FAXの誤送信を防ぐ複合機の設定｜宛先表への登録と、番号の2度入力

1. FAXの誤送信で多いのは、番号の打ち間違い

FAXの誤送信の原因で多いのは、宛先の番号の打ち間違いです。急いでいるときや、似た番号が続くときに起こりやすくなります。 FAXの誤送信と聞くと、機械の不具合を想像されるかもしれません。けれども実際には、番号を1桁押し間違えた、数字の順番を入れ替えてしまったといった、単純なミスがほとんどです。

FAXは、番号を1桁でも間違えると、まったく別の相手に届きます。しかも、相手先がたまたまFAXを受けられる番号だった場合、送った側はそのことに気づかないこともあります。人が番号を打つ以上、打ち間違いを完全になくすことはできません。だからこそ、そもそも番号を打たなくて済むようにすることが、いちばん確実な対策になります。

2. いちばん効く対策は、宛先表への登録

よく送る宛先は、複合機の宛先表(アドレス帳)に登録しておくのがおすすめです。登録した宛先は一覧から選ぶだけなので、番号を打ち間違えることがなくなります。 取引先や仕入先、本社や支店など、FAXを送る相手は、だいたい決まっていることが多いものです。こうした宛先を一度宛先表に登録しておけば、送るたびに番号を打つ必要がなくなります。

宛先表には、相手の名前と番号を登録します。送るときは、操作パネルの一覧から相手の名前を選ぶだけです。名前で選ぶので、番号の打ち間違いが起きようがありません。登録するときに一度だけ番号を正しく確認しておけば、あとはその番号が使われ続けます。

複合機のFAXをはじめとした便利な機能については知っておきたい複合機の便利機能でもご紹介しています。

3. パソコンから複合機にログインして登録する

宛先表への登録は、複合機の操作パネルからもできますが、複合機によってはLANでつながったパソコンからログインして登録することもできます。たくさんの宛先をまとめて登録するときに便利です。 操作パネルの小さな画面で、宛先を一件ずつ登録するのは手間がかかります。登録する宛先が多いと、それだけで面倒になって、結局番号を直接打つ使い方に戻ってしまいがちです。

そこで、複合機によっては、社内のLANでつながったパソコンから、ブラウザで複合機にログインして宛先表を登録・編集できるようになっています。パソコンのキーボードで入力できるので、たくさんの宛先でも楽に登録できます。ログインの方法や登録の手順は機種によって違うので、分からないときは販売店に相談してください。私たちも、この登録のしかたをご案内することがあります。

4. 番号を2度入力する機能を使う

機種によっては、FAXの番号を2度入力しないと送れないようにする機能があります。番号を直接打つ機会が多い場合は、この機能もあわせて使うのがおすすめです。 宛先表に登録していない相手に送るときは、どうしても番号を直接打つことになります。そうした場合に役立つのが、番号を2回入力させて、2回とも一致したときだけ送る機能です。

1回目と2回目で同じ打ち間違いをすることはめったにないため、打ち間違いに気づきやすくなります。送るたびに1手間増えますが、誤送信を防ぐ効果は大きい機能です。この機能があるかどうかは機種によって違うので、今お使いの複合機で使えるかを販売店に確認してみてください。

5. 誤送信を減らす運用の工夫

設定に加えて、日々の使い方を少し決めておくと、誤送信はさらに減らせます。

• 新しい取引先ができたら、宛先表に登録する:最初の1回だけ番号を慎重に確認し、あとは宛先表から送るようにします。
• 宛先表を定期的に見直す:番号が変わった相手や、もう送らない相手をそのままにしておくと、古い番号に送ってしまうことがあります。
• 番号を直接打つときは、2度入力の機能を使う:宛先表にない相手に送るときの備えです。
• 大事な書類は、送る前にもう一度宛先を確かめる:個人情報や見積書など、間違えて届くと困る書類ほど、送信ボタンを押す前の一呼吸が大切です。

受信したFAXを紙に出さずに確認する使い方は複合機のDXハブ化で、複合機の情報漏えい対策全般は複合機のセキュリティ対策でご説明しています。

結論: よく送る宛先は、打たずに選ぶ

FAXの誤送信の多くは、番号の打ち間違いという、とても単純なミスから起きます。人が番号を打つ限り、ミスはなくせません。だからこそ、よく送る宛先は宛先表に登録して、打たずに選ぶ。これがいちばん確実な対策です。

たくさんの宛先は、パソコンから複合機にログインしてまとめて登録する。宛先表にない相手に送るときは、番号を2度入力する機能を使う。大事な書類ほど、送る前に一呼吸おく。この積み重ねで、取り返しのつかない誤送信は防げます。