複合機のカウンター料金、今の契約を確かめるには

1. カウンター料金は、何のための料金か

そもそも、カウンター契約の料金が何のためのものなのか、理解されていないことが多いです。 カウンター料金は、複合機で1枚印刷するごとにかかる料金です。この中には、トナーなどの消耗品の代金や、故障したときの修理、定期的な点検といった保守の費用が含まれています。

つまり、カウンター料金は「印刷した枚数に応じて払う、保守と消耗品の料金」です。この仕組みを知っているかどうかで、請求書の見え方も、見直しの考え方も大きく変わります。保守の契約の種類についてはカウンター保守とキット保守の違いで、リースと保守の関係はコピー機・複合機の「リースと保守」の違いでご説明しています。

2. 「トナー・保守料無料」の意味

カウンター料金として支払っているのに、「トナー・保守料無料!」という説明を受けていることがあります。その分は、ちゃんとカウンター料金として支払っていることを、改めてご説明しています。 販売店によっては、カウンター契約の仕組みを十分に説明していなかったり、誤解を招くような説明をしていたりすることがあります。

「トナーも保守も無料」と聞くと、まるでただでもらえるように感じます。でも実際には、トナーや保守の費用は、印刷するたびのカウンター料金の中に含まれています。無料なのではなく、別の形で払っている。このことを知っておくだけで、契約の見え方がずいぶん変わると思います。

3. 請求書とレポートで確かめたい4つのこと

基本的には、毎月何枚使ったかなどのレポートや請求書が出ているはずです。料金を知らせずに口座振替するなんて、ありえませんよね。 まずは、手元の請求書やレポートで、次の4つを確かめてみてください。

• カウンター料金が書かれている場所:本体のリース料と、保守(カウンター)の料金が分かれているか
• 基本料金(月間最低料金):刷った枚数が少なくても、毎月必ずかかる料金が含まれていないか、高すぎないか
• カラーとモノクロの単価:1枚あたりの料金が、カラーとモノクロでいくらずつか
• 毎月の枚数:カラーとモノクロを、それぞれ月に何枚くらい刷っているか

もし請求書を見ても分からなければ、販売店に連絡すれば教えてくれるはずです。それでも教えないような業者は、さすがにないでしょう。カラーの枚数を減らしたいときの考え方は複合機のカラー印刷を制限するにはでまとめています。

4. カウンター料金の1円より、トータルで比べる

サガスでは、まずそもそも相場に合っているかをお伝えします。月間最低基本料が高すぎないか、なども。本当に安い契約の場合は、その旨もお伝えします。 見直しのご相談をいただいても、今の契約がすでに十分に安いこともあります。そのときは、無理に替える必要はありませんとお伝えしています。

一方で、カウンター料金だけに妙にこだわって、いちばん安いところとだけ契約する方もいらっしゃいます。でも、仮にカウンター料金が1円安くても、月に1,000枚刷ってやっと1,000円の差が出るだけです。そのぶん本体のリース料が1,000円以上高かったら、意味がありません。

大切なのは、本体のリース料、基本料金、カウンター料金をあわせたトータルの費用で比べることです。見積もりを比べるときの準備は複合機の見積もりを取る前に準備すべき情報チェックリストを、隠れたコストの考え方はコピー機の「隠れたコスト」とは?をご覧ください。

5. 刷るほど積み重なる。毎月一定なら定額保守も

カウンター方式は、印刷すればするほど保守料が積み重なっていくものであることも、ご理解いただきたいです。 カウンター方式は、刷った分だけ払う、分かりやすい仕組みです。4章でお話ししたように、今の契約が十分に安ければ、そのままでいいこともあります。

ただ、刷った枚数に比例して保守料も増えていくので、ある程度一定の印刷が毎月ある場合は、定額保守のほうがおすすめなこともあります。定額保守なら、保守の費用は毎月決まった額で、印刷にかかるのはトナー代だけです。サガスがカウンター料金のない複合機をおすすめしている理由はカウンター料金のない複合機を、いちばんにおすすめする理由でお話ししています。

結論: 知ってから、比べる

カウンター料金は、印刷した枚数に応じて払う、保守と消耗品の料金です。「トナー・保守料無料」でも、その分はカウンター料金として払っています。まずは請求書やレポートで、基本料金、カラーとモノクロの単価、毎月の枚数を確かめましょう。分からなければ、販売店が教えてくれるはずです。

そして、カウンター料金の1円の差にこだわるより、リース料も含めたトータルで比べること。毎月一定の印刷があるなら、定額保守という選択肢もあります。今の契約が十分に安ければ、そのままでいいこともあります。まずは知ってから、比べましょう。