- 「インターネットFAX」と言っても、人によってイメージするものが微妙に違います。本来は、複合機などの機器どうしの通信そのものをインターネットにして、通信費を減らしたり、データを整理したりするためのものでした。
- ところが、お客様のご要望をよく聞くと、パソコンからFAXを送りたい(多くの機器に標準で付いているPC-FAX送信で実現できます)、受信したFAXをPDFにしてメールで転送したり、サーバーに保存したりしたい、という内容であることが多くあります。
- 本来のインターネットFAXを使いたい場合は、機器にインターネットFAX用のオプションを入れることもあるので、検討するときはご相談ください。受信したFAXをデータ化してネット上に保管したいなら、サガスのG DOCKもうってつけです。
「インターネットFAXに切り替えれば、複合機のFAXはいらなくなるのでは?」。FAXの使い方を見直そうとすると、こうしたご質問が出てきます。紙を使わずに、パソコンやスマホでFAXをやり取りできれば便利そうです。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、FAXのご相談に対応してきました。インターネットFAXについてのご相談を受けて感じるのは、同じ言葉でも、人によって思い浮かべているものが違うということです。 このコラムでは、本来のインターネットFAXとは何か、そして多くの方が本当にやりたいことは、今の複合機でどこまでできるのかをお伝えします。
1. 「インターネットFAX」のイメージは人によって違う
インターネットFAXというと、人によってイメージするものが微妙に違うことがあります。 ある人は、パソコンからFAXを送ることをイメージしています。別の人は、受信したFAXをメールで受け取ることをイメージしています。また別の人は、FAXの通信そのものをインターネットに置き換えることをイメージしているかもしれません。
同じ「インターネットFAX」という言葉でも、思い浮かべていることが違えば、必要な機能もサービスも変わってきます。まずは、自分たちが何をしたいのかを整理することが大切です。
2. 本来のインターネットFAXとは
本来のインターネットFAXは、複数の複合機などの機器どうしの通信そのものをインターネットにすることで、通信費を減らしたり、データを整理したりするためのものでした。 ふつうのFAXは、電話回線を使って送受信します。インターネットFAXは、その通信をインターネットに置き換える仕組みです。たとえば、本社と支店の複合機どうしでFAXをやり取りする場合に、電話回線ではなくインターネットを使えば、通信費を抑えることができます。
余談ですが、以前はインターネットFAXに特化した機器が発売されていた時期もありました。たとえば、NECアクセステクニカの「NetSpart」です。コンパクトなFAX電話機にネットワークの機能を載せた業務用の端末で、2010年ごろに紹介されていました。受信したFAXをメールに添付して転送する、紙の書類をスキャンしてメールで送る、届いたメールをFAXのように印刷する、といったことができ、一部の利用者には非常に人気がありました。時代に対して早すぎたのか、廃盤になってしまいましたが、FAXをインターネットで扱いたいという考え方そのものは、昔からあったのです。光回線とFAXの組み合わせで起きるトラブルについてはひかり電話でFAXが届かない・送れない原因でご説明しています。
3. パソコンから送りたいなら、PC-FAX送信
お客様からインターネットFAXへのご要望を聞くと、単純にパソコンからFAXを送信したい、という内容であることが多くあります。これは「PC-FAX送信」という、多くの機器に標準で搭載されている機能で実現できます。 PC-FAX送信は、パソコンで作った書類を、紙に印刷せずに、そのまま複合機からFAXとして送る機能です。パソコンの印刷の画面から、プリンターを選ぶのと同じような感覚でFAXを送れます。
紙に印刷して、複合機の前まで行って、FAXの番号を入れて送る。その手間がなくなるだけでも、FAXの送信はずいぶん楽になります。新しいサービスを契約しなくても、今の複合機でできることが多いので、まずは確かめてみてください。宛先の打ち間違いを防ぐ工夫はFAXの誤送信を防ぐ複合機の設定でご紹介しています。
4. 受信FAXをデータにしたいなら、転送や保存の機能
もうひとつ多いのが、受信したFAXをPDFにして、メールで転送したり、サーバーに保存したりしたい、というご要望です。 多くの複合機には、受信したFAXを紙に印刷する代わりに、PDFなどのデータにして、メールで送ったり、パソコンのフォルダやサーバーに保存したりする機能があります。これを使えば、FAXを紙で受け取らずに、パソコンやスマホで確認できます。
受信したFAXをデータ化して、ネット上に保管することを目指すなら、サガスのG DOCKもうってつけです。複合機で受信したFAXをクラウドに取り込んで整理できます。転送先の選び方や注意点は夜間・休日のFAX転送が保存されていなかったで、クラウドとの連携は複合機のクラウド連携活用ガイドで詳しくご説明しています。
5. 本来のインターネットFAXを使うなら、オプションも
本来のインターネットFAXを利用したい場合は、対象の機器にインターネットFAX用のオプションを入れることもあります。検討するときは、ご相談ください。 拠点どうしのFAXの通信費を減らしたいなど、本来の意味でのインターネットFAXを使いたい場合は、複合機にそのための機能が必要です。機種によっては、オプションとして追加する形になります。
やりたいことが「パソコンから送りたい」「受信したFAXをデータにしたい」なら、多くは今の複合機の機能で実現できます。一方、「機器どうしの通信をインターネットにしたい」なら、オプションの検討が必要です。どちらなのかを整理してから相談していただくと、話が早く進みます。オプションの考え方は複合機のオプション選びでまとめています。
結論: 言葉より、やりたいことから考える
「インターネットFAX」という言葉は、人によって思い浮かべるものが違います。本来は機器どうしの通信をインターネットにするものですが、多くの方が本当にやりたいのは、パソコンからFAXを送ること(PC-FAX送信)や、受信したFAXをデータにしてメールやサーバーに送ることです。これらは、多くの複合機の機能で実現できます。
新しいサービスを探す前に、まずは何をしたいのかを整理してみてください。そのうえで、本来のインターネットFAXが必要ならオプションを、受信FAXをクラウドで整理したいならG DOCKのようなサービスを検討するのがおすすめです。
インターネットFAXに関するよくある質問(FAQ)
Q1. インターネットFAXとは何ですか?
本来は、複合機などの機器どうしの通信そのものをインターネットにすることで、通信費を減らしたり、データを整理したりするための仕組みです。ただ、人によってイメージするものが微妙に違うので、何をしたいのかを整理することが大切です。
Q2. パソコンからFAXを送るには、インターネットFAXが必要ですか?
必要ないことが多いです。パソコンからFAXを送る機能は「PC-FAX送信」と呼ばれ、多くの複合機に標準で搭載されています。パソコンで作った書類を、紙に印刷せずにそのまま複合機からFAXとして送れます。
Q3. 受信したFAXを、紙ではなくデータで受け取れますか?
多くの複合機には、受信したFAXをPDFなどのデータにして、メールで転送したり、サーバーに保存したりする機能があります。受信したFAXをデータ化してネット上に保管したい場合は、サガスのG DOCKもうってつけです。
Q4. 本来のインターネットFAXを使いたい場合は、どうすればいいですか?
機器どうしの通信をインターネットにする本来のインターネットFAXを使う場合は、対象の機器にインターネットFAX用のオプションを入れることもあります。機種によって対応が違うので、検討するときは販売店に相談してください。
Q5. インターネットFAXにすれば、複合機のFAXはいらなくなりますか?
やりたいことによります。パソコンからの送信や、受信FAXのデータ化が目的なら、多くは今の複合機の機能で実現できます。まずは何をしたいのかを整理し、そのうえで必要な機能やサービスを選ぶのがおすすめです。
