合が起き、修理をしたことがありました。複合機は精密な機械で、内部に埃が入り込むと、紙送りや読み取りの調子を崩すことがあります。

もう一つは、土と水です。プレハブの事務所は、ふつうのオフィスに比べて、出入りの際に土が持ち込まれやすく、雨の日には水の影響も受けやすい環境です。水回りの近くへの設置は避け、出入り口から少し離れた場所に置くなど、置き場所に気を配ってください。水をかぶって壊れた場合は、保守ではなく保険の扱いになることがあります。詳しくは複合機リースの動産総合保険をご覧ください。

3. 本当に短期なら、レンタル店への相談をおすすめ

サガスはレンタルを扱っていません。そのため、本当に短い期間だけ使いたいというお客様には、レンタル店に相談することをおすすめしています。 工期が数か月だけで、その現場が終われば複合機も要らない。こうした使い方であれば、短期の利用に向いたレンタルのほうが合っています。私たちはレンタルを扱っていないので、そうしたお客様には、正直にレンタル店をご案内しています。

無理にリースをおすすめして、工期が終わったあとも支払いが続くようなことになっては、お客様のためになりません。レンタルとリースの違いと使い分けはコピー機のレンタルとリースの実務比較でご説明しています。

4. 複数の現場で使うなら、リースして移設する

複数の現場に持ち越して、続けて使う場合は、会社でリースして、現場が変わるごとに移設して使う方法があります。移設の費用はかかりますが、月額はレンタルよりリースのほうが安く済む傾向があります。 建設会社では、一つの現場が終わると、次の現場が始まります。現場事務所の複合機も、現場から現場へと使い続けることになります。こうした場合は、会社として複合機をリースし、現場が変わるたびに移設して使うという方法が考えられます。

移設のたびに費用はかかります。それでも、毎月の支払いはレンタルよりリースのほうが安く済む傾向があるため、会社の計画によっては、こちらのほうが有利になります。現場の数と、それぞれの工期の長さを合わせて考えてみてください。

リースの機械でも、連絡すれば移設できる

リースの複合機でも、リース会社や保守会社にきちんと連絡していれば、移設して使うことができます。勝手に移動させず、移設のたびに設置場所が変わることを伝えておいてください。移設の手順はオフィス移転で複合機を移設する手順が参考になります。

移設先が、保守の対応エリアかを確認する

注意したいのが、保守の対応エリアです。現場が遠方になると、そこが保守の対応エリアに入っていないことがあります。移設先の地域でも保守を受けられるかを、事前に確認しておきましょう。保守の選び方は複合機のアフターサービスでご説明しています。

5. 工期と現場の数で選ぶ、早見表

結論: 埃と水に備え、工期に合った方法を選ぶ

現場事務所の複合機は、図面のコピーとFAXで毎日働きます。電源の準備は万全でも、埃や土、水は、ふつうのオフィスより複合機に厳しい環境です。水回りから離し、出入り口から少し距離をとるなど、置き場所に気を配ってください。

導入の方法は、工期の長さと現場の数で決まります。本当に短期なら、レンタル店へ。複数の現場で使い続けるなら、会社でリースして移設する。移設のときは、リース会社と保守会社への連絡と、保守の対応エリアの確認を忘れずに。