- アドレス帳でいちばん多いご相談は、複合機を入れ替えるときのデータの移行です。たいていの機種ではCSVでダウンロードしておけるほか、メーカーのツールで入れ替えの現場で変換できるものもあります。いずれにしても、設置・入れ替えの前に準備が必要です。
- とくにメーカーが違う機種に入れ替えるときは、データの形式が違うため、事前に人の手でデータを変換する必要があることもあります。たくさんの宛先を登録している場合は、新しい機種の登録件数の上限も確かめておきましょう。
- ふだんは特に気をつける必要はありませんが、バックアップを取っておいて損はありません。近くで落雷があってメイン基板などが故障し、データが飛ぶということも、なくはないからです。
取引先のFAX番号や、よく送るメールアドレス。長く使っている複合機のアドレス帳には、何百件もの宛先が登録されていることがあります。これが新しい機械に移せなかったら、あるいはある日突然消えてしまったら。考えるだけで大変です。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、複合機の入れ替えに携わってきました。アドレス帳についてのご相談でいちばん多いのは、入れ替えのときのデータの移行です。 このコラムでは、アドレス帳を新しい複合機に移すときの準備と、ふだんから取っておきたいバックアップについてお伝えします。
1. いちばん多いのは、入れ替えのときの移行
複合機のアドレス帳についてのご相談で、やはりいちばん多いのは、複合機を入れ替えるときのデータの移行です。 新しい複合機に入れ替えると、アドレス帳は空の状態から始まります。前の複合機に登録していた宛先を、新しい複合機にどう移すか。これが、入れ替えのたびに出てくる課題です。
登録している宛先が数件なら、手で入れ直してもそれほど手間はかかりません。ところが、何十件、何百件となると話は別です。入力の手間だけでなく、番号の打ち間違いによる誤送信のおそれも出てきます。FAXの宛先を登録しておくことの大切さはFAXの誤送信を防ぐ複合機の設定でご紹介しています。
2. CSVでの書き出しと、メーカーのツール
たいていの機種では、アドレス帳をCSVでダウンロードしておけます。また、メーカーが用意しているツールで、入れ替えの現場でデータを変換できるものもあります。いずれにしても、機器の設置・入れ替えの前に準備が必要です。 CSVは、表計算のソフトなどで開ける、データを保存するための形式です。前の複合機からアドレス帳をCSVで書き出しておけば、そのデータを新しい複合機に読み込ませることができます。
メーカーによっては、入れ替えの当日に、前の機械から新しい機械へデータを変換して移すツールを用意していることもあります。ただ、どちらの方法でも、当日になってから慌てて準備するのでは間に合わないことがあります。入れ替えが決まったら、設置日を決める前に、アドレス帳の移行ができるか、どんな準備が必要かを販売店に確認しておきましょう。入れ替え全体の段取りは複合機の入れ替えで「前はできたのに」を防ぐでまとめています。
3. メーカーが違うと、人の手で変換が必要なことも
とくに、メーカーが違う機種に入れ替えるときは、データの形式が違うので、それに合わせて事前に人の手でデータを変換する必要があることもあります。 同じCSVでも、メーカーによって、項目の並び方や、名前・番号の書き方などの形式が違います。前のメーカーの複合機から書き出したCSVを、そのまま別のメーカーの複合機に読み込ませても、うまく取り込めないことがあるのです。
その場合は、書き出したデータを、新しいメーカーの形式に合わせて人の手で並べ替えたり、書き直したりする作業が必要になります。登録件数が多いほど、この作業には時間がかかります。メーカーを変えて入れ替える場合は、とくに早めに準備を始めることをおすすめします。
4. 登録件数の上限も確かめておく
最近の機種はたくさんの件数を登録できるので、「枠」が足りないというご相談はなくなりました。それでも、機種を入れ替えるときに、大量の宛先を登録しているユーザーは、上限の件数を確認しておくといいでしょう。 複合機のアドレス帳には、登録できる件数の上限があります。最近の機種では、ふつうの使い方で上限に困ることはほとんどありません。
ただ、長年にわたって宛先を登録し続け、かなりの件数になっている場合は、新しい機種に入りきるかどうかを念のため確かめておくと安心です。入れ替えは、使わなくなった古い宛先を整理するよい機会でもあります。移行の前に一度見直しておけば、新しい複合機のアドレス帳もすっきりします。
5. ふだんからバックアップを。落雷でデータが飛ぶことも
ふだんのアドレス帳の管理で、特に気をつける必要はありませんが、バックアップを取っておいて損はないと思います。たまにあるのが、近くで落雷があってメイン基板などが故障し、データが飛ぶということです。 複合機のアドレス帳は、機械の中に保存されています。ふだんは消えることはありませんが、落雷などでメイン基板のような大事な部品が故障すると、保存していたデータまで失われてしまうことがあります。
そんなときに、CSVで書き出したバックアップが手元にあれば、修理や交換のあとにデータを戻せます。宛先を大きく追加・変更したときなどに、ときどきCSVで書き出しておくだけで十分です。電源まわりのトラブルへの備えは複合機の電源とコンセントの注意点もあわせてご覧ください。
結論: 移行は早めに準備、ふだんは控えを手元に
アドレス帳のご相談で多いのは、入れ替えのときのデータの移行です。たいていの機種ではCSVで書き出せ、メーカーのツールで現場で変換できるものもありますが、いずれにしても設置・入れ替えの前の準備が欠かせません。メーカーが違う機種に替える場合は、人の手で変換が必要になることもあるので、とくに早めに相談しましょう。
そして、ふだんからCSVでバックアップを取っておくこと。落雷などで基板が故障してデータが飛んでも、控えが手元にあれば慌てずに済みます。
複合機のアドレス帳に関するよくある質問(FAQ)
Q1. 複合機を入れ替えるとき、アドレス帳は新しい機械に移せますか?
移せます。たいていの機種ではアドレス帳をCSVでダウンロードでき、メーカーのツールで入れ替えの現場で変換できるものもあります。いずれにしても、設置・入れ替えの前に準備が必要なので、早めに販売店に相談してください。
Q2. 別のメーカーの複合機に替える場合も、アドレス帳を移せますか?
移せますが、メーカーによってデータの形式が違うので、事前に人の手でデータを変換する必要があることもあります。登録件数が多いほど時間がかかるので、とくに早めに準備を始めましょう。
Q3. アドレス帳に登録できる件数に、上限はありますか?
上限はありますが、最近の機種はたくさんの件数を登録できるので、枠が足りないというご相談はなくなりました。ただ、大量の宛先を登録している場合は、入れ替えのときに新しい機種の上限を確認しておくと安心です。
Q4. アドレス帳のバックアップは、取っておいたほうがいいですか?
特に気をつける必要はありませんが、取っておいて損はありません。近くで落雷があってメイン基板などが故障し、データが飛ぶということもなくはないためです。宛先を大きく追加・変更したときなどに、CSVで書き出しておくと安心です。
Q5. アドレス帳の移行は、いつ頼めばいいですか?
複合機の設置・入れ替えの日を決める前に相談するのがおすすめです。CSVでの書き出しやメーカーのツールでの変換、メーカーが違う場合の手作業での変換など、事前の準備が必要になるためです。
