複合機を契約する前に販売店に聞いておきたい質問

1. 保守は誰がするのか

まず聞いておきたいのは、保守を誰がするのか、です。 複合機の保守には、販売店が自分たちで行う形と、メーカーのサービス部門が行う形(メーカー保守)があります。どちらなのかによって、故障したときの連絡先や、来てくれる人、対応できるエリアが変わります。

「故障したら、どこに連絡して、誰が来るのか」を、契約の前にはっきりさせておきましょう。販売店とメーカーの関係は販売店とメーカー直販、どちらで買う?で、地方での保守の受け方は遠方・地方でも複合機は買える?でご説明しています。

2. 何日で来てくれるのか。土日・24時間は

対応の速度も、聞いておきたいことのひとつです。メーカー保守の場合、原則は当日対応ですが、最初から翌営業日対応の保守契約もあったり、土日・24時間対応の保守のオプションがあるかなど、特殊なものもあります。 故障したときに、その日のうちに来てくれるのか、翌営業日になるのかで、仕事への影響は大きく変わります。

また、土日も営業している会社や、夜間も複合機を使う会社では、土日・24時間の保守のオプションがあるかどうかも大切です。止まると困る業種の例はホテル・旅館の複合機選びでご紹介しています。

3. 直せないとき、代替機や引き揚げ修理は

万一、現地での修理で対応できない場合に、代替機の提供や、引き揚げ修理(メーカーの工場へ持って行って修理)に対応してくれるのか、というご質問もありました。これについては、保守契約に明記されていないことも多く、代替機の提供は「しない」と言っているところもあります。 ほとんどの故障は、サービスマンがその場で直してくれます。でも、まれに、その場では直せず、機械を工場へ持ち帰って修理することがあります。そのあいだ、手元に複合機がない状態になってしまいます。

とはいえ、手元に複合機がないと困るので、そこは販売店である私たちも間に入って調整し、可能な場合は代替機を提供したケースもあります。現地のサービスの責任者の判断もあるので、確約できるものではありません。それでも、できる限り最良な選択ができるように対応しています。契約の前に、直せないときにどうなるのかを一度聞いておくと安心です。

4. 料金と契約:基本料金、期間、中途解約

料金と契約については、次のことを聞いておきましょう。

• 基本料金や最低料金はあるか:刷った枚数が少なくても、毎月必ずかかる料金がないか
• 契約の期間:リースの期間と、保守契約の期間がそれぞれ何年か
• 途中で解約するときの扱い:残りの期間の料金や、返却の費用がどうなるか

カウンター料金の仕組みはカウンター保守とキット保守の違いで、リースの途中解約については複合機リースは途中解約できる?でくわしくご説明しています。

5. 設置・撤去の費用と、トナーの発注

あわせて、設置や撤去の費用、トナーの発注のしかたも確かめておきましょう。 見積もりに、設置の費用や、古い機械の撤去の費用が含まれているかどうかは、販売店によって違います。後から別に請求されて驚かないように、何が含まれていて、何が別なのかを聞いておくと安心です。

また、トナーは自動で届くのか、こちらから発注する必要があるのかも、契約によって違います。トナー切れで仕事を止めないための考え方は複合機のトナー切れで仕事を止めないためにで、設定変更の費用については複合機の設定変更は有料?でまとめています。

結論: 契約の前に、困ったときのことを聞く

見積もりの金額や機種だけでなく、困ったときにどうなるのかを、契約の前に聞いておきましょう。保守は誰がするのか、当日対応か翌営業日対応か、土日・24時間のオプションはあるか、そして直せないときの代替機や引き揚げ修理はどうなるのか。

あわせて、基本料金や最低料金、契約期間と中途解約、設置・撤去の費用、トナーの発注のしかたも。保守契約に書かれていないことも多いからこそ、聞いて、確かめておくことが大切です。