コピー機/複合機の入れ替えで失敗しないための注意点とは？
複合機を入れ替えるときに特に気をつけたいのは、次の5点です。
(1) 今できている業務が新機種で「できなくなる」のを防ぐ
(2) 導入コストだけでなくランニングコスト（特にカウンター保守契約の中身）を見る
(3) 外形寸法と搬入経路を事前に確認する
(4) 古い機器の撤去・リース・保守解約の手続きを押さえる
(5) 「いつものカウンターで」ではなく仕組みから見直す
25年・5000社超の現場で見てきた「あるある」をもとに、順番に解説します。
いまや多くの事業者さまが、業務用の複合機をお使いです。複合機の法定耐用年数は5年。性能が上がったおかげで、それ以上に長く使える機種も増えましたが、それでも経年劣化はありますから、いつかは入れ替えの時期がやってきます。あるいは、業績が伸びて人が増えたので、もっといい複合機にしたい―そんな前向きな入れ替えもありますね。
普段はそこまで詳しく知らない複合機の入れ替え。長年の現場実績をもとに、押さえておきたいポイントを伝授します。気にすべきところは、大きく分けて次の5つです。
1. 今までできていたことが「できない」を防ぐ
まず、社内で複合機をどう使っているかを棚卸しして、その内容を販売店の担当者に正直に伝えてください。自社では当たり前の業務フローが、実は世間ではあまり使われておらず、次世代機では対応していない―ということが起こり得ます。
印刷速度も同じです。同程度の速さならいいのですが、よく見たらずいぶん遅い機種を選ぼうとしていた、というケースもあります。少なくとも今の性能は落としたくないはずですから、ここは注意したいところ。
一番かんたんなのは、今お使いの機器のメーカーと機種を担当者にそのまま伝え、「この機種より性能は落としたくない」と相談することです。これだけで、機能と速度のミスマッチはかなり防げます。
2. 導入コストだけでなく、ランニングコストもよく見る
入れ替えの費用は「初期費用の安さ」だけで判断しないでください。本当に効いてくるのは、毎月のランニングコストです。
まず本体費用。購入でもリースでも、現契約や他社見積もりと比べますよね。ここで一点。仮にリースで月額が100円違っても、5年（60か月）で6,000円の差です。ときどき、このリース料の100円差を血眼になって追いかけるお客さまがいらっしゃいますが、6,000円しか違わないのであれば、性能やサポートの良さを取ったほうがよくないですか。導入コストは「いかに安くするか」だけではない、ということにお気づきいただきたいのです。
さらに注意すべきがランニングコスト。この業界では今も「カウンター保守契約」が主流ですが、その構造をしっかり理解しておきましょう。
カウンター料金は「1枚印刷したらいくら」という課金方式です。商談では「トナー代込み」「これを払えばトナー代は無料」と説明されることが多いのですが、実はカウンター単価は2段構造で、「トナーの料金」と「保守料金」の両方が含まれています。この保守料金の部分が販売店・保守会社の利益になるので、各社カウンター契約をすすめたがる―という背景があります。
ところが、最近の機種は冒頭でも触れたとおり耐久性が高く、故障率は低い。つまり保守料を回収しながら、実際に保守にかかる原価は下がっている傾向にあります。原価に消化されなかった保守料は、そのまま販売店・保守業者の利益になる。言い換えれば、カウンター保守契約という仕組みは、すでにバランスが崩れてきているともいえるのです。
ですから「ああ、いつものカウンターね」と当然のように料金を払い続けるのは、一度立ち止まって検討する価値があります。実際、日本HPのように「カウンター料金なし」で、その代わり本体に5年間の保証（出張修理対応）を付けたモデルを販売するところも出てきました。これならトナーは使った分だけ買い、万一のときは本体保証で修理してもらえる。仕組みそのものから「安くなる」わけです。
他社と比べて安いかどうかだけでなく、仕組みのところから検討する時代に、すでに入っていることをお伝えしたいのです。
3. 外形寸法を見落として「搬入・搬出できない」を防ぐ
新機種の横幅・奥行きと、搬入経路を必ず事前に確認してください。意外と多いトラブルです。
メーカーによって複合機の幅・奥行きのバランスは異なります。とくに通路の狭い場所や階段は、本当に複合機が通るのか検証が必要です。トラブルになりやすいのは、入口（ドアノブやポストが邪魔になることも）、曲がり角、階段の折り返し（らせん階段なども）、段差（建物入口やビルの搬入口に大きな段差があることも）などです。
納品車両も要注意です。荷台後部に「パワーゲート」（積載物をリフトで昇降できる装置）付きのトラックなら安心ですが、そうでない車両で来る業者もあります。その場合、搬入口の段差が痛い誤算になり、納品できない―なんてことも。経路の確認は必ずしておきましょう。多くの業者は事前の現地調査・下見を受け付けていますから、心配なら相談するのが正解です。
4. 古い機器はどうする？
入れ替えは「既存機の撤去」とセットです。撤去のルール（特にリース・保守契約）を事前に確認しておきましょう。
多いのは次の2パターンです。新しい機器を納入する業者が既存機を引き上げて処分するケースと、既存機がリース契約物件の場合に、リース会社へ依頼して指定業者が引き上げ撤去するケース（いずれも費用はお客さま負担が一般的）。
ここで気をつけたいのが、所有権と契約の整理です。たとえばリース物件なのに利用者が勝手に処分してしまうと、所有権はリース会社に残っているので問題になります。また、本体だけ処分したのに保守契約がそのまま継続していて、「機器はもう無いのに保守料だけ払い続けていた」という実例も過去にありました。
機器は自分たちで処分してよいのか（自分で業者に依頼してよいのか）、リースならリース会社への連絡が必要か、保守契約は切り替え・解約が必要か―こうした点は、入れ替えをお願いする販売店にきちんと質問しておきましょう。
5. 最後に、全部を踏まえて当店からのおすすめ
いま、カウンター料金がかからず5年保証が付いたA3カラー複合機が、業界を驚かせるリーズナブルな価格で登場しています。それが日本HPのE786dnです。
毎分35枚の高速印刷に、原稿の読み取りはなんと最速180ページ/分。耐久性も高く（装置寿命は最大120万ページ）、パソコンで有名なメーカーだけあってデータ処理が速く、サクサク動いてくれるのが特徴です。
「HP」は複合機では耳慣れないメーカーかもしれません。けれど実は、レーザープリンターで世界トップシェアにもなったメーカーで、技術力はたしかです。それに、お気づきでしょうか。「複合機」は「プリンター」とスキャナが合体した機器。プリンターでシェアトップのメーカーが作る複合機が、粗悪なはずがないのです。さらに法人向けパソコンのサポートで培った安心の体制が、すでに全国に整っています。だからこそ、いちおしの一台なんです。
今日のお話の最後に、お土産がわりに一度、特集ページをのぞいていってください。
いかがでしたか。ほかにもたくさんの条件やアドバイスがありますが、まずは「ちょっと注意してほしいこと」をご説明しました。もっと個別のご相談があれば、当社サガスのスタッフへお気軽にどうぞ。
複合機の入れ替え 失敗しないチェック早見表
入れ替え前に、次の5項目をひととおり確認しておけば、よくある失敗の大半は防げます。
| チェック項目 | 確認すること | 見落とすと… |
|---|---|---|
| 今の機能・速度 | 現行の機種名と使い方を担当者に共有 | 当たり前の業務ができなくなる／印刷が遅くなる |
| ランニングコスト | カウンター単価の中身（トナー代＋保守料）を理解 | 毎月の費用が想定より高止まり |
| 外形寸法・搬入経路 | 入口・曲がり角・階段・段差・通路幅・納品車両 | 当日に搬入できない |
| 古い機器の撤去 | 処分方法／リース会社への連絡／保守解約 | 所有権トラブル・保守料の二重払い |
| 仕組みからの見直し | カウンターなし＋本体保証型という選択肢 | 旧来の仕組みのまま割高を継続 |
よくある質問（FAQ）
Q. 複合機を入れ替えるタイミングの目安は？
A. 法定耐用年数の5年が一つの目安です。ただし近年の機種は耐久性が高く、それ以上使えることも少なくありません。実務では「故障や劣化が増えてきた」「増員や業務拡大で能力が足りない」と感じたときが、見直しの好機です。
Q. リース料が一番安い機種を選べば得ですか？
A. 必ずしもそうとは限りません。月額が100円違っても5年（60か月）で6,000円の差です。わずかな差のために性能やサポートを犠牲にすると、かえって損になることがあります。総額と中身で判断してください。
Q. カウンター保守契約とは何ですか？なぜ見直すべきなのですか？
A. 1枚印刷するごとに課金する方式で、単価には「トナー代」と「保守料」が含まれる2段構造です。近年は故障率が下がり、回収した保守料と実際の保守原価の差が開きやすくなっています。カウンター料金なしで本体に5年保証を付け、トナーは使った分だけ購入するモデル（日本HPなど）も選択肢になります。
Q. 搬入できるか不安です。事前に確認できますか？
A. はい。多くの販売店が現地調査・下見に対応しています。入口・曲がり角・階段の折り返し・段差・通路幅、そして納品車両（パワーゲートの有無）を事前に確認しておくと安心です。
Q. 古い複合機の処分はどうすればよいですか？
A. 新しい機器を納入する業者が引き上げて処分するか、リース物件ならリース会社経由で指定業者が撤去します（費用は利用者負担が一般的）。リース物件を自分で処分しない、保守契約の解約・切り替えを忘れない、という点に注意してください。
Q. 結局、いまのおすすめは？
A. カウンター料金なし・5年訪問修理保証のA3カラー複合機、日本HP E786dnです。毎分35枚の印刷、最速180ページ/分の読み取り、最大120万ページの耐久性を備えています。
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