複合機の設定変更は有料？保守に含まれる作業・含まれない作業と、費用を抑える方法

1. 「保守に含まれている」と思われがちな作業

パソコンの接続設定、プリンタードライバーのインストールや設定、スキャンの設定は、保守に含まれていると思われている方が多い作業です。けれども、これらは複合機本体の保守ではないため、別料金になります。 保守契約に入っていると、複合機に関わることは何でも無料で頼めると思われがちです。ところが、保守契約はあくまで複合機本体を正常な状態に保つための契約です。

次のような作業は、複合機本体の故障を直すものではないので、保守の範囲には入らないのが一般的です。

• パソコンとの接続設定:新しいパソコンから印刷できるようにする設定
• プリンタードライバーのインストールや設定:パソコンに印刷用のソフトを入れる作業
• スキャンの設定:スキャンしたデータをパソコンやメールに送るための設定

保守契約の仕組みそのものはリースと保守の関係、保守の種類はカウンター保守とキット保守でご説明しています。

2. 保守で対応できる作業、できない作業の境目

保守で対応できるのは、通常の範囲で使っていて起きた不具合です。設定作業、移設、配線の変更、そして天災による故障やお客様の過失による不具合、盗難などは、有償になります。

天災や盗難のように、保守では対応しない損害でも、リースの複合機であれば保険の対象になることがあります。詳しくは複合機リースの動産総合保険をご覧ください。移設についてはオフィス移転で複合機を移設する手順でご説明しています。

3. 設定作業の費用を抑える方法

プリンタードライバーのインストールなどは、基本的な仕組みが家庭用のプリンターと同じです。社内や周りに少し詳しい方がいれば、ご自身で対応していただくと費用はかかりません。メーカーの電話サポートも、無料で使えることが多くあります。

社内の詳しい方に対応してもらう

複合機のプリンタードライバーをパソコンに入れる作業は、家庭用のプリンターを使えるようにする作業と、基本の流れは変わりません。社内や周りにパソコンに少し詳しい方がいれば、その方に対応していただくことで、費用をかけずに済ませられます。

メーカーの電話サポートを使う

自分たちで進めていて分からないところが出てきたら、メーカーの電話サポートに相談する方法があります。電話での案内は、無料で受けられることが多くあります。

出張作業は有償

一方で、作業員に来てもらって設定する出張作業は、有償になります。自分たちでできる範囲は社内で対応し、どうしても難しいところだけ出張作業を頼む、という使い分けをすると、費用を抑えられます。導入するときにまとめて設定を頼んでおくのも一つの方法です。設置当日に頼める設定作業については複合機の設置当日の流れをご覧ください。

4. 移設やネット環境を変える前に考えておくこと

複合機を移設したり、社内のネット環境を変えたりしたあとに、設定の相談を受けることがよくあります。変更する前に、パソコンとの接続が保てるか、変更が必要なら誰が対応するかを考えておきましょう。 オフィスのレイアウトを変えた、インターネットの回線を変えた、ネットワークの機器を入れ替えた。こうした変更のあとで、急にパソコンから印刷できなくなる、スキャンが届かなくなる、ということが起きます。複合機の故障ではなく、ネットワークの設定が変わったことが原因です。

このとき、設定をし直す作業は、保守ではなく有償の設定作業になります。そのため、変更をする前に、次の2点を考えておくと安心です。

• パソコンとの接続が、変更後も保てるか:ネットワークの業者に、複合機もつながっていることを伝えておく。
• 設定の変更が必要なら、誰が対応するか:社内の詳しい方か、ネットワークの業者か、複合機の業者に有償で頼むか。

担当者が替わったときに困らないよう、設定の内容を記録しておくことも大切です。詳しくは担当者が辞めても困らない複合機業者の選び方をご覧ください。

結論: 保守の範囲を知って、頼み方を選ぶ

保守契約は、複合機本体を正常な状態に保つための契約です。パソコンの接続設定、ドライバーのインストール、スキャンの設定、移設、配線の変更は、保守ではなく有償の作業になるのが一般的です。天災や過失、盗難による損害も、保守の対象外です。

ただ、ドライバーのインストールのような作業は、社内の詳しい方が対応したり、メーカーの電話サポートを使ったりすれば、費用をかけずに済ませられることも多くあります。どうしても難しいところだけを出張作業で頼む。移設やネット環境を変える前には、誰が設定をし直すかを決めておく。保守の範囲を知っておけば、無駄な費用をかけずに済みます。