複合機の設置当日の流れ｜業者がやること・お客様が準備しておくこと

1. 設置当日に、業者がやること

設置当日は、搬入経路の確認と養生、搬入、初期設定、ご依頼いただいた設定作業、そして必要に応じて今の機械の搬出という流れで進みます。内容はケースによって変わります。

入れ替えの場合は、新しい機械の搬入と古い機械の搬出が同じ日に重なります。入れ替えの進め方そのものは複合機の入れ替え・移行ガイドでご説明しています。

2. お客様が当日までに準備しておくこと

当日までに準備しておいてほしいのは、搬入経路、電源、FAXの線、そしてネットワークの接続環境です。特にネットワークは、接続に必要な情報まで用意しておくことが大切です。

搬入経路

建物の入口から設置場所までの通路、エレベーター、階段、ドアの幅を確認しておいてください。途中に物が置かれていれば、当日までに片付けておきます。

電源とFAXの線

設置場所の近くにコンセントがあるか、FAXを使うなら電話線が来ているかを確認しておきます。電源の考え方は複合機の電源とコンセントの注意点をご覧ください。

ネットワークの接続環境

パソコンから印刷したり、スキャンしたデータを送ったりするには、ネットワークにつなぐ必要があります。使い方に応じて、次の情報を用意しておいてください。

• 有線でつなぐ場合:設置場所まで届くLANケーブル
• 無線LANでつなぐ場合:無線LANにつなぐために必要な情報(ネットワーク名やパスワードなど)
• スキャンをメールで送る場合:メールを送るためのログイン情報やサーバーの情報
• 社内のサーバーやパソコンのフォルダに保存する場合:保存先にログインするための情報

こうした情報は、社内でネットワークを管理している方や、ネットワークの業者が把握していることが多いものです。当日までに確認しておくか、当日にその方に立ち会っていただけると安心です。

3. 当日によくあるトラブル

設置当日にいちばん多いトラブルは、ネットワークにつながらないことです。また、搬入経路が狭すぎたり、階段があったりして、運び込めないこともあります。

ネットワークにつながらない

当日にもっとも多いのが、複合機をネットワークにつなげないというトラブルです。LANケーブルが用意されていない、無線LANやメールの接続情報が分からない、といった理由で、機械は置けても使える状態にできないのです。こうなると、パソコンからの印刷やスキャンの設定ができず、後日あらためて作業することになります。

搬入経路が狭い、階段がある

通路やドアが狭すぎて、複合機が通らなかったケースもありました。階段で運ぶ必要があると、作業の人数や方法が変わります。こうした条件は、見積もりの段階で伝えておくことが大切です。見積もりの前に伝えておきたい情報は見積もり前の準備チェックリストにまとめています。

4. 設置が終わったら、確認してほしいこと

設置が終わったら、頼んでいた設定がすべて済んでいるか、そして本体や搬入の経路に傷がついていないかを確認してください。

• 頼んでいた設定が済んでいるか:パソコンから印刷できるか、スキャンが届くか、FAXの送受信ができるか、転送の設定が動くかを、実際に試してみます。
• 本体や経路に傷がないか:複合機の本体、そして運び込んだ通路や床、壁、ドアに傷がついていないかを確かめます。

その場で気づいたことは、作業の担当者がいるうちに伝えるのがいちばんです。設置後のサポートの受け方は複合機のアフターサービスでもご説明しています。

5. 設置当日の準備チェックリスト

• 搬入経路:通路、エレベーター、階段、ドアの幅を確認し、途中の物を片付けたか。
• 電源:設置場所の近くにコンセントがあるか。
• FAXの線:FAXを使うなら、電話線が設置場所まで来ているか。
• LANケーブル:有線でつなぐなら、届く長さのケーブルがあるか。
• 接続情報:無線LAN、メール、保存先のログイン情報を用意したか。
• 立ち会い:ネットワークに詳しい方が立ち会えるか、情報を事前に共有したか。
• 設置後の確認:設定が済んでいるか、傷がないかを確認する時間を取ったか。

結論: 機械より先に、つなぐ準備を

複合機の設置当日は、搬入から初期設定、ご依頼の設定、既存機の搬出まで、一日で進みます。そして、作業が止まってしまう原因の多くは、機械そのものではなく、ネットワークにつなぐための準備です。

搬入経路、電源、FAXの線を確かめ、LANケーブルや接続の情報を用意しておく。設置が終わったら、設定と傷を確認する。この準備があれば、新しい複合機はその日から使える状態になります。