- 台数の見直しで多いのは、「多すぎて困る」よりも、「A3はあまり使わないから」「ペーパーレス化が進んだので減らしたい」という統合のご相談です。
- リース途中の機械を減らすと、残債の支払いが発生します。どうせ全額払うことになるので、急ぎでなければリース満了まではそのまま使うのがおすすめです。ただし、カウンター料金タイプで月間の最低基本料がかかる場合は、残債によっては整理してしまってもよいでしょう。
- A4機にまとめて大きく困ったという話は聞きませんが、A4見開きのコピーができなくなって戸惑った例はあります。一方で、スペースが広くなり、紙に出さなくてよいものは出さないという意識の変化もありました。ペーパーレスは、受信FAXをデータ化してクラウドに保存するような基礎的なことでも十分効果があります。
「最近、A3で印刷することがほとんどない」「書類をデータで回すようになって、印刷が減った」。こうした変化をきっかけに、複合機の台数を減らしたい、1台にまとめたい、というご相談をいただくことが増えました。 私たちは秋葉原の複合機専門店として、業界で40年近く、オフィスの複合機の導入や入れ替えに携わってきました。台数の見直しは、うまく進めればコストもスペースも減らせます。ただし、減らすタイミングを間違えると、かえって費用がかさむこともあります。 このコラムでは、複合機の台数を減らしたり、まとめたりするときに考えておきたいことと、あわせて進めたいペーパーレスの方法をお伝えします。
1. 多いのは「減らしたい」「まとめたい」というご相談
複合機の台数について、「多すぎて困る」というご相談はあまり聞きません。多いのは、「もうA3はあまり使わないから」「ペーパーレス化が進んだので減らしたい」という理由で、統合を考えるご相談です。 働き方や仕事の進め方が変わると、印刷の量や中身も変わります。以前はA3の図面や資料をよく印刷していたのに、今は画面で見ることが増えた。紙で回していた書類を、データでやり取りするようになった。そうした変化が、台数を見直すきっかけになっています。
あわせて、DX(デジタル化)の活用についてのご相談も増えています。台数を減らすだけでなく、残す複合機をどう活かすかまで考えると、見直しの効果はさらに大きくなります。A3が本当に必要かどうかの考え方は複合機はA4機で足りる?A3対応が必要な会社・不要な会社の見分け方で詳しくご説明しています。
2. リース途中なら、満了まで使うのが基本
リース途中の機械を減らすと、残債の支払いが発生します。どうせ全額支払わなければならないので、急ぎの問題でなければ、リース満了まではそのまま使うことをおすすめしています。 リース契約は、途中でやめても、残りの期間のリース料をまとめて払うのが一般的です。つまり、機械を早く返しても、払う金額はほとんど変わりません。それなら、満了までは使い続けたほうが、払った分を無駄にせずに済みます。
台数を減らしたいと思ったら、まずはそれぞれの機械のリースがいつ満了するかを確かめてみてください。満了の時期に合わせて、1台ずつ減らしていく、あるいは満了のタイミングでまとめて入れ替える、という進め方が無理のない方法です。リースの途中解約の考え方は複合機リースは途中解約できる?で、撤去や返却の段取りは複合機の撤去・引き上げの流れでまとめています。
3. カウンター料金タイプなら、整理してもよい場合も
カウンター料金タイプの保守の場合は、月間の最低基本料がかかることもあります。その場合は、残債によっては整理してしまってもいいでしょう。 印刷枚数に応じて料金を払うカウンター保守では、ほとんど印刷しなくても、毎月決まった最低限の料金がかかる契約になっていることがあります。使わなくなった機械にも、この基本料がかかり続けるわけです。
そのため、リースの残債がそれほど多くなく、満了まで基本料を払い続けるほうが負担になる場合は、早めに整理してしまうのも一つの判断です。残りのリース料と、満了までにかかる基本料を比べて、どちらが得かを考えてみてください。整理するときは、カウンター保守の契約の解約手続きも忘れないようにしましょう。カウンター保守の仕組みはカウンター保守とキット保守の違いでご説明しています。
4. A4機にまとめたあとに起きたこと
A4機に替えてから、大きく困ったという話はあまり聞きません。ただ、たとえばA4の見開きのコピーができなくなって、少し戸惑ったという話はありました。 A4の書類を2枚並べて1枚にコピーする「見開き」は、A3の用紙を使う使い方です。A4機にすると、こうしたコピーはできなくなります。ふだんは気にしていなかった使い方が、機械を替えてから見えてくることもあるのです。
環境を変えると、新たな課題が出てくることもあります。一方で、良い変化もありました。A4機にしたあと、置き場所のスペースが広くなった、そしてスタッフの方に「紙に出さなくていいものは出さない」という意識の変化があったようです。機械を小さくすることが、印刷を見直すきっかけにもなったわけです。
A4機にまとめる前には、A3で印刷しているものや、見開きコピーのようにA3を使う作業がないかを、一度洗い出しておくと安心です。設置スペースの考え方は狭いオフィスに合う複合機とは?もあわせてご覧ください。
5. ペーパーレスは、基礎的なことから
ペーパーレス化は、結構基礎的なことでも十分効果があります。たとえば、受信したFAXをデータ化して、クラウドに保存するといったことです。 ペーパーレスやDXと聞くと、大がかりなシステムを入れることを想像されるかもしれません。ところが実際には、今ある複合機の機能を少し使い方を変えるだけでも、紙はずいぶん減らせます。
- 受信したFAXを紙に印刷せず、データとして保存する
- 保存先をクラウドにして、外出先からも確認できるようにする
- 紙の書類をスキャンして、データで共有する
サガスでは、複合機で受信したFAXやスキャンしたデータをクラウドに取り込んで整理する「G DOCK」というサービスも提供しています。FAXの転送先の選び方や注意点は夜間・休日のFAX転送が保存されていなかったで、ペーパーレス化の全体像は複合機でペーパーレス化を進めるには?でご説明しています。
結論: 減らす時期を見極め、まとめたあとの使い方まで考える
複合機の台数を減らしたり、まとめたりするときは、まずリースがいつ満了するかを確かめましょう。残債はどうせ払うことになるので、急ぎでなければ満了まで使うのが基本です。ただし、カウンター料金タイプで最低基本料がかかる場合は、残債と比べて早めに整理するのも一つの判断です。
A4機にまとめるなら、A3を使う作業がないかを事前に確かめておく。そして、受信FAXのデータ化のような基礎的なペーパーレスもあわせて進める。台数を減らすことは、印刷そのものを見直すよいきっかけになります。
複合機の台数の見直しに関するよくある質問(FAQ)
Q1. リースの途中で、複合機の台数を減らすことはできますか?
できますが、残債の支払いが発生します。どうせ全額支払うことになるので、急ぎの問題でなければ、リース満了まではそのまま使うことをおすすめします。満了の時期に合わせて減らしていくのが無理のない進め方です。
Q2. 使っていない複合機にも、保守料金はかかりますか?
カウンター料金タイプの保守では、月間の最低基本料がかかることがあります。その場合は、残りのリース料と満了までの基本料を比べて、残債によっては早めに整理してしまうのも一つの判断です。
Q3. A3機をA4機に替えて、困ることはありますか?
大きく困ったという話はあまり聞きませんが、A4の見開きのコピーができなくなって戸惑ったという例はあります。替える前に、A3で印刷しているものや、A3を使う作業がないかを洗い出しておくと安心です。
Q4. 複合機を減らして、良かったことはありますか?
A4機にまとめたあと、置き場所のスペースが広くなったり、スタッフの方に「紙に出さなくていいものは出さない」という意識の変化があったりした例があります。台数の見直しが、印刷そのものを見直すきっかけになることもあります。
Q5. ペーパーレス化は、何から始めればいいですか?
基礎的なことでも十分効果があります。たとえば、受信したFAXを紙に印刷せずにデータ化して、クラウドに保存するといったことです。今ある複合機の使い方を少し変えるだけでも、紙はずいぶん減らせます。
